监理档案管理制度定稿版

监理档案管理制度定稿版1.目的为加强本监理项目档案管理，确保档案资料的完整、准确、系统和有效利用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于[具体监理项目名称]监理过程中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。3.管理职责项目总监理工程师负责档案管理工作的全面领导与监督，确保档案管理工作与监理工作同步进行。档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管和查阅等具体工作。各专业监理工程师负责本专业相关档案资料的收集、整理和移交工作，确保资料的完整性和准确性。二、档案的分类与编号1.分类原则按照监理工作流程和档案内容的性质进行分类，便于管理和查找。分为工程前期文件、监理管理文件、监理技术文件、工程质量控制文件、工程进度控制文件、工程造价控制文件、工程安全与环境管理文件、工程竣工验收文件等八大类。2.编号规则采用统一的编号体系，确保各类档案编号唯一且具有系统性。编号格式为：项目名称缩写+分类代码+年份+顺序号。例如：[项目名称缩写]GQ2023001，其中"GQ"代表工程前期文件分类代码。具体分类代码如下：工程前期文件：GQ监理管理文件：GL监理技术文件：JS工程质量控制文件：ZL工程进度控制文件：JD工程造价控制文件：ZC工程安全与环境管理文件：AQ工程竣工验收文件：YS三、档案的收集1.收集范围与监理项目相关的各类文件、资料、记录，包括但不限于业主文件、设计文件、施工单位报审文件、监理自身工作文件等。来往信函、会议纪要、报告、报表、图纸、照片、音像资料等。2.收集时间各类文件资料形成后，相关责任人应及时收集并移交档案管理员。工程前期文件在项目启动阶段开始收集；监理过程中形成的文件资料随工作进度同步收集；工程竣工验收文件在验收工作完成后及时收集。3.收集要求收集的文件资料应真实、完整、有效，签字盖章手续齐全。对于电子文件，应确保格式通用、存储介质可靠，并与纸质文件内容一致。四、档案的整理1.整理原则遵循文件资料的形成规律，保持文件之间的有机联系。分类科学、组卷合理、排列有序、编号清晰、装订整齐。2.整理方法按照分类要求，对收集到的文件资料进行分类整理。同一类文件资料按照时间顺序排列，对于有内在逻辑关系的文件应集中整理。每卷档案应编制卷内目录，目录内容包括序号、文件题名、日期、页号等。对于图纸资料，应折叠成A4幅面，并在右下角加盖竣工图章。五、档案的归档1.归档时间各类档案应在形成后[X]个工作日内归档。工程竣工验收后[X]个月内，完成全部档案的归档工作。2.归档流程档案管理员对整理好的档案进行审核，确保符合归档要求。将审核通过的档案按照分类顺序装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年份、卷号等信息。填写档案移交清单，一式两份，移交人和档案管理员双方签字确认，一份留存档案管理部门，一份随档案保存。六、档案的保管1.保管场所设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。档案库房应配备必要的保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器等。2.保管要求档案应分类存放，排列整齐，便于查找。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。电子档案应进行备份，并存储在不同的介质上，定期进行数据维护。七、档案的查阅1.查阅权限本项目监理人员因工作需要可查阅相关档案资料。外单位人员查阅档案，需经项目总监理工程师批准，并办理查阅登记手续。2.查阅流程查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅内容、目的、时间等信息。申请表经批准后，档案管理员根据申请提供相应档案，并在查阅过程中进行现场监督。查阅人不得擅自涂改、抽取、复制档案内容，如需复制，应经档案管理员同意，并注明复制用途。查阅完毕后，查阅人应及时归还档案，档案管理员检查档案是否完整无损，如有问题及时记录并追究查阅人责任。八、档案的借阅1.借阅权限原则上不允许档案外借，如有特殊情况需要外借，需经项目总监理工程师批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。2.借阅流程借阅人填写档案借阅申请表，详细说明借阅原因、借阅期限等。申请表经批准后，档案管理员与借阅人签订档案借阅协议，明确双方责任和义务。借阅人持借阅协议领取档案，并在规定时间内归还。档案归还时，档案管理员应认真检查档案的完整性和保密性，如有损坏或丢失，借阅人应负责赔偿。九、档案的保密1.保密措施加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识。档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。对涉及商业秘密、技术秘密等重要档案，应采取加密存储、专人保管等措施。2.保密责任档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。因工作需要查阅、使用档案的人员，应严格按照规定程序进行操作，不得擅自传播档案信息。对违反保密制度的行为，将视情节轻重给予相应处罚。十、档案的销毁1.销毁范围已超过保管期限且无保存价值的档案。因其他原因需要销毁的档案。2.销毁流程档案管理员定期对档案进行清查，提出销毁档案清单。销毁清单经项目总监理工程师审核批准后，方可进行销毁。销毁档案时，应至少有两人在场监销，并在销毁记录上签字确认。销毁记录应包括销毁