技术档案管理制度

技术档案管理制度1.目的为加强公司技术档案的科学管理，充分发挥技术档案在公司生产、经营、管理和技术研发等各项活动中的作用，确保技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门、各项目组在技术研发、产品生产、工程建设、设备维护等活动中形成的各类技术档案的管理。3.定义技术档案是指公司在从事生产、科研、基建等活动中形成的，具有保存价值的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等科技文件材料。二、管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善公司技术档案管理制度，并监督执行。集中统一管理公司技术档案，对各部门、各项目组技术档案管理工作进行指导、监督和检查。负责技术档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、存储和保管等工作，确保技术档案的安全和完整。建立和维护技术档案信息管理系统，实现技术档案的信息化管理，方便档案的查询、借阅和利用。定期对技术档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织实施销毁工作。2.各部门、各项目组职责负责本部门、本项目组技术档案的形成、积累、整理和归档工作，确保技术档案的真实、准确、完整和及时归档。明确一名兼职档案员，负责本部门、本项目组技术档案管理的具体工作，配合档案管理部门做好技术档案的收集、整理、归档和移交等工作。严格执行公司技术档案管理制度，按照规定的时间和要求向档案管理部门移交技术档案，并办理相关手续。负责本部门、本项目组技术档案的日常查阅、借阅管理工作，确保技术档案的安全和合理利用。三、技术档案的形成与积累1.形成范围产品研发过程中形成的各类技术文件，包括产品设计图纸、技术方案、实验报告、测试数据、技术总结等。生产工艺文件，如工艺流程、操作规程、工艺卡片、质量控制文件等。设备采购、安装、调试、维护和改造过程中形成的文件，包括设备说明书、图纸、验收报告、维修记录、改造方案等。工程建设项目形成的文件，如项目可行性研究报告、设计文件、施工图纸、工程变更记录、竣工验收资料等。科研项目形成的文件，包括项目申请书、研究报告、实验记录、成果鉴定材料、专利申请文件等。其他与技术活动相关的文件，如技术标准、规范、技术合同、技术协议等。2.积累要求各部门、各项目组在技术活动过程中，应指定专人负责技术文件的形成和积累工作，确保技术文件的及时、准确和完整。技术文件的形成应遵循科学、规范、统一的原则，符合相关标准和要求。文件内容应清晰、准确、完整，签字盖章手续齐全。对重要的技术文件和资料，应及时进行备份，防止丢失或损坏。备份介质应妥善保管，并定期进行检查和更新。在技术活动结束后，应及时对形成的技术文件进行整理和分类，按照档案管理的要求进行归档。四、技术档案的整理与归档1.整理原则遵循技术文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。分类科学、编号规范、排列有序，便于查找和统计。保证技术档案的质量，对破损、褪色的文件应进行修复或复制，字迹模糊或易退变的文件应进行抄写或打印。2.分类方法根据技术档案的内容和性质，采用以下分类方法：产品类：包括产品研发、生产过程中形成的各类技术文件。设备类：设备采购、安装、调试、维护和改造过程中形成的文件。工程建设类：工程建设项目形成的文件。科研项目类：科研项目形成的文件。其他类：包括技术标准、规范、技术合同、技术协议等。在每一大类下，可根据实际情况进一步细分小类。例如，产品类可分为产品设计、工艺文件、质量控制等小类。3.编号规则技术档案编号采用分类编号法，由档案类别代码、年度代码、顺序号组成。档案类别代码：用大写字母表示各类技术档案，如"CP"表示产品类，"SB"表示设备类，"GC"表示工程建设类，"KY"表示科研项目类，"QT"表示其他类。年度代码：用四位数字表示档案形成的年度，如"2023"表示2023年形成的档案。顺序号：用三位数字表示每一类档案中文件的顺序号，从"001"开始编号。例如，产品类中2023年形成的第5份档案编号为：CP2023005。4.归档要求各部门、各项目组应在技术活动结束后[X]个工作日内，将整理好的技术档案移交档案管理部门。移交的技术档案应编制移交清单，清单一式两份，双方签字确认后各执一份。移交清单应包括档案的编号、名称、数量、形成时间等详细信息。档案管理部门在接收技术档案时，应对档案的完整性、准确性和规范性进行检查。对不符合要求的档案，应退回原部门或项目组进行补充或整改。档案管理部门应及时对接收的技术档案进行整理、分类、编目和上架，确保档案妥善保管。五、技术档案的保管1.保管环境档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。库房温度应保持在[X]℃[X]℃之间，相对湿度应保持在[X]%[X]%之间。库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备，并定期进行检查和维护。2.保管方式技术档案应采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应分类存放于档案柜中，便于查找和利用。电子档案应存储于服务器或移动存储设备中，并进行备份，备份介质应异地存放。对重要的技术档案，应实行专柜保管，并设置专门的标识。建立技术档案保管台账，详细记录档案的编号、名称、数量、存放位置、保管期限等信息，便于对档案进行管理和查询。3.保管期限技术档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括公司重大技术决策文件、重要技术标准、规范、专利文件、涉及公司核心技术和商业秘密的文件等。长期保管的档案期限为[X]年，主要包括产品研发、生产、设备维护、工程建设等过程中形成的一般性技术文件。短期保管的档案期限为[X]年，主要包括临时性技术文件、一次性使用的技术资料等。档案保管期限届满后，档案管理部门应及时对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织实施销毁工作。六、技术档案的利用1.借阅制度公司内部人员因工作需要借阅技术档案时，应填写《技术档案借阅申请表》，注明借阅档案的编号、名称、借阅用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。档案管理部门应对借阅申请进行审核，对符合借阅条件的档案，应予以借阅，并在《技术档案借阅登记簿》上登记。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的技术档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换文件。如发现档案有损坏或丢失，应及时报告档案管理部门，并承担相应的赔偿责任。借阅人员归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续。2.查阅制度公司内部人员因工作需要查阅技术档案时，可直接到档案管理部门查阅。查阅人员应填写《技术档案查阅登记表》，注明查阅档案的编号、名称、查阅用途等信息。档案管理部门应提供必要的查阅条件，协助查阅人员查找所需档案。查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人同意，并在复印件或摘录件上加盖档案管理部门公章。3.保密规定涉及公司商业秘密、技术秘密和知识产权的技术档案，应严格遵守公司保密制度，未经公司批准，不得对外提供或泄露档案内容。档案管理部门应加强对技术档案利用过程的管理，对借阅和查阅档案的人员进行保密教育，防止档案信息泄露。对违反保密规定的行为，公司将依法追究相关人员的责任。七、技术档案的鉴定与销毁1.鉴定组织成立技术档案鉴定小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各相关部门的技术专家和档案管理人员。鉴定小组负责对到期的技术档案进行鉴定，确定档案的存毁价值。2.鉴定内容对技术档案的内容进行审查，判断其是否仍具有参考价值、历史价值或法律价值。检查档案的完整性和准确性，对破损、褪色、字迹模糊等质量问题严重的档案进行评估。考虑公司的发展战略、业务需求和档案管理的实际情况，综合判断档案的保管必要性。3.销毁程序鉴定小组对技术档案进行鉴定后，编制《技术档案销毁清单》，清单应包括档案的编号、名称、数量、形成时间、保管期限、鉴定意见等信息。《技术档案销毁清单》经公司主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。销毁工作应指定专人负责，确保销毁过程的安全和彻底。销毁技术档案时，应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案