公司文件收发管理制度

公司文件收发管理制度1.目的为加强公司文件收发管理，确保文件传递及时、准确、安全，提高公司工作效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门及与公司有业务往来的外部单位之间文件的收发管理。3.职责分工行政部负责公司文件收发工作的归口管理，制定和完善文件收发管理制度，并监督执行。负责公司各类文件的签收、登记、分发、传阅、归档、保管等工作。负责与外部单位文件收发的沟通协调工作，确保文件传递的顺畅。各部门负责本部门文件的起草、审核、呈批、印发等工作，并按规定及时将文件送交行政部。负责本部门收到文件的签收、登记、传阅、保管等工作，并及时将处理结果反馈给行政部。负责对本部门文件收发工作的管理和监督，确保文件流转的规范和安全。二、文件的分类与编号1.文件分类行政文件：包括公司决议、决定、通知、通报、报告、请示、批复、函等各类行政公文。业务文件：涉及公司业务活动的合同、协议、订单、报价单、业务报表等文件。技术文件：公司的技术标准、规范、操作规程、设计图纸、技术报告等文件。财务文件：财务预算、决算、报表、审计报告、税务文件等与财务相关的文件。人事文件：员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、档案等人事管理方面的文件。2.文件编号公司文件编号采用统一格式，由部门代码、年份、流水号组成。部门代码：按照公司各部门名称首字母缩写设定，如行政部为"XZ"，财务部为"CW"等。年份：取文件形成年份的后两位数字，如2023年编号为"23"。流水号：按照文件形成的先后顺序依次编排，从001开始。例如：行政部2023年第5号文件编号为"XZ23005"。三、文件的起草与审核1.起草文件起草应遵循国家法律法规和公司相关规定，内容准确、完整、清晰，语言规范、简洁。起草部门应对文件的必要性、可行性、准确性进行充分论证，确保文件符合实际工作需要。文件起草人应注明文件的主题、主送部门、抄送部门、拟稿日期等信息。2.审核文件起草完成后，应由起草部门负责人进行审核，重点审核文件内容是否符合公司政策、是否与其他相关文件协调一致、格式是否规范等。涉及多个部门的文件，应经相关部门会签后再进行审核。会签部门应认真提出意见和建议，确保文件内容全面、合理。审核通过后的文件，起草部门负责人应在文件上签署审核意见和姓名，并注明审核日期。四、文件的呈批与印发1.呈批审核后的文件应按照公司文件审批流程进行呈批。呈批文件时，应附上文件起草说明、审核意见等相关材料。文件呈批应根据文件内容和性质确定审批领导，重要文件需经总经理或董事长审批。审批领导应认真审阅文件，签署审批意见和姓名，并注明审批日期。对于不同意的文件，应明确提出修改意见或不予批准的理由。2.印发经审批同意印发的文件，由行政部负责编号、排版、印刷、装订等工作。文件印刷应保证质量，格式规范、字迹清晰、页面整洁。印刷份数应根据文件发放范围和存档需要合理确定。文件印发后，行政部应及时将文件分发给相关部门和人员，并做好发放记录。发放记录应包括文件名称、编号、发放部门、发放日期、签收人等信息。五、文件的收发管理1.收文管理签收行政部收到外部来文后，应及时进行签收。签收时，应检查文件的包装是否完好，文件数量是否齐全，并在文件签收登记簿上签字确认。对于急件或重要文件，应优先处理，并及时通知相关部门和人员。登记签收后的文件应立即进行登记，登记内容包括文件编号、来文单位、文件标题、文号、日期、密级、份数、附件等信息。行政部应建立收文台账，详细记录文件的收发情况，以便查询和统计。分发行政部应根据文件内容和性质，及时将文件分发给相关部门和人员。分发文件时，应填写文件传阅单，注明文件名称、编号、传阅部门、传阅人、传阅日期等信息。对于需要多个部门传阅的文件，应按照规定的传阅顺序依次传递，确保文件流转顺畅。传阅人应在文件传阅单上签字确认，注明传阅日期和处理意见。传阅各部门收到行政部分发的文件后，应及时组织传阅。传阅文件应严格按照规定的范围进行，不得擅自扩大或缩小传阅范围。传阅人应认真阅读文件内容，如有意见或建议应及时填写在文件传阅单上，并及时将文件传递给下一个传阅人。对于需要办理的文件，传阅人应在规定时间内将处理结果反馈给行政部。保管传阅完毕的文件，由行政部负责收回，并进行整理归档。归档文件应按照分类编号顺序排列，便于查找和利用。行政部应定期对归档文件进行清查核对，确保文件的完整和安全。对于重要文件和机密文件，应按照公司保密制度进行保管，防止文件丢失、泄露。2.发文管理起草与审核：同前文"文件的起草与审核"。呈批与印发：同前文"文件的呈批与印发"。发放文件印发后，行政部应按照文件发放范围及时将文件发放给相关部门和人员。发放方式可采用直接送达、邮寄、电子邮件等方式。采用邮寄方式发放文件时，应选择可靠的快递公司，并妥善保存邮寄凭证。采用电子邮件方式发放文件时，应确保收件人的邮箱地址准确无误，并保留邮件发送记录。文件发放后，行政部应及时跟踪文件的接收情况，确保文件送达相关部门和人员手中。对于未及时接收文件的部门和人员，应及时进行催问。六、文件的借阅与查阅1.借阅公司内部人员因工作需要借阅文件时，应填写文件借阅申请表，注明借阅文件名称、编号、借阅原因、借阅期限等信息。文件借阅申请表经部门负责人审批后，交行政部办理借阅手续。行政部应在文件借阅登记簿上登记借阅信息，并将文件借给借阅人。借阅人应妥善保管借阅的文件，不得转借他人或擅自复印、摘抄、传播文件内容。借阅期限届满，借阅人应及时归还文件。如需延长借阅期限，应重新办理借阅手续。行政部应定期对借阅文件进行催还，确保文件按时归还。对于逾期未还的文件，应及时向借阅人催问，并视情况追究相关责任。2.查阅公司内部人员因工作需要查阅文件时，可直接到行政部查阅。查阅文件时，应在行政部指定的地点进行，不得将文件带出查阅地点。查阅机密文件时，应经公司保密管理部门批准，并按照公司保密制度的规定进行查阅。查阅人不得擅自复印、摘抄、传播机密文件内容。外部单位人员因工作需要查阅公司文件时，应提前与公司相关部门联系，经公司领导批准后，方可到行政部查阅。查阅时，行政部应安排专人陪同，并对查阅过程进行监督。外部单位人员不得擅自复印、摘抄、传播公司文件内容。如需复印或摘抄文件，应经公司领导批准，并在行政部指定的地点进行。七、文件的归档与销毁1.归档文件办理完毕后，承办部门应及时将文件整理归档，并移交行政部。归档文件应齐全完整、分类准确、编目规范。行政部应按照公司档案管理制度的规定，对归档文件进行整理、编目、装订等工作，并建立档案目录数据库，便于查询和利用。归档文件应妥善保管，存放地点应符合防火、防潮、防虫、防盗等要求。档案管理人员应定期对归档文件进行清查核对，确保文件的完整和安全。2.销毁对于已失去保存价值的文件，行政部应定期进行清理销毁。销毁文件时，应填写文件销毁申请表，注明文件名称、编号、销毁原因、销毁日期等信息。文件销毁申请表经部门负责人审批后，交行政部办理销毁手续。行政部应安排专人负责文件销毁工作，并在销毁现场进行监督，确保文件销毁彻底。文件销毁后，行政部应在文件销毁申请表上注明销毁方式、销毁时间、销毁人等信息，并将申请表归档保存。八、文件收发的信息化管理1.公司应建立文件收发管理信息系统，实现文件的电子化收发、传阅、审批、归档等功能。2.各部门应指定专人负责文件收发管理信息系统的操作和维护，确保系统的正常运行。3.文件起草人应将起草好的文件录入文件收发管理信息系统，并按照审批流程进行呈批。审批领导应在系统中签署审批意见，行政部应在系统中进行文件的编号、排版、印发等操作。4.文件收发管理信息系统应具备文件跟踪、查询、统计等功能，方便行政部和各部门对文件收发情况进行实时监控和管理。九、监督与考核1.行政部应定期对公司文件收发管理工作进行检查和监督，发现问题及时整改。2.公司将文件收发管理工作纳入部门绩效考