员工档案管理制度98422

员工档案管理制度984221.目的为了加强公司员工档案的科学管理，规范档案管理工作流程，确保员工档案的完整性、准确性和保密性，充分发挥员工档案在公司人力资源管理中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工档案的管理。3.管理原则员工档案管理遵循真实、完整、及时、保密的原则。真实反映员工的基本情况、工作经历、业绩表现等信息；确保档案资料的完整性，不遗漏重要信息；及时更新档案内容，保证档案信息的时效性；严格保密档案内容，防止信息泄露。二、档案内容1.个人基本信息员工的姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况等。身份证号码、联系方式（包括手机号码、电子邮箱等）。家庭住址、紧急联系人姓名及联系方式。2.入职材料应聘登记表，详细记录员工应聘时填写的个人信息、求职意向、教育背景、工作经历等内容。面试评估表，包括面试过程中对员工专业知识、工作经验、沟通能力、团队协作能力等方面的评价。录用通知书，明确员工的岗位、薪资待遇、入职时间等录用信息。学历学位证书、身份证等相关证件的复印件，验证员工的学历及身份真实性。离职证明（如有），核实员工的工作经历。3.劳动合同员工与公司签订的劳动合同文本，明确双方的权利和义务，包括工作内容、工作地点、劳动报酬、社会保险、福利待遇、劳动保护、劳动条件、职业危害防护等条款。劳动合同变更、续签、解除、终止等相关协议及记录。4.培训与发展员工参加公司内部培训、外部培训的记录，包括培训课程名称、培训时间、培训地点、培训讲师、培训考核成绩等。员工的职业发展规划、晋升记录、岗位调动记录等，反映员工在公司的成长轨迹。5.绩效考核各考核周期的绩效考核评估表，记录员工的工作业绩、工作能力、工作态度等方面的考核结果。绩效奖金发放记录，体现员工绩效考核结果与薪酬的挂钩情况。6.薪酬福利员工的工资结构、薪资调整记录、奖金发放记录等薪酬明细。社会保险、住房公积金、商业保险等福利参保记录及相关凭证。其他福利待遇的发放记录，如节日福利、生日福利、培训补贴等。7.奖惩情况公司对员工的奖励记录，包括表彰通报、荣誉证书、奖金奖励等，体现员工的优秀表现和对公司的贡献。员工的违纪处分记录，包括违纪事实、处分决定、处分期限等，对员工的违规行为进行约束和管理。8.职业资格证书及其他资质证明员工获得的专业技术资格证书、职业技能等级证书等相关证书的复印件。其他与工作相关的资质证明材料，如行业准入资格证书、培训结业证书等。9.健康与体检员工入职体检报告、年度体检报告等健康检查记录，确保员工身体健康状况符合工作要求。工伤事故报告及处理记录（如有），保障员工在工作过程中的安全与权益。10.其他重要资料员工的述职报告、工作总结、工作成果展示等反映员工工作能力和业绩的资料。员工参与公司重要项目、活动的相关记录和证明材料。其他经公司认定需要归入员工档案的重要资料。三、档案建立与收集1.新员工档案建立新员工入职时，人力资源部门负责发放员工档案材料清单，并指导员工填写个人基本信息、应聘登记表等相关表格。员工应按照要求如实提供学历学位证书、身份证、离职证明等相关证件的原件及复印件，人力资源部门负责审核原件并留存复印件。人力资源部门在收到员工提交的完整档案材料后，进行整理、分类，并建立电子档案和纸质档案。电子档案应按照公司统一的档案管理系统要求进行录入和存储，纸质档案应装入档案袋，并在档案袋封面标注员工姓名、岗位、档案编号等信息。2.档案资料收集各部门负责人应及时将涉及本部门员工的各类档案资料收集整理，并定期移交至人力资源部门。档案资料包括但不限于绩效考核评估表、培训记录、奖惩情况等。人力资源部门负责定期收集员工的薪酬调整记录、社会保险参保记录、职业资格证书等相关资料，确保档案内容的及时更新和补充。对于员工个人提交的档案资料，如述职报告、工作总结等，应在规定时间内提交至人力资源部门，由人力资源部门统一整理归档。四、档案整理与分类1.整理原则档案整理应遵循便于管理、查阅和利用的原则，按照档案内容的性质和类别进行分类整理。对档案资料进行编号，确保每份档案资料都有唯一的标识，便于查询和管理。2.分类方法员工档案按照个人基本信息、入职材料、劳动合同、培训与发展、绩效考核、薪酬福利、奖惩情况、职业资格证书及其他资质证明、健康与体检、其他重要资料等十大类进行分类。每大类下再根据具体内容进行细分，如培训与发展类可分为内部培训、外部培训、职业发展规划等小类；绩效考核类可按照考核周期进行细分。3.档案装订纸质档案应按照分类顺序进行装订，采用左侧装订方式，确保档案资料整齐、牢固。装订时应去除金属物，如订书钉、回形针等，避免对档案造成损坏。在档案首页附上档案目录，清晰标注档案内容的类别、页码等信息，方便查阅。五、档案保管1.保管方式公司设立专门的档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全存放。员工档案采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应存放在档案柜中，按照档案编号顺序排列；电子档案应存储在公司的服务器或专用存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。2.保管期限员工档案的保管期限根据档案内容的性质和重要程度确定。一般情况下，个人基本信息、入职材料、劳动合同等永久性保存；培训与发展、绩效考核、薪酬福利等档案保存期限为员工离职后[X]年；奖惩情况、职业资格证书及其他资质证明等档案保存期限为员工离职后[X]年；健康与体检等档案保存期限为员工在职期间及离职后[X]年。超过保管期限的档案，经公司档案管理部门审核后，按照相关规定进行销毁处理。3.档案借阅因工作需要查阅员工档案的，应填写《员工档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，并经所在部门负责人和人力资源部门负责人审批同意。档案借阅人员应在规定时间内归还档案，不得擅自转借他人或带出公司。如因特殊情况需要延长借阅时间的，应提前办理续借手续。档案借阅过程中，借阅人员应妥善保管档案，不得涂改、损坏、丢失档案资料。如发现档案资料有损坏或丢失的，应及时报告人力资源部门，并承担相应的责任。4.档案保密档案管理人员应严格遵守档案保密制度，妥善保管档案资料，不得泄露档案内容。未经员工本人同意，不得向任何单位或个人提供员工档案信息。如因工作需要必须提供的，应按照相关法律法规和公司规定办理审批手续。在档案管理工作中，涉及档案内容的计算机设备应设置密码保护，防止信息泄露。档案管理人员应定期更换密码，并对计算机设备进行安全检查，确保档案信息的安全。六、档案更新与维护1.定期更新人力资源部门应定期对员工档案进行更新，确保档案内容的时效性和准确性。一般情况下，每年对员工档案进行一次全面审查和更新。在员工岗位变动、薪酬调整、绩效考核结果公布、培训结业等情况发生后，应及时更新档案中的相关信息。2.动态维护各部门应关注员工的工作表现和发展情况，及时向人力资源部门反馈员工的相关信息，以便对员工档案进行动态维护。员工本人如发现档案内容有误或有需要补充的信息，应及时向人力资源部门提出申请，经核实后进行修改和补充。3.档案变更审批对于员工档案内容的变更，如个人基本信息修改、劳动合同变更、岗位调动等，应填写《员工档案变更申请表》，注明变更原因、变更内容等信息，并经所在部门负责人和人力资源部门负责人审批同意。档案管理人员应根据审批意见及时对档案进行修改和更新，并在档案系统中记录变更情况。七、档案查阅与利用1.查阅权限公司内部人员因工作需要查阅员工档案的，应按照档案借阅流程办理审批手续。一般情况下，人力资源部门工作人员可查阅员工的全部档案资料；其他部门工作人员因工作需要查阅员工档案的，只能查阅与工作相关的部分档案内容。公司外部单位或个人因特殊原因需要查阅员工档案的，必须持有合法有效的证明文件，并经公司总经理批准后方可查阅。查阅过程中，公司应安排专人陪同，并严格限制查阅范围。2.查阅流程查阅人员填写《员工档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。申请表经所在部门负责人和人力资源部门负责人审批同意后，交档案管理人员办理查阅手续。档案管理人员根据申请表提供的查阅内容，在指定地点提供档案资料供查阅人员查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人员姓名、查阅内容、查阅用途等信息。3.利用限制查阅人员不得将查阅的档案资料用于与工作无关的目的，不得擅自复制、摘抄档案内容。如因工作需要必须复制、摘抄的，应按照档案借阅流程办理审批手续。查阅人员在查阅档案过程中，应遵守档案保密制度，不得泄露档案内容。如发现档案资料有损坏或丢失的，应及时报告人力资源部门，并承担相应的责任。八、档案销毁1.销毁条件员工档案超过保管期限或因其他原因需要销毁的，由档案管理人员提出销毁申请，并填写《员工档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。经人力资源部门负责人和公司总经理审批同意后，方可进行档案销毁处理。2