印章刻制安全管理制度

印章刻制安全管理制度1.目的为加强公司印章刻制过程中的安全管理，规范印章刻制行为，防范印章刻制环节的风险，确保公司印章的安全性、合法性和有效性，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各类印章的刻制管理，包括但不限于公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、部门章等。3.基本原则印章刻制应遵循合法、合规、安全、保密的原则，严格按照国家法律法规和公司相关规定进行操作。二、印章刻制申请1.申请流程各部门因工作需要刻制印章时，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人签字确认。将《印章刻制申请表》提交至行政部门，行政部门对申请内容进行审核，确保申请事项符合公司规定和实际工作需要。审核通过后，行政部门将申请表提交至公司领导审批，领导根据实际情况做出批准或不批准的决定。2.申请材料除填写完整的《印章刻制申请表》外，申请部门还应提供相关证明文件，如合同协议、上级批示等，以证明印章刻制的必要性。涉及财务、合同等重要印章刻制的，需提供详细的业务说明和风险评估报告。三、印章刻制单位选择1.资质要求印章刻制单位必须具有合法的经营资质，具备公安部门颁发的《特种行业许可证》。优先选择信誉良好、专业技术水平高、设备先进的印章刻制单位。2.选择程序行政部门负责通过多种渠道收集印章刻制单位信息，如网络搜索、行业推荐、实地考察等。对收集到的印章刻制单位进行筛选和评估，形成候选名单。组织相关部门对候选名单中的单位进行实地考察，了解其经营状况、技术能力、服务质量等情况。根据考察结果，综合考虑价格、服务等因素，选定最终的印章刻制单位，并签订《印章刻制合同》。四、印章刻制过程管理1.现场监督在印章刻制过程中，行政部门应安排专人前往印章刻制单位进行现场监督，确保刻制过程符合安全要求。监督人员应密切关注刻制设备的运行情况、操作人员的操作规范以及印章材料的使用情况，防止出现违规操作和材料浪费。2.材料管理印章刻制所需的材料应严格按照公司规定进行采购和管理，确保材料的质量和安全性。对印章材料的领取、使用和剩余情况进行详细记录，做到账物相符。禁止使用未经公司批准的印章材料，防止假冒伪劣材料流入印章刻制环节。3.信息保密印章刻制单位应对公司印章的样式、规格、内容等信息严格保密，不得向任何第三方泄露。在现场监督过程中，监督人员应提醒印章刻制单位注意保密事项，并与刻制单位签订保密协议。公司内部参与印章刻制申请和审批的人员，也应对相关信息严格保密，防止信息泄露引发风险。五、印章验收1.验收标准验收人员应根据公司要求和相关标准，对刻制完成的印章进行严格验收。验收内容包括印章的外观质量、尺寸规格、文字图案清晰度、材质硬度等方面，确保印章符合规定要求。2.验收程序印章刻制完成后，印章刻制单位应及时通知公司行政部门进行验收。行政部门组织相关人员对印章进行验收，验收合格后填写《印章验收单》，并由验收人员签字确认。如发现印章存在质量问题或不符合要求的情况，应及时与印章刻制单位沟通，要求其限期整改或重新刻制。六、印章交接与保管1.交接手续印章验收合格后，由行政部门负责与印章刻制单位办理交接手续，填写《印章交接清单》，明确印章的名称、数量、交接时间、交接双方等信息。交接过程中，双方应仔细核对印章的各项信息，确保交接无误。交接清单一式两份，双方各执一份存档。2.保管责任公司设立专门的印章保管岗位，指定专人负责印章的保管工作。印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章保管规定。印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。严禁将印章随意放置或交予他人代管，确因工作需要临时交接的，应办理临时交接手续，并在规定时间内归还。七、印章使用1.使用流程用印部门填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、用印份数等信息，并经部门负责人签字确认。将《印章使用申请表》提交至印章保管人员，印章保管人员对申请内容进行审核，确保用印事项符合公司规定和审批流程。审核通过后，印章保管人员在用印登记本上记录用印信息，并按照规定在用印文件上加盖印章。用印时应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或漏盖。用印完成后，印章保管人员将《印章使用申请表》和用印文件存档，以备查阅。2.审批权限不同类型的印章使用具有不同的审批权限，具体如下：公司公章：涉及公司重大决策、合同协议签订、对外行文等重要事项的用印，需经公司总经理审批。法定代表人章：用于法定代表人授权范围内的事项，需经法定代表人签字或授权后方可用印。财务专用章：涉及财务收支、资金结算等财务事项的用印，需经财务负责人审批。合同专用章：用于签订合同协议等经济业务事项的用印，需经合同主办部门负责人和分管领导审批。部门章：用于部门内部文件、通知等事项的用印，需经部门负责人审批。3.禁止事项严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。未经批准，不得擅自将印章带出公司使用。如因特殊情况确需带出的，必须经公司领导批准，并办理相关登记手续，用印完毕后及时归还。禁止在与公司业务无关的文件或事项上加盖印章。八、印章停用与销毁1.停用情形因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，导致印章不再使用时，应及时办理停用手续。印章保管人员发现印章丢失、被盗或存在其他安全隐患时，应立即报告公司领导，并采取相应的措施进行处理，同时办理印章停用手续。2.停用程序由行政部门填写《印章停用申请表》，详细说明印章停用的原因、停用时间等信息，并经部门负责人和公司领导审批。审批通过后，行政部门发布印章停用通知，告知公司各部门该印章已停用，禁止继续使用。将停用的印章收回，与印章保管人员进行核对，并在《印章停用登记表》上记录相关信息。3.销毁程序对于已停用的印章，原则上应进行销毁处理，以防止印章被非法使用。行政部门负责组织印章销毁工作，制定销毁方案，明确销毁方式、时间、地点等。销毁印章时，应至少有两名以上人员在场监督，确保印章被彻底销毁。销毁完成后，监督人员在《印章销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档。九、监督与检查1.内部监督公司内部审计部门定期对印章刻制、使用、保管等情况进行审计监督，检查印章管理制度的执行情况，发现问题及时督促整改。行政部门负责对印章使用情况进行日常检查，确保印章使用符合规定流程和审批权限。2.违规处理对于违反印章刻制安全管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。如因违规行为