公司采购管理办法

公司采购管理办法1.目的为规范公司采购行为，加强采购管理，降低采购成本，保证采购质量，提高采购效率，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司内所有物资、服务的采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、固定资产、外包服务等。3.基本原则按需采购原则：根据公司实际需求进行采购，避免盲目采购和过度储备。质量优先原则：确保所采购物资和服务的质量符合公司要求和相关标准。成本效益原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商享有平等的参与机会。廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律的规定，不得接受供应商的贿赂或不正当利益。二、采购组织与职责1.采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：审议采购战略和政策；审批年度采购预算；决策重大采购项目的采购方式、供应商选择等事项。2.采购执行部门公司设立采购部，作为采购执行部门，负责具体的采购业务操作。采购部的职责包括：制定采购计划和采购方案；组织采购活动，包括供应商选择、询价、谈判、合同签订等；跟踪采购合同的执行情况，协调解决采购过程中的问题；建立和维护供应商档案，评估供应商绩效；收集、整理采购信息，分析采购数据，为采购决策提供支持。3.需求部门各需求部门负责提出物资和服务的需求申请，配合采购部进行采购工作。需求部门的职责包括：准确填写采购需求申请表，详细说明需求的物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等；参与供应商的选择和评估，提供技术支持和质量标准；负责采购物资和服务的验收工作，及时反馈验收结果。三、采购流程1.采购申请需求部门根据业务需要，填写采购需求申请表，经部门负责人审核后提交至采购部。采购需求申请表应包括以下内容：采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、交货时间、用途说明等。2.采购审批采购部收到采购需求申请表后，对其进行初步审核，审核内容包括需求的合理性、预算的准确性等。对于金额较小的采购项目，由采购部经理审批；对于金额较大的采购项目，采购部应提交采购决策委员会审批。经审批通过的采购需求申请表，采购部方可进行下一步采购操作。3.供应商选择与评估采购部根据采购需求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。采购部对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、生产许可证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。采购部组织对合格供应商进行实地考察，考察内容包括供应商的生产能力、质量管理体系、环保情况、售后服务等。采购部根据供应商的综合表现，建立供应商档案，并对供应商进行定期评估。评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等。4.采购谈判与合同签订采购部与选定的供应商进行采购谈判，谈判内容包括产品价格、质量标准、交货期、付款方式、售后服务等。采购部应根据谈判结果，起草采购合同，并提交至法务部门进行审核。经法务部门审核通过的采购合同，由采购部与供应商签订。采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等。5.采购订单下达采购部根据采购合同，下达采购订单给供应商。采购订单应明确采购项目的详细信息，如产品名称、规格型号、数量、交货时间、交货地点等。采购部将采购订单发送给供应商的同时，应抄送需求部门，以便需求部门跟踪采购进度。6.采购跟踪与催货采购部负责跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通，了解生产进度、质量状况、交货期等信息。如发现供应商可能无法按时交货，采购部应及时与供应商协商解决，并采取相应的催货措施，确保采购项目按时完成。7.到货验收采购物资到货前，需求部门应做好验收准备工作，包括制定验收方案、准备验收工具等。采购物资到货后，需求部门按照验收方案进行验收，验收内容包括产品数量、规格型号、质量标准等。对于验收合格的采购物资，需求部门应在验收报告上签字确认；对于验收不合格的采购物资，需求部门应及时通知采购部，采购部负责与供应商协商解决。8.付款结算采购部根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，并提交至财务部门进行审核。财务部门审核通过后，按照采购合同约定的付款方式进行付款结算。四、采购方式1.招标采购对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，采用招标采购方式。招标采购应按照相关法律法规和公司规定的程序进行，包括发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。招标采购应邀请至少三家符合条件的供应商参与投标，以确保充分竞争。2.询价采购对于金额较小、规格标准统一、市场货源充足的采购项目，采用询价采购方式。询价采购应向至少三家供应商发出询价单，要求供应商在规定时间内报价。采购部根据供应商的报价情况，选择报价合理、信誉良好的供应商进行采购。3.竞争性谈判采购对于采购项目具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目，采用竞争性谈判采购方式。竞争性谈判采购应邀请至少三家符合条件的供应商参与谈判，谈判过程中应明确采购需求、质量标准、价格等关键要素，通过多轮谈判，确定最终供应商。4.单一来源采购对于只能从唯一供应商处采购的物资或服务，采用单一来源采购方式。单一来源采购应提供充分的理由和依据，并经采购决策委员会审批通过。五、采购预算管理1.预算编制采购部应根据公司年度经营计划和实际需求，编制年度采购预算。年度采购预算应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等详细信息，并按照采购项目的类别进行分类汇总。采购部在编制采购预算时，应充分考虑市场价格波动、供应商价格调整等因素，确保预算的合理性和准确性。2.预算审批年度采购预算编制完成后，采购部应提交至财务部门进行审核。财务部门审核通过后，年度采购预算提交至采购决策委员会审批。经采购决策委员会审批通过的年度采购预算，作为公司年度采购工作的依据。3.预算执行与控制采购部应严格按照年度采购预算执行采购任务，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，采购部应填写预算调整申请表，详细说明调整的原因、调整的金额等，并提交至财务部门审核。财务部门审核通过后，预算调整申请表提交至采购决策委员会审批。经采购决策委员会审批通过后，方可进行预算调整。六、供应商管理1.供应商开发采购部应根据公司采购需求，积极开发新的供应商。供应商开发渠道包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加行业展会等。采购部对新开发的供应商进行资格审查和实地考察，确保其具备供应能力和质量保证能力。2.供应商选择与评估采购部根据采购项目的要求，从合格供应商中选择合适的供应商参与采购活动。采购部定期对供应商进行评估，评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等。根据供应商的评估结果，采购部对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予更多的合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。3.供应商档案管理采购部建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、评估结果等。供应商档案应及时更新，确保信息的准确性和完整性。采购部应定期对供应商档案进行整理和归档，以便查阅和管理。4.供应商培训与沟通采购部定期组织供应商培训，向供应商传达公司的采购政策、质量标准、交货要求等信息，提高供应商的服务水平和供应能力。采购部与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况、市场动态等信息，协调解决采购过程中的问题。七、采购风险管理1.风险识别采购部应识别采购过程中可能存在的风险，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、交货期风险等。采购部应定期对采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.风险应对措施针对不同类型的采购风险，采购部应制定相应的风险应对措施。对于供应商违约风险，采购部应选择信誉良好的供应商，签订详细的采购合同，并加强对供应商的监督和管理；对于质量风险，采购部应加强对采购物资的检验和验收，要求供应商提供质量保证文件，并定期对供应商进行质量评估；对于价格风险，采购部应关注市场价格动态，通过招标、询价、谈判等方式，争取合理的采购价格，并与供应商签订价格调整条款；对于交货期风险，采购部应与供应商明确交货时间和违约责任，加强对采购订单的跟踪和催货，确保采购物资按时到货。3.风险监控与预警采购部应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估。如发现采购风险有上升趋势，采购部应及时发出预警信号，并采取相应的措施进行处理。八、采购绩效评估1.评估指标采购绩效评估指标包括采购成本、采购质量、采购效率、供应商管理等方面。采购成本指标包括采购价格、采购费用等；采购质量指标包括物资合格率、退货率等；采购效率指标包括采购周期、订单处理及时率等；供应商管理指标包括供应商满意度、供应商投诉率等。2.评估方法采购绩效评估采用定性与定量相结合的方法，定期对采购部的工作进行评估。定量评估方法包括数据分