台账及库存管理制度

台账及库存管理制度1.目的本制度旨在规范公司台账及库存管理，确保各类物资的出入库记录准确、库存信息清晰，保障公司生产经营活动的顺利进行，提高资产使用效率，降低成本，防范库存风险。2.适用范围本制度适用于公司内所有涉及台账记录与库存管理的部门和物资，包括但不限于原材料、半成品、成品、设备备件、办公用品等。3.职责分工仓库管理部门负责各类物资的出入库操作、库存盘点、保管及相关台账的记录。确保库存物资的安全、完整，防止物资损坏、变质、丢失等情况发生。根据库存情况及时提出物资采购申请或库存调整建议。采购部门根据生产计划和库存情况，编制物资采购计划，确保物资的及时供应。负责与供应商沟通协调，签订采购合同，跟踪采购订单执行情况。生产部门按照生产计划领用物资，合理安排生产，避免物资浪费。及时反馈生产过程中物资使用的异常情况。财务部门负责对库存物资进行账务处理，定期与仓库核对账目，确保账账相符、账实相符。参与库存盘点工作，对盘点结果进行审核，并根据盘点结果进行相应的财务调整。其他部门配合仓库管理部门做好相关物资的出入库及库存管理工作，合理使用物资，降低成本。二、台账管理1.台账建立仓库管理部门应针对每种物资建立独立的台账，台账应包括物资名称、规格型号、单位、入库日期、入库数量、出库日期、出库数量、库存数量、存放位置等基本信息。台账应采用电子表格或专业的库存管理软件进行记录，确保记录的准确性和及时性。同时，应定期将电子台账数据备份，防止数据丢失。对于重要物资或价值较高的物资，应建立详细的档案，档案内容包括物资的采购合同、质量检验报告、使用说明书、维修记录等相关资料。2.台账更新物资出入库时，仓库管理人员应及时在台账中记录相关信息。入库记录应包括物资的来源（如采购入库、生产入库、退货入库等）、供应商名称、入库单号等；出库记录应包括物资的去向（如生产领用、销售出库、报废出库等）、领用部门或客户名称、出库单号等。每月末，仓库管理人员应对台账进行核对，确保库存数量与实物相符。如发现账实不符，应及时查明原因，并进行调整。调整记录应详细说明差异原因、调整依据及调整后的库存数量。当物资的规格型号、存放位置等信息发生变更时，仓库管理人员应及时在台账中进行更新，并确保相关部门能够获取最新的库存信息。3.台账查阅与分析各部门因工作需要可查阅相关物资的台账信息，但必须经过仓库管理部门负责人的批准。查阅时应遵守台账管理制度，不得擅自修改或删除台账记录。仓库管理部门应定期对台账数据进行分析，如库存周转率分析、物资损耗分析、采购周期分析等，以便及时发现库存管理中存在的问题，并提出改进措施。分析报告应提交给公司管理层，为公司决策提供参考依据。三、库存管理1.库存规划采购部门应根据公司的生产计划、销售预测及历史数据，结合物资的采购周期、供应稳定性等因素，制定合理的库存规划。库存规划应明确各类物资的安全库存、最高库存和最低库存标准。安全库存是为了应对突发情况（如供应中断、需求波动等）而设定的最低库存水平，确保生产经营活动不受影响。最高库存是为了避免物资积压而设定的上限，防止库存占用过多资金。最低库存是提醒采购部门及时补货的库存阈值。仓库管理部门应按照库存规划对库存物资进行分类管理，将物资分为A、B、C三类。A类物资为价值高、用量大、采购周期长的关键物资，应重点管理，严格控制库存水平；B类物资为价值和用量适中的物资，管理力度适中；C类物资为价值低、用量小、采购周期短的物资，可采用较为粗放的管理方式。2.物资入库采购物资到货后，采购部门应及时通知仓库管理部门进行验收。仓库管理人员应依据采购合同、送货单等相关凭证，对物资的数量、规格型号、质量等进行核对。对于验收合格的物资，仓库管理人员应办理入库手续，填写入库单，并在台账中记录入库信息。入库单应一式多联，分别送交采购部门、财务部门等相关部门。对于验收不合格的物资，仓库管理人员应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。处理结果应在台账中进行相应记录。3.物资存储仓库应根据物资的特性和要求，合理安排存放位置，确保物资的安全存储。对于易燃易爆、有毒有害等危险物资，应设置专门的存储区域，并采取相应的安全防护措施。物资应按照类别、规格型号、批次等进行分区存放，并有明显的标识，便于查找和管理。同时，应建立库存物资的摆放规则，保证物资摆放整齐、有序，便于出入库操作。仓库应保持良好的通风、防潮、防火、防虫等环境条件，定期对库存物资进行检查，发现物资有损坏、变质等情况时，应及时采取措施进行处理，并在台账中记录相关情况。4.物资出库物资出库应遵循"先进先出"的原则，确保库存物资的质量和有效期。仓库管理人员应根据经批准的领料单或出库单进行物资发放，严格核对物资的名称、规格型号、数量等信息，确保发放的物资准确无误。领料人应在出库单上签字确认，仓库管理人员应在台账中记录出库信息，并及时更新库存数量。出库单一式多联，分别送交领料部门、财务部门等相关部门。对于生产领用的物资，仓库管理人员应按照生产计划进行发放，不得超量发放。如因特殊原因需要超量领料，应经过生产部门负责人和相关领导的批准。5.库存盘点公司应定期组织库存盘点工作，盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月、每季度或每年进行一次全面盘点。盘点范围应涵盖公司内所有库存物资。在盘点前，仓库管理部门应制定详细的盘点计划，明确盘点人员分工、盘点时间、盘点方法等。盘点人员应认真核对库存物资的实际数量与台账记录是否一致，并做好盘点记录。盘点结束后，仓库管理人员应编制盘点报告，详细说明盘点结果，包括账实相符、账实不符的物资情况及差异原因分析。如发现账实不符，应及时查明原因，并提出处理意见。对于盘盈的物资，应查明原因，经批准后调整库存台账，并进行相应的账务处理；对于盘亏的物资，应分析原因，属于责任人原因造成的，应由责任人赔偿；属于不可抗力等原因造成的，应按照公司相关规定进行处理，并调整库存台账和账务。财务部门应参与库存盘点工作，对盘点结果进行审核，并监督盘点差异的处理情况。同时，应根据盘点结果进行相应的财务调整，确保账账相符、账实相符。四、库存控制措施1.经济批量采购采购部门应根据物资的采购成本、存储成本、缺货成本等因素，运用经济批量模型计算各类物资的经济采购批量。经济采购批量是指在一定时期内，使采购成本和存储成本之和最小的采购批量。在实际采购过程中，采购部门应尽量接近经济采购批量进行采购，以降低采购成本和库存成本。同时，应关注供应商的价格政策和市场行情变化，适时调整采购批量。2.库存预警仓库管理部门应根据库存规划设定的安全库存、最高库存和最低库存标准，建立库存预警机制。当库存数量接近或超出预警阈值时，系统应自动发出预警信息。库存预警信息应及时通知采购部门、生产部门等相关部门。采购部门应根据预警情况及时安排物资采购；生产部门应合理调整生产计划，避免因库存不足或积压影响生产经营活动。3.呆滞库存处理仓库管理部门应定期对库存物资进行清查，及时发现呆滞库存。呆滞库存是指长期积压在库、不再使用或使用量极少的物资。对于确定为呆滞库存的物资，仓库管理部门应填写呆滞库存清单，并提交给相关部门进行处理。处理方式包括降价销售、退货、报废、调拨等。各部门应协同配合，尽快处理呆滞库存，减少库存积压，降低资金占用。处理呆滞库存产生的损失，应按照公司相关规定进行审批和账务处理。五、监督与考核1.监督检查公司应建立健全台账及库存管理制度的监督检查机制，定期或不定期对各部门的台账记录与库存管理情况进行检查。监督检查内容包括台账记录的准确性和及时性、库存物资的存储状况、出入库手续的完整性、库存盘点工作的执行情况等。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。2.考核评价公司应将台账及库存管理工作纳入部门和员工的绩效考核体系，制定明确的考核指标和评价标准。考核指标可包括库存准确率、库存周转率、库存损耗率、呆滞库存处理情