办公用品管理制度整套

办公用品管理制度整套1.目的为加强公司办公用品的管理，规范办公用品的采购、使用、保管等行为，合理控制办公用品费用，提高办公用品使用效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.管理原则遵循"统一管理、按需配备、节约使用"的原则，确保办公用品的合理配置和有效利用。二、职责分工1.行政部门负责制定办公用品管理制度并组织实施。汇总各部门办公用品需求计划，编制采购计划并组织采购。负责办公用品的验收、入库、保管、发放及库存管理。定期盘点办公用品库存，及时补充短缺物资。对办公用品的使用情况进行监督检查，提出改进建议。2.各部门负责本部门办公用品需求的统计和申报。合理使用和保管本部门领用的办公用品，不得随意浪费或转借他人。协助行政部门做好办公用品的盘点工作。三、办公用品分类及标准1.办公文具类书写工具：钢笔、圆珠笔、中性笔、铅笔、记号笔等。纸品类：复印纸、打印纸、便签纸、笔记本、文件夹、档案袋等。桌面用品：订书机、订书钉、回形针、大头针、胶水、胶棒、计算器、剪刀、裁纸刀、直尺等。其他：涂改液、修正带、橡皮筋、长尾夹等。2.办公设备类电脑及周边设备：台式电脑、笔记本电脑、显示器、打印机、复印机、扫描仪、传真机、键盘、鼠标、音箱等。办公家具：办公桌、办公椅、文件柜、会议桌椅等。3.消耗用品类清洁用品：抹布、拖把、扫帚、垃圾袋、清洁剂等。耗材类：硒鼓、墨盒、碳粉、色带、打印纸等。4.其他类通讯设备：固定电话、手机、对讲机等。数码产品：相机、摄像机、投影仪等。四、办公用品采购管理1.需求计划申报各部门应于每月[具体日期]前，将本部门次月办公用品需求计划填写完整，提交至行政部门。需求计划应详细注明办公用品的名称、规格、型号、数量等信息。如有特殊办公用品需求，需提前向行政部门说明情况，以便及时采购。2.采购计划编制行政部门收到各部门需求计划后，进行汇总分析，结合办公用品库存情况，编制次月办公用品采购计划。采购计划应确保满足公司正常办公需求，同时避免过度采购造成浪费。3.采购实施行政部门根据采购计划，选择合格的供应商进行采购。优先选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理的供应商。采购人员应与供应商签订采购合同，明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。对于批量采购的办公用品，应按照合同约定的时间和方式进行交货验收。五、办公用品验收与入库管理1.验收办公用品到货后，采购人员应及时通知行政部门进行验收。行政部门验收人员应按照采购合同和相关标准，对办公用品的规格、数量、质量等进行仔细核对。对于验收合格的办公用品，验收人员应在送货单上签字确认；对于验收不合格的办公用品，应及时与供应商联系，要求其更换或处理。2.入库验收合格的办公用品应及时办理入库手续。入库人员应根据送货单和验收单，将办公用品分类存放，并填写入库登记表。入库登记表应详细记录办公用品的名称、规格、型号、数量、入库日期、供应商等信息。行政部门应定期对办公用品库存进行盘点，确保账实相符。六、办公用品发放管理1.发放原则按需发放原则。根据各部门实际工作需要，合理发放办公用品，确保满足正常办公需求。定量发放原则。对部分办公用品实行定量发放，如复印纸、打印纸等，以控制使用量，避免浪费。以旧换新原则。对于部分可重复使用的办公用品，如计算器、订书机等，实行以旧换新制度，鼓励员工节约使用。2.发放流程各部门员工因工作需要领用办公用品时，应填写办公用品领用申请表，注明领用办公用品的名称、规格、型号、数量等信息，并经部门负责人签字批准。员工持办公用品领用申请表到行政部门领取办公用品。行政部门发放人员应根据申请表内容，核实库存情况，如数发放办公用品，并在申请表上签字确认。行政部门应定期统计各部门办公用品领用情况，分析使用趋势，合理调整发放标准。七、办公用品使用与保管1.使用要求员工应爱护办公用品，合理使用，避免浪费和损坏。对于办公文具类用品，应按照正确的使用方法进行使用，如节约用纸、规范使用书写工具等。对于办公设备类用品，应严格按照操作规程进行操作，定期进行维护保养，确保设备正常运行。员工离职时，应将领用的办公用品交回行政部门，如有损坏或丢失，应照价赔偿。2.保管要求行政部门应设立专门的办公用品仓库，对办公用品进行分类存放，确保存放环境安全、整洁、通风良好。仓库管理人员应定期对办公用品进行盘点，检查库存数量、质量等情况，及时发现并处理问题。对于贵重办公用品和易损办公用品，应加强保管措施，如单独存放、设置专人管理等。八、办公用品费用管理1.预算管理行政部门应根据公司年度经营计划和办公用品使用情况，编制年度办公用品费用预算。年度办公用品费用预算应报公司领导审批后执行，并分解到各季度、各月份，以便进行控制和考核。2.费用核算财务部门应建立办公用品费用核算台账，对办公用品采购、领用等费用进行详细记录。行政部门应定期与财务部门核对办公用品费用账目，确保费用核算准确无误。3.费用控制行政部门应严格按照办公用品费用预算进行采购和使用管理，控制费用支出。如因特殊情况需要超出预算支出，应提前向公司领导申请追加预算，并说明原因。财务部门应定期对办公用品费用进行分析，提出改进建议，协助行政部门做好费用控制工作。九、监督与检查1.行政部门定期检查行政部门应定期对各部门办公用品使用情况进行检查，检查内容包括办公用品的领用、使用、保管等方面。对于检查中发现的问题，行政部门应及时向相关部门和人员提出整改意见，并跟踪整改情况。2.公司不定期抽查公司领导和相关部门应不定期对各部门办公用品使用情况进行抽查，了解办公用品管理制度的执行情况。对于抽查中发现的违规行为，公司将按照相关规定进行严肃处理。十、处罚与奖励1.处罚对于违反办公用品管理制度，浪费、损坏办公用品的员工，公司将视情节轻重给予批评教育、罚款等处罚。对于因管理不善导致办公用品丢失或被盗的部门负责人，公司将追究其管理责任，并给予相应的处罚。2.奖励对于在办公用品管理工作中表现突出，如节