订单管理制度

订单管理制度1.目的为规范公司订单管理流程，提高订单处理效率，确保订单准确、及时执行，提升客户满意度，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有产品及服务的订单管理，包括订单的接收、评审、下达、执行、跟踪、变更、结算及关闭等环节。3.职责分工销售部门：负责订单的接收、初步评审、客户沟通、订单下达及订单执行过程中的协调工作。生产部门：负责根据订单要求安排生产计划，组织生产，确保产品按时、按质、按量交付。采购部门：负责根据订单需求进行原材料采购，确保原材料的及时供应和质量合格。质量部门：负责对订单产品进行质量检验和控制，确保产品符合质量标准。物流部门：负责订单产品的运输、配送及交付工作，确保产品安全、及时送达客户。财务部门：负责订单的结算、收款及成本核算等财务工作。二、订单接收1.订单来源订单来源包括但不限于客户直接下达的书面订单、电子邮件订单、电话订单等。2.订单接收方式销售部门应指定专人负责接收订单，并确保订单信息的准确记录。对于书面订单，应确保订单内容清晰、完整，包括产品名称、规格型号、数量、交货日期、交货地点、价格、付款方式等。对于电子邮件订单，应及时打印并保存订单内容，并与客户进行确认。对于电话订单，应在电话中详细记录订单信息，并在订单接收后及时与客户进行书面确认。3.订单记录销售部门应建立订单台账，对每一笔订单进行详细记录，包括订单编号、客户名称、订单日期、产品名称、规格型号、数量、交货日期、交货地点、价格、付款方式、订单状态等。订单台账应定期进行更新和维护，确保订单信息的准确性和完整性。三、订单评审1.评审目的通过对订单进行评审，确保订单要求明确、可行，公司具备满足订单要求的能力，避免因订单执行过程中出现问题而导致客户投诉或损失。2.评审内容技术要求评审：技术部门对订单产品的技术要求进行评审，确保产品技术要求明确、合理，公司具备相应的技术能力和生产工艺。生产能力评审：生产部门对订单产品的数量、交货日期等进行评审，评估公司的生产能力是否能够满足订单需求，是否需要安排加班或外协加工。质量要求评审：质量部门对订单产品的质量要求进行评审，确保产品质量标准明确、可行，公司具备相应的质量控制能力。原材料供应评审：采购部门对订单产品所需的原材料供应情况进行评审，确保原材料能够及时供应，质量合格。成本评审：财务部门对订单产品的成本进行评审，评估订单的盈利能力，确保订单价格合理，成本可控。3.评审流程销售部门在收到订单后，应及时组织相关部门进行订单评审，并填写《订单评审表》。各评审部门应在规定时间内完成评审工作，并在《订单评审表》上签署意见。销售部门根据各评审部门的意见，对订单进行综合评估，如订单存在问题，应及时与客户沟通协商解决。如订单评审通过，销售部门应将《订单评审表》存档，并下达订单执行通知。四、订单下达1.下达流程销售部门根据订单评审结果，填写《订单下达通知单》，明确订单产品的名称、规格型号、数量、交货日期、交货地点、价格、付款方式等信息。《订单下达通知单》经销售部门负责人审核签字后，下达给生产部门、采购部门、质量部门、物流部门等相关部门。各相关部门收到《订单下达通知单》后，应按照订单要求组织实施。2.订单变更如客户提出订单变更要求，销售部门应及时与客户沟通协商，了解变更内容和原因，并填写《订单变更申请单》。《订单变更申请单》经销售部门负责人审核签字后，提交给相关部门进行评审。各相关部门应在规定时间内完成评审工作，并在《订单变更申请单》上签署意见。销售部门根据各评审部门的意见，与客户协商确定变更方案，并下达订单变更通知。各相关部门应按照订单变更通知的要求，及时调整生产计划、采购计划、质量控制计划等。五、订单执行1.生产计划安排生产部门根据订单要求和生产能力，制定详细的生产计划，明确产品的生产工艺、生产进度、质量控制要求等。生产计划应合理安排生产资源，确保产品按时、按质、按量交付。生产部门应定期对生产计划的执行情况进行检查和调整，确保生产计划的顺利实施。2.原材料采购采购部门根据订单要求和生产计划，及时进行原材料采购，确保原材料的及时供应和质量合格。采购部门应与供应商签订采购合同，明确采购产品的名称、规格型号、数量、价格、交货日期、质量标准等条款。采购部门应定期对采购合同的执行情况进行检查和跟踪，确保原材料按时、按质、按量到货。3.质量控制质量部门应根据订单要求和质量标准，制定质量控制计划，对订单产品进行全过程质量检验和控制。质量部门应在生产过程中加强巡检，及时发现和解决质量问题，确保产品质量符合要求。质量部门应在产品交付前进行最终检验，确保产品质量合格后方可交付客户。4.物流配送物流部门应根据订单要求和交货日期，及时安排产品的运输和配送，确保产品安全、及时送达客户。物流部门应与运输公司签订运输合同，明确运输产品的名称、规格型号、数量、价格、交货日期、运输方式等条款。物流部门应在产品运输过程中加强跟踪和监控，确保产品按时、按质、按量送达客户。六、订单跟踪1.跟踪目的通过对订单执行过程进行跟踪，及时掌握订单执行情况，发现问题及时解决，确保订单按时、按质、按量交付。2.跟踪方式销售部门应定期与客户沟通，了解客户对订单执行情况的满意度，并及时反馈订单执行进度。生产部门应建立生产进度跟踪台账，定期更新生产进度信息，及时发现和解决生产过程中出现的问题。采购部门应建立原材料采购跟踪台账，定期更新原材料到货信息，及时发现和解决原材料供应过程中出现的问题。质量部门应建立质量检验跟踪台账，定期更新质量检验信息，及时发现和解决质量问题。物流部门应建立物流配送跟踪台账，定期更新物流配送信息，及时发现和解决物流配送过程中出现的问题。3.问题处理如在订单跟踪过程中发现问题，相关部门应及时进行分析和处理，并采取有效的措施加以解决。对于因不可抗力或其他特殊原因导致订单无法按时、按质、按量交付的情况，销售部门应及时与客户沟通协商，争取客户的理解和支持，并采取相应的补救措施。七、订单结算1.结算流程财务部门应根据订单要求和合同约定，及时与客户进行结算，确保款项及时收回。财务部门应在订单产品交付后，根据销售部门提供的《发货清单》和客户签收单，开具发票，并与客户进行对账。财务部门应在与客户对账无误后，办理收款手续，并进行账务处理。2.收款管理财务部门应加强对收款工作的管理，及时跟踪款项回收情况，确保款项及时、足额收回。对于逾期未付款的客户，财务部门应及时与销售部门沟通，共同采取措施催收款项。如客户确实无法支付款项，财务部门应及时与销售部门沟通，协商解决方案，并按照公司相关规定进行处理。八、订单关闭1.关闭条件订单产品全部交付客户，且客户已签收，款项已全部收回，订单执行过程中未出现任何问题，该订单方可关闭。2.关闭流程销售部门在确认订单已全部执行完毕后，填写《订单关闭申请单》，提交给相关部门进行审核。各相关部门应