文件和档案管理制度

文件和档案管理制度1.目的为加强公司文件和档案的管理，确保文件和档案的完整性、准确性、系统性和安全性，提高公司工作效率和管理水平，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构及全体员工在工作中形成的各类文件和档案的管理。3.定义（1）文件：是指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的信息记录，包括纸质文件、电子文件等。（2）档案：是指经过整理、归档，具有查考利用价值的文件集合。4.管理原则（1）统一领导、分级管理：公司文件和档案管理工作在公司领导的统一领导下，实行分级管理，各部门负责本部门文件和档案的收集、整理、保管等工作，并接受公司综合管理部门的指导和监督。（2）完整准确、系统安全：确保文件和档案的内容完整、准确，分类科学、系统，保管安全、保密。（3）方便利用、提高效率：建立健全文件和档案的检索、利用机制，便于公司员工查询和使用，提高工作效率。二、文件管理1.文件分类（1）行政文件：包括公司发布的各类规章制度、通知、通报、报告、请示、批复等。（2）业务文件：与公司业务相关的合同、协议、项目文档、业务报表等。（3）技术文件：公司的技术标准、操作规程、技术方案、设计图纸等。（4）财务文件：财务报表、账目、凭证、审计报告等。（5）人事文件：员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。2.文件编号为便于文件的识别、查询和管理，对重要文件进行编号。编号规则如下：（1）编号由部门代码、年份、流水号组成。（2）部门代码：用两位大写字母表示，具体部门代码由公司综合管理部门统一规定。（3）年份：用四位数字表示，如"2023"。（4）流水号：用三位数字表示，从"001"开始依次递增。例如：行政部2023年第5号文件编号为"AD2023005"。3.文件起草与审核（1）文件起草：由相关部门或人员负责起草，文件内容应准确、清晰、简洁，符合公司实际情况和法律法规要求。（2）文件审核：起草完成的文件应提交部门负责人审核，部门负责人对文件的内容、格式、逻辑等进行审核，确保文件质量。重要文件还需提交公司领导审批。4.文件印发（1）经审核、审批后的文件，由综合管理部门统一印发。印发时应按照文件编号顺序进行登记，并注明印发日期、印发份数、发放范围等。（2）文件印发后，综合管理部门应及时将文件发放给相关部门和人员，并做好签收记录。签收记录应包括文件名称、编号、发放日期、签收人等信息。5.文件传阅（1）对于需要传阅的文件，综合管理部门应按照规定的传阅范围进行传阅，并做好传阅记录。传阅记录应包括文件名称、编号、传阅日期、传阅人等信息。（2）传阅人应在规定时间内将文件阅毕，并签署姓名和日期后交回综合管理部门。如遇紧急情况或需要对文件进行批示的，传阅人应及时将文件交回相关领导或部门。6.文件保管（1）各部门应指定专人负责本部门文件的保管工作，确保文件的安全和完整。（2）文件应分类存放，便于查找和使用。对于纸质文件，应存放在文件柜或档案盒中，并按照类别、年份等进行排列；对于电子文件，应按照规定的文件夹结构进行存储，并定期进行备份。（3）保管人员应定期对文件进行清查和核对，发现文件丢失、损坏等情况应及时报告，并采取相应的措施进行处理。7.文件借阅（1）因工作需要借阅文件的，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、编号、借阅原因、借阅期限等信息，并提交部门负责人审批。（2）重要文件的借阅需经公司领导批准。（3）借阅人应按照规定的借阅期限归还文件，如需延期借阅，应提前办理续借手续。（4）借阅人应妥善保管借阅的文件，不得擅自复印、转借、涂改、丢失或损坏文件。如因保管不善造成文件丢失或损坏的，借阅人应承担相应的责任。8.文件销毁（1）对于已失去保存价值的文件，应按照规定进行销毁。文件销毁前，保管人员应填写《文件销毁申请表》，注明文件名称、编号、销毁原因等信息，并提交部门负责人审核。（2）重要文件的销毁需经公司领导批准。（3）文件销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保文件信息无法恢复。销毁过程应进行记录，记录内容包括文件名称、编号、销毁日期、销毁方式、销毁人等信息。三、档案管理1.档案收集（1）各部门应按照档案管理的要求，定期将本部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料收集齐全，并整理分类。（2）收集的文件材料应真实、完整、准确，符合档案管理的规范和标准。2.档案整理（1）档案管理人员对收集到的文件材料进行整理，包括分类、编号、编目、装订等工作。（2）档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。（3）档案分类应按照公司档案分类方案进行，确保分类科学、合理。3.档案编目（1）档案编目是对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，包括编制档案目录、卷内目录、备考表等。（2）档案目录应包括档案编号、题名、年度、保管期限、密级、责任者、文号、日期等项目，便于档案的检索和查询。4.档案装订（1）对于纸质档案，应进行装订，确保档案的整齐、牢固。（2）装订时应去除金属物，采用线装或胶装等方式，不得使用金属钉或塑料夹等易生锈或损坏的装订材料。5.档案保管（1）档案应存放在专门的档案库房中，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。（2）档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案类别、年份等进行排列。（3）档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现档案损坏、霉变等情况应及时采取措施进行处理。（4）档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合国家规定的标准。6.档案检索（1）建立健全档案检索系统，方便档案的查询和利用。档案检索系统应包括纸质目录、电子目录等多种形式。（2）档案管理人员应定期对档案检索系统进行维护和更新，确保检索信息的准确、完整。（3）员工查询档案时，应填写《档案查询申请表》，注明查询档案的名称、编号、查询原因等信息，并提交部门负责人审批。重要档案的查询需经公司领导批准。7.档案借阅（1）档案借阅应严格按照规定的程序进行，借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅原因、借阅期限等信息，并提交部门负责人审批。（2）重要档案的借阅需经公司领导批准。（3）借阅人应按照规定的借阅期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。（4）借阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印档案，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序进行登记。（5）借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、转借、丢失或损坏档案。如因保管不善造成档案丢失或损坏的，借阅人应承担相应的责任。8.档案鉴定与销毁（1）定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。档案鉴定工作应由档案管理人员、业务部门人员和公司领导组成的鉴定小组进行。（2）经鉴定失去保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、销毁原因等信息，并提交部门负责人审核。（3）重要档案的销毁需经公司领导批准。（4）档案销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，记录内容包括档案名称、编号、销毁日期、销毁方式、销毁人等信息。四、电子文件与电子档案管理1.电子文件管理（1）电子文件的形成、办理、传输、存储等应符合国家有关法律法规和公司的相关规定。（2）电子文件应采用统一的格式和命名规则，确保文件的规范性和可读性。（3）电子文件应及时进行备份，备份存储介质应妥善保管，并定期进行检查和更新。（4）电子文件的管理应建立严格的权限控制机制，确保文件的安全性和保密性。只有经过授权的人员才能访问和处理电子文件。2.电子档案管理（1）电子档案的收集、整理、归档等工作应与纸质档案同步进行，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。（2）电子档案应按照公司档案分类方案进行分类存储，并建立相应的索引目录，便于检索和查询。（3）电子档案的保管应采用安全可靠的存储设备和存储环境，定期进行数据备份和维护，确保电子档案的安全性和可用性。（4）电子档案的利用应遵循相关的规定和流程，通过授权的方式进行访问和使用。利用电子档案时应注意保护电子档案的原始性和完整性。五、监督与考核1.监督检查公司综合管理部门定期对各部门文件和档案管理工作进行监督检查，检查内容包括文件和档案的收集、整理、保管、利用等情况。2.考核评价将文件和档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门和相关人员的文件和档案管理工作进行考核评价。考核结果作为部门和个人绩效评定、奖惩的重要依据。3