存货管理基本制度

存货管理基本制度1.目的为了加强公司存货管理，规范存货管理流程，保障存货安全，提高存货运营效率，降低存货成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构存货的采购、验收、存储、领用、盘点等环节的管理。3.基本原则合法性原则：存货管理活动必须符合国家法律法规及公司内部规定。准确性原则：确保存货数量、价值记录准确无误，账实相符。安全性原则：保护存货的安全，防止存货被盗、毁损、变质等情况发生。效益性原则：通过科学管理，提高存货周转率，降低存货成本，实现公司经济效益最大化。二、职责分工1.采购部门负责根据公司生产经营计划和库存状况，编制存货采购计划。选择合格的供应商，签订采购合同，并跟踪采购合同的执行情况。负责采购物资的催交、运输等工作，确保物资按时、按质、按量到货。2.仓储部门负责存货的验收、入库、存储、保管和发放工作。建立存货保管账，记录存货的收发存情况，并定期与财务部门核对账目。对存货进行分类存放，做好防潮、防虫、防火、防盗等工作，确保存货安全。定期对存货进行盘点，编制盘点报告，及时发现和处理盘盈、盘亏等情况。3.生产部门根据生产计划，合理安排存货的领用，确保生产顺利进行。负责对生产过程中产生的废料、次品等进行及时清理和处理。协助仓储部门做好存货盘点工作，提供相关生产数据。4.财务部门负责制定存货核算方法，准确核算存货的采购成本、生产成本和销售成本。审核存货采购计划、采购合同及相关付款申请，进行财务监督。定期与仓储部门核对账目，确保账实相符，并对存货的财务状况进行分析。根据盘点结果进行账务处理，对盘盈、盘亏等情况提出处理建议。5.质量管理部门负责对采购的存货进行质量检验，确保所采购的存货符合质量标准。对生产过程中的存货质量进行监督检查，防止不合格品流入下一道工序。参与存货盘点工作，对存货的质量状况进行评估。三、存货采购管理1.采购计划编制采购部门应根据公司年度生产经营计划、销售预测、库存状况等因素，结合市场供应情况，定期编制存货采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、采购时间、预计到货时间等内容。在编制采购计划时，采购部门应充分考虑存货的安全库存、经济订货量等因素，避免盲目采购，降低存货积压和短缺风险。采购计划编制完成后，应提交相关部门审核，经公司领导批准后实施。2.供应商选择与管理采购部门应建立供应商评估和选择机制，对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格、交货期等方面进行综合评估，选择合格的供应商。与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。定期对供应商进行评价和考核，根据考核结果调整合作关系，对于不合格的供应商，应及时终止合作。3.采购合同执行采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量到货。如遇特殊情况需要变更合同条款，应及时与供应商协商，并按公司合同管理规定办理相关手续。对于采购过程中出现的质量问题、交货延迟等情况，采购部门应及时与供应商协商解决，并做好记录。如因供应商原因给公司造成损失的，应按照合同约定追究供应商的责任。4.采购验收采购物资到货后，采购部门应及时通知仓储部门和质量管理部门进行验收。仓储部门负责对物资的数量、规格、型号等进行核对，并检查物资的外观质量。质量管理部门负责按照质量标准对物资进行检验，出具检验报告。对于验收合格的物资，仓储部门应及时办理入库手续；对于验收不合格的物资，应及时通知采购部门与供应商协商处理。四、存货存储管理1.仓库规划与布局根据公司存货的种类、数量、特性等因素，合理规划仓库布局，划分不同的存储区域，如原材料区、半成品区、成品区、不合格品区等。对不同类型的存货应进行分类存放，标识清晰，便于识别和管理。同时，应根据存货的特点，采取相应的存储方式，如防潮、防虫、防火、防盗等措施。2.存货入库仓储部门在收到采购部门或生产部门送交的存货时，应根据送货单、采购合同、生产领料单等相关凭证，对存货的数量、规格、型号、质量等进行认真核对。核对无误后，办理入库手续，填写入库单，并将存货存放到指定的存储区域。入库单应一式多联，分别交采购部门、财务部门等相关部门。对于贵重物品、易燃易爆物品等特殊存货，应设置专门的存储区域，并采取特殊的保管措施。3.存货保管仓储部门应建立健全存货保管制度，定期对存货进行检查和盘点，确保存货的安全和完整。对存货的出入库情况进行详细记录，做到日清月结，账实相符。同时，应定期与财务部门核对账目，发现问题及时查明原因并处理。加强仓库的安全管理，配备必要的消防设备、防盗设施等，确保仓库环境安全。禁止无关人员进入仓库，严格限制仓库人员的出入。对存货的存储条件进行监控，如温度、湿度等，对于有特殊存储要求的存货，应采取相应的措施，确保存货质量不受影响。4.存货出库仓储部门应根据经批准的领料单、销售发货单等凭证办理存货出库手续。领料单或销售发货单应注明存货的名称、规格、数量、用途等信息。核对领料单或销售发货单与库存记录无误后，发放存货，并填写出库单。出库单应一式多联，分别交领料部门、财务部门等相关部门。对于发出的存货，应及时登记库存台账，减少库存数量。同时，应按照先进先出、后进后出等原则进行发货，避免存货积压或过期。五、存货领用管理1.领用审批各部门因生产、经营等需要领用存货时，应填写领料单，并按规定的审批流程进行审批。领料单应注明领用部门、物资名称、规格、数量、用途等信息。领料单的审批权限根据公司内部规定执行，一般情况下，领料金额较小的由部门负责人审批；领料金额较大的，需经公司领导审批。2.领用方式仓储部门根据经批准的领料单发放存货。领料人员应在领料单上签字确认，确保领用的存货与领料单一致。对于生产部门领用的存货，仓储部门应按照生产计划和生产进度进行发放，避免浪费和积压。对于办公用品、低值易耗品等一般性存货的领用，应实行限量领用制度，控制领用数量和频率。3.退料管理生产过程中产生的剩余存货或因其他原因不再使用的存货，领料部门应及时办理退料手续，将存货退回仓储部门。仓储部门在收到退料后，应进行验收，核对退料的数量、规格、型号等信息，并办理入库手续。退料单应注明退料原因、退料日期等内容。对于因质量问题等原因退回的存货，仓储部门应及时通知采购部门或质量管理部门进行处理。六、存货盘点管理1.盘点计划制定仓储部门应定期组织存货盘点工作，制定盘点计划。盘点计划应明确盘点范围、盘点时间、盘点人员分工、盘点方法等内容。盘点时间应根据公司实际情况确定，一般情况下，年度终了应进行全面盘点，月度或季度可进行局部盘点。在盘点前，仓储部门应通知各相关部门做好准备工作，确保盘点工作顺利进行。2.盘点实施盘点人员应按照盘点计划进行盘点，采用实地盘点的方法，对存货的数量、规格、型号、质量等进行逐一核对。盘点过程中，应认真记录盘点结果，填写盘点表。盘点表应包括存货名称、规格、型号、数量、存放地点等信息。对于盘点中发现的盘盈、盘亏、毁损等情况，应详细记录，并查明原因。3.盘点报告编制盘点工作结束后，盘点人员应根据盘点结果编制盘点报告。盘点报告应包括盘点基本情况、盘点结果、盘盈盘亏原因分析、处理建议等内容。盘点报告经盘点人员签字确认后，提交仓储部门负责人审核。审核无误后，报财务部门进行账务处理。4.盘盈盘亏处理财务部门根据盘点报告进行账务处理，调整存货账面价值，确保账实相符。对于盘盈的存货，应查明原因后按规定进行处理，一般冲减当期管理费用。对于盘亏、毁损的存货，应根据不同原因进行处理：属于正常损耗的，经批准后计入当期损益；属于责任人赔偿的，应向责任人追偿；属于保险公司赔偿的，应及时办理索赔手续；属于其他原因造成的损失，经批准后计入当期损益。七、存货核算与财务处理1.存货核算方法财务部门应根据公司实际情况，选择合适的存货核算方法，如先进先出法、加权平均法、个别计价法等。存货核算方法一经确定，不得随意变更。如需变更，应经公司领导批准，并在财务报表附注中说明变更原因及对财务状况和经营成果的影响。财务部门应按照所选的存货核算方法，准确计算存货的采购成本、生产成本和销售成本。存货采购成本包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于存货采购成本的费用。生产成本包括直接材料、直接人工和制造费用。销售成本按照已售存货的账面价值结转。2.账务处理采购存货时，财务部门根据采购发票、入库单等凭证，借记"原材料""库存商品"等科目，贷记"应付账款""银行存款"等科目。生产领用存货时，借记"生产成本"等科目，贷记"原材料"等科目。产品完工入库时，借记"库存商品"科目，贷记"生产成本"科目。销售存货时，借记"银行存款""应收账款"等科目，贷记"主营业务收入""应交税费--应交增值税（销项税额）"科目；同时，借记"主营业务成本"科目，贷记"库存商品"科目。对于盘盈、盘亏、毁损的存货，财务部门应根据盘点报告进行相应的账务处理。盘盈时，借记"原材料""库存商品"等科目，贷记"待处理财产损溢--待处理流动资产损溢"科目；批准处理后，借记"待处理财产损溢--待处理流动资产损溢"科目，贷记"管理费用"科目。盘亏、毁损时，借记"待处理财产损溢--待处理流动资产损溢"科目，贷记"原材料""库存商品"等科目；查明原因后，根据不同情况进行处理，属于正常损耗等原因的，借记"管理费用"科目，贷记"待处理财产损溢--待处理流动资产损溢"科目；属于责任人赔偿或保险公司赔偿的，借记"其他应收款"等科目，贷记"待处理财产损溢--待处理流动资产损溢"科目；属于其他原因造成的损失，借记"营业外支出"科目，贷记"待处理财产损溢--待处理流动资产损溢"科目。八、监督与考核1.内部审计监督公司内部审计部门应定期对存货管理情况进行审计监督，检查存货管理制度的执行情况、存货采购、存储、领用、盘点等环节的合规性和准确性。内部审计部门应根据审计结果提出审计意见和建议，督促相关部门及时整改存在的问题，确保存货管理活动规范有序进行。2.考核机制建立存货管理考核机制，对采购部门、仓储部门、生产部门、财务部门等相关部门在存货管理方面的工作进行考核评价。考核指标包括存货周转率、存货