关于新闻媒体采访接待管理办法

关于新闻媒体采访接待管理办法1.目的为了规范本单位新闻媒体采访接待工作，确保采访接待工作的有序进行，树立良好的单位形象，加强与新闻媒体的沟通与合作，特制定本管理办法。2.适用范围本办法适用于本单位接待国内外各类新闻媒体记者来本单位进行采访报道的活动。3.基本原则热情友好原则：以热情、周到的服务接待新闻媒体记者，展现本单位积极向上的精神风貌。规范有序原则：采访接待工作要遵循一定的程序和规范，确保各项活动有条不紊地开展。信息真实原则：向新闻媒体提供的信息应真实、准确、全面，不得隐瞒或虚报。统一管理原则：采访接待工作由本单位宣传部门统一归口管理，其他部门积极配合。二、接待准备1.信息收集宣传部门应及时关注国内外新闻媒体动态，了解各类媒体的报道重点、风格及影响力。对于有采访意向的新闻媒体，要详细收集其基本信息，包括媒体名称、记者姓名、联系方式、采访主题及要求等。2.审批流程接到新闻媒体采访申请后，宣传部门应填写《新闻媒体采访申请表》，详细说明采访媒体、记者、时间、地点、采访内容等信息。《新闻媒体采访申请表》经部门负责人审核后，报单位分管领导审批。对于涉及重要事项或敏感问题的采访申请，需报单位主要领导审批。经审批同意的采访申请，宣传部门应及时与新闻媒体取得联系，确认采访相关事宜。3.制定接待方案根据审批通过的采访申请和新闻媒体的要求，宣传部门负责制定详细的接待方案。接待方案应包括以下内容：基本信息：采访媒体、记者姓名及联系方式、采访时间及时长、采访地点及路线等。接待安排：迎送人员、陪同人员、采访场地布置、采访设备准备、餐饮及交通安排等。采访内容安排：介绍本单位基本情况、重点工作及成果、安排采访对象及采访问题准备等。应急措施：针对可能出现的突发情况制定相应的应对措施，如设备故障、采访受阻等。接待方案经宣传部门负责人审核后，报单位分管领导审定。重大采访接待活动的接待方案需报单位主要领导批准。4.通知相关部门及人员宣传部门根据审定后的接待方案，及时通知相关部门及人员做好准备工作。通知内容包括采访时间、地点、接待要求等，确保各部门及人员明确职责，密切配合。三、采访接待流程1.迎接与引导按照接待方案安排，迎送人员提前到达指定地点迎接新闻媒体记者。迎送人员应主动与记者打招呼，热情迎接，帮助记者搬运采访设备等物品。引导记者前往采访场地，途中简要介绍本单位的基本情况和采访安排。2.采访开场到达采访场地后，宣传部门负责人或指定的陪同人员向记者介绍本单位参加采访的人员，包括单位领导、相关部门负责人及采访对象等。宣传部门负责人简要介绍本次采访的目的、主题及流程安排，让记者对采访有一个清晰的了解。3.采访实施采访过程中，陪同人员应协助记者与采访对象进行沟通，确保采访顺利进行。对于记者提出的问题，采访对象应如实、准确地回答，不得回避或隐瞒重要信息。如有需要，相关部门负责人可进行补充说明或提供相关资料。宣传部门应安排专人负责记录采访内容，包括记者提问、采访对象回答要点等，以便后续整理和宣传报道使用。采访过程中要注意维护采访秩序，避免无关人员干扰采访活动。同时，要尊重记者的采访权利，不得强行干涉记者的提问或采访方式。4.参观与交流根据采访需要，可安排记者参观本单位的相关场所、设施或项目，让记者更直观地了解本单位的工作情况和发展成果。在参观过程中，由相关部门负责人或专业人员进行讲解，解答记者的疑问。参观结束后，可安排适当的交流环节，听取记者对本次采访及本单位工作的意见和建议，加强与新闻媒体的沟通与互动。5.采访结束采访结束后，宣传部门负责人或陪同人员向记者表示感谢，并询问记者对本次采访的满意度及后续报道计划等。协助记者整理采访设备，送记者离开采访地点。及时收集记者的名片等联系方式，以便后续沟通和跟进报道情况。四、信息管理与发布1.采访资料整理采访结束后，宣传部门负责及时整理采访资料，包括采访记录、录音、录像、照片等。对采访记录进行整理和编辑，确保内容准确、完整，突出重点。同时，将采访录音、录像进行分类保存，以备后续查阅和使用。对于采访过程中拍摄的照片，要进行筛选和整理，选择具有代表性和宣传价值的照片进行后期处理。2.信息审核宣传部门整理好的采访资料需提交部门负责人进行审核。审核内容包括信息的真实性、准确性、客观性以及是否符合单位的宣传口径和保密规定等。对于涉及重要事项、敏感问题或可能引起社会广泛关注的采访信息，审核通过后还需报单位分管领导进行终审。3.新闻发布根据审核通过的采访资料，宣传部门负责撰写新闻稿件或制作新闻视频等宣传产品。新闻稿件应语言规范、表述清晰、内容生动，突出采访重点和亮点。新闻视频要剪辑流畅、画面清晰、配音准确，能够全面展示采访内容和本单位形象。宣传部门将制作好的新闻宣传产品按照新闻媒体的要求和单位的宣传计划进行发布。发布渠道包括本单位官方网站、微信公众号、微博等新媒体平台，以及向合作的新闻媒体供稿等。在新闻发布过程中，要注意遵守新闻媒体的相关规定和要求，确保新闻宣传产品能够及时、准确地传播出去。同时，要关注新闻媒体的反馈信息，及时处理可能出现的问题。五、保密管理1.保密教育对参与采访接待工作的所有人员进行保密教育，提高保密意识，明确保密责任。保密教育内容包括国家保密法律法规、单位保密制度、采访接待中的保密注意事项等，确保工作人员了解保密工作的重要性和相关要求。2.保密措施在采访接待过程中，严格控制采访范围和信息传播渠道，对于涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等敏感信息，不得随意透露给新闻媒体记者。采访场地应选择在符合保密要求的区域，避免无关人员进入采访现场。对于采访过程中涉及的文件、资料、数据等，要妥善保管，防止丢失或泄露。与新闻媒体记者签订保密协议，明确双方的保密责任和义务，要求记者在采访过程中遵守保密规定，不得擅自传播未经授权的信息。3.保密监督与检查宣传部门负责对采访接待工作中的保密措施落实情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。定期对参与采访接待工作的人员进行保密工作考核，将保密工作表现纳入个人绩效考核体系，对违反保密规定的人员进行严肃处理。六、经费管理1.预算编制宣传部门根据每次采访接待活动的实际情况，编制详细的经费预算。经费预算应包括交通费用、餐饮费用、住宿费用、采访设备租赁费用、宣传资料制作费用等各项开支。经费预算经部门负责人审核后，报单位财务部门审核，并按照单位财务审批流程进行审批。2.经费使用采访接待经费应严格按照审批后的预算进行使用，不得超预算开支。各项费用的报销应符合单位财务制度的规定，凭合法有效的票据进行报销。报销时需填写报销申请表，注明费用用途、金额、报销时间等信息，并经相关负责人签字审批。财务部门应加强对采访接待经费使用情况的监督检查，定期对经费使用情况进行审计，确保经费使用合理、合规、透明。3.费用结算采访接待活动结束后，宣传部门应及时整理相关票据，办理经费结算手续。结算时，要与接待服务单位核对费用明细，确保费用结算准确无误。经费结算完成后，财务部门应将经费使用情况向单位领导汇报。七、应急管理1.应急预案制定针对采访接待过程中可能出现的突发情况，如自然灾害、设备故障、采访受阻、媒体负面报道等，制定应急预案。应急预案应包括应急组织机构及职责、应急响应程序、应急处置措施、后续恢复与处理等内容，确保在突发情况下能够迅速、有效地进行应对。2.应急培训与演练定期组织参与采访接待工作的人员进行应急培训，培训内容包括应急预案解读、应急处置技能、沟通协调技巧等，提高工作人员的应急处置能力。适时开展应急演练，模拟各类突发情况，检验应急预案的可行性和有效性，发现问题及时进行修订和完善。3.应急处置突发情况发生时，现场工作人员应立即启动应急预案，并及时向宣传部门负责人和单位领导报告。按照应急预案的要求，迅速采取相应的应急处置措施，如组织人员疏散、抢修设备、协调解决采访受阻问题、应对媒体负面报道等，最大限度地减少突发情况对采访接待活动和单位形象造成的影响。应急处置过程中，要及时向上级主管部门和