公司文件资料归档管理制度

公司文件资料归档管理制度1.目的为了加强公司文件资料的管理，确保文件资料的完整性、准确性和安全性，便于查阅和利用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类文件资料的归档管理。3.基本原则遵循文件资料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。二、文件资料的分类与编号1.分类行政文件：包括公司发布的各类规章制度、通知、通报、报告、决定、会议纪要等。业务文件：涉及公司各项业务活动的策划方案、合同协议、业务报表、项目文档等。财务文件：财务预算、决算报告、会计凭证、审计报告等。人事文件：员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。技术文件：产品研发资料、技术标准、操作规程、技术图纸等。2.编号为便于文件资料的识别与管理，对各类文件资料进行统一编号。编号采用[具体编号规则]，例如：行政文件：[行政标识][年份][流水号]，如XZ2023001。业务文件：[业务标识][年份][项目编号][流水号]，如YW202301001。财务文件：[财务标识][年份][月份][流水号]，如CW202303001。人事文件：[人事标识][年份][员工编号][文件类别]，如RS2023001入职资料。技术文件：[技术标识][年份][产品型号][版本号][流水号]，如JS2023AV1.0001。三、文件资料的收集与整理1.收集职责各部门指定专人负责本部门文件资料的收集工作，确保文件资料的及时、完整。文件资料形成后，承办人员应及时将原件或复印件提交给本部门的资料收集人员。2.收集范围上级机关下发的与本公司有关的文件、指示、通知等。公司内部形成的各类文件、会议记录、工作计划、总结、报告等。业务活动中产生的合同、协议、订单、客户资料、市场调研资料等。财务活动中涉及的各种凭证、报表、票据等。人事工作中的招聘、培训、考核、晋升等相关文件。技术研发过程中的图纸、文档、实验报告等。3.整理要求收集到的文件资料应进行分类整理，按照本制度规定的分类方法进行归类。每份文件资料应保持整洁、完整，如有破损、缺页等情况，应及时修复或补充。对文件资料进行编号，并在文件首页右上角加盖编号章。编写文件资料的目录，目录应包括文件编号、文件名称、日期、页数等信息，便于查找和索引。四、文件资料的归档1.归档时间定期归档：各部门应在每月末或每季度末将本部门整理好的文件资料移交至公司档案室进行归档。即时归档：对于重要的、紧急的文件资料，应在文件形成后及时归档。2.归档流程部门移交：各部门资料收集人员将整理好的文件资料填写《文件资料归档移交清单》，一式两份，一份随文件资料交档案室，一份部门留存。档案室接收：档案室工作人员对移交的文件资料进行核对，检查文件资料的完整性、准确性和编号的规范性。核对无误后，在《文件资料归档移交清单》上签字确认，并将文件资料按照类别和编号顺序存入档案柜或电子存储设备。3.归档存储纸质文件：应存放在专门的档案柜中，档案柜应保持清洁、干燥，避免文件资料受潮、发霉或受损。按照文件的类别和编号顺序排列，便于查找。电子文件：应存储在服务器或外部存储设备上，建立电子文件目录结构，与纸质文件目录相对应。对电子文件进行加密处理，确保文件的安全性。同时，定期对电子文件进行备份，防止数据丢失。五、文件资料的查阅与借阅1.查阅权限公司内部员工因工作需要查阅文件资料时，可向档案室提出申请。查阅一般性文件资料，经部门负责人批准后即可查阅；查阅重要文件资料或涉及机密的文件资料，需经公司分管领导批准。外部单位因工作需要查阅公司文件资料时，须持有单位介绍信，经公司总经理批准后，由档案室工作人员陪同查阅，并做好查阅记录。2.查阅流程查阅申请：查阅人填写《文件资料查阅申请表》，注明查阅文件资料的名称、编号、查阅目的等信息。审批：申请表经相关领导批准后交档案室。查阅：档案室工作人员根据批准的申请表提供文件资料，并在查阅现场进行监督。查阅人不得擅自涂改、抽取、损坏文件资料。归还：查阅完毕后，查阅人应及时将文件资料归还档案室，档案室工作人员检查文件资料的完整性后，在《文件资料查阅申请表》上签字确认。3.借阅权限公司内部员工因工作需要借阅文件资料时，经部门负责人批准后，可办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前向档案室说明情况并办理续借手续。借阅涉及机密的文件资料，需经公司分管领导批准，并严格按照保密规定进行管理。4.借阅流程借阅申请：借阅人填写《文件资料借阅申请表》，注明借阅文件资料的名称、编号、借阅期限等信息。审批：申请表经相关领导批准后交档案室。借阅登记：档案室工作人员根据批准的申请表进行借阅登记，记录借阅人姓名、部门、借阅文件资料名称及编号、借阅日期、预计归还日期等信息，并向借阅人发放文件资料。归还：借阅人应在规定的借阅期限内归还文件资料，档案室工作人员检查文件资料的完整性和有无损坏情况后，在《文件资料借阅申请表》上签字确认，并注销借阅登记。六、文件资料的保管与维护1.保管责任公司档案室负责文件资料的集中保管，档案室工作人员应定期对文件资料进行检查和整理，确保文件资料的安全与完整。2.保管环境档案室应保持适宜的温度、湿度和通风条件，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保文件资料不受损坏。3.维护措施定期对纸质文件资料进行清点和整理，发现问题及时处理。对电子文件进行定期备份，检查存储设备的运行状况，防止数据丢失。对破损、褪色的文件资料进行修复或复制，确保文件资料的可读性。七、文件资料的鉴定与销毁1.鉴定原则根据文件资料的保存价值和时效性，定期对文件资料进行鉴定，确定其是否需要继续保存。2.鉴定组织成立文件资料鉴定小组，由公司办公室、档案室及相关业务部门的人员组成，负责对文件资料进行鉴定。3.鉴定标准已超过保管期限，且确无保存价值的文件资料。重复、多余或无效的文件资料。涉及公司机密且已解密的文件资料。4.销毁流程鉴定小组对文件资料进行鉴定后，提出销毁意见，填写《文件资料销毁申请表》，经公司分管领导批准后实施销毁。对于纸质文件资料，应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，并由两人以上监销，确保销毁彻底。对于电子文件，应采用格式化、删除等方式进行销毁，并对存储设备进行物理销毁或重新格式化处理，防止数据恢复。销毁完毕后，监销人员在《文件资料销毁申请表》上签字确认，并将销毁情况记录存档。八、保密规定1.公司文件资料中涉及机密信息的，应严格按照公司保密制度进行管理。未经授权，任何人不得泄露机密文件资料的内容。2.在查阅、借阅和使用机密文件资料时，必须遵守保密规定，采取必要的保