来访登记制度

来访登记制度（一）目的为了加强本单位的安全管理，维护正常的工作秩序，确保人员和财产安全，特制定本来访登记制度。（二）适用范围本制度适用于所有进入本单位办公区域、生产区域及相关场所的外来人员，包括但不限于访客、供应商、合作伙伴、维修人员等。（三）基本原则1.严格登记原则：所有来访人员必须进行详细登记，不得遗漏重要信息。2.安全第一原则：确保来访人员的行为符合安全规定，防止无关人员进入敏感区域。3.服务与管理并重原则：在做好来访人员管理的同时，提供必要的服务，方便业务往来。二、来访登记流程（一）预约来访1.外来人员如有需要来访，应提前与本单位相关部门或人员取得联系，说明来访目的、人数、时间等信息。2.被访部门或人员在确认来访事宜后，填写《来访预约登记表》，注明预约时间、来访人员姓名、单位、联系方式、来访事由等内容，并提交至门卫室或相关管理部门。（二）现场登记1.来访人员到达本单位后，首先前往门卫室或指定的登记地点。2.门卫或接待人员应热情接待来访人员，并要求其出示有效身份证件（如身份证、驾驶证、工作证等）。3.来访人员需填写《来访人员登记表》，详细填写姓名、性别、年龄、单位、联系方式、来访时间、来访事由、被访部门及人员等信息。如有同行人员，应逐一登记。4.接待人员对照《来访预约登记表》或与被访部门进行核实，确认来访信息无误后，在《来访人员登记表》上签字确认。（三）证件发放与佩戴1.经核实无误后，门卫为来访人员发放临时出入证。临时出入证应包含来访人员姓名、照片、单位、有效期等信息。2.来访人员须将临时出入证佩戴在胸前明显位置，以便于识别和管理。在离开本单位时，应将临时出入证交还给门卫。（四）引导与陪同1.对于预约来访的人员，接待人员应根据来访事由，安排专人引导来访人员前往相应的部门或场所，并通知被访部门做好接待准备。2.对于未提前预约的来访人员，接待人员应及时与被访部门联系，在得到同意后，按照上述要求进行引导和陪同。3.在引导和陪同过程中，接待人员应向来访人员介绍本单位的基本情况、安全注意事项等，提醒来访人员遵守本单位的各项规章制度。（五）来访结束1.来访人员结束访问后，应主动前往门卫室办理离开手续。2.门卫在收回临时出入证后，在《来访人员登记表》上记录离开时间，并请来访人员签字确认。3.如来访人员有物品寄存，门卫应在核实物品无误后，予以归还。三、登记信息要求（一）基本信息1.姓名：填写来访人员的真实姓名，不得使用化名或昵称。2.性别、年龄：准确填写来访人员的性别和年龄信息。3.单位：填写来访人员所在的单位名称，如为个人来访，应填写其常住地址或工作单位。4.联系方式：包括手机号码、固定电话号码等，确保能够及时与来访人员取得联系。（二）来访信息1.来访时间：精确到年、月、日、时、分，记录来访人员到达本单位的具体时间。2.来访事由：详细说明来访的目的，如业务洽谈、会议、送货、维修等。3.被访部门及人员：明确来访人员要拜访的具体部门和人员姓名。（三）其他信息1.同行人员：如有同行人员，应逐一登记其基本信息和与来访人员的关系。2.车辆信息：如来访人员驾驶车辆，应登记车辆牌照号码、车型等信息。四、特殊情况处理（一）未预约来访1.对于未提前预约的来访人员，门卫应先与被访部门或人员取得联系，确认是否同意接待。2.如被访部门或人员同意接待，门卫应按照本制度要求进行登记，并通知被访部门安排人员引导。3.如被访部门或人员不同意接待，门卫应礼貌地向来访人员说明情况，并请其离开本单位。（二）紧急来访1.对于因紧急情况来访的人员，门卫应立即进行登记，并优先安排引导和接待。2.同时，门卫应及时通知相关部门或人员，说明来访情况和紧急程度，以便做好相应的应对措施。（三）团体来访1.对于团体来访人员（人数较多），门卫应要求其推选代表进行登记，并提供团体人员的基本信息清单（包括姓名、单位、联系方式等）。2.接待人员应根据团体来访事由，合理安排接待场地和引导人员，确保来访过程有序进行。（四）临时变更来访信息1.来访人员在来访过程中如需临时变更来访信息（如来访时间、来访事由、被访部门等），应及时告知门卫或接待人员。2.门卫或接待人员应在《来访人员登记表》上进行相应修改，并与被访部门进行沟通确认。五、登记记录管理（一）记录保存1.《来访人员登记表》应妥善保存，保存期限不少于[X]年。2.登记记录可采用纸质档案或电子档案的形式进行保存，电子档案应进行备份，防止数据丢失。（二）查阅与使用1.本单位内部人员因工作需要查阅来访登记记录的，应填写《来访登记记录查阅申请表》，注明查阅原因、查阅范围等内容，经相关部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅人员应在指定地点查阅登记记录，不得擅自复印、拍照或带出查阅地点。查阅完毕后，应及时归还登记记录，并在《来访登记记录查阅申请表》上签字确认。3.来访登记记录仅限于本单位内部使用，未经批准，不得向外部人员提供或泄露。（三）数据清理1.对于超过保存期限的来访登记记录，应按照档案管理规定进行清理。2.在清理登记记录前，应进行备份，并填写《来访登记记录清理申请表》，经相关部门负责人审核后，方可进行清理。六、监督与检查（一）日常检查1.门卫应每日对来访登记情况进行自查，确保登记信息完整、准确，登记流程规范。2.相关管理部门应不定期对来访登记工作进行抽查，发现问题及时督促整改。（二）定期考核1.本单位将定期对来访登记制度的执行情况进行考核，考核内容包括登记信息的准确性、登记流程的规范性、接待人员的服务态度等。2.对于考核结果优秀的部门或个人，给予表彰和奖励；对于考核结果不合格的部门或个人，进行通报批评，并责令限期整改。七、责任追究（一）违规行为1.来访人员未按本制度要求进行登记，擅自进入本单位的。2.接待人员未认真核实来访人员信息，导致无关人员进入本单位的。3.登记人员未如实记录来访信息，或故意隐瞒、篡改登记信息的。4.违反本制度规定，擅自将来访登记记录提供给外部人员或泄露给无关人员的。（二）责任追究方式1.对于违规行为较轻的，给予警告、批评教育等处理。2.对于违规行为造成一定后果的，视情节轻重，给予相应的经济处罚，如罚款、扣发绩效奖金等。3.对于违规行为严重，给本单位造成重大损失或不良影响的，将依法依规追究相关人员的法律责任。八、附则（一）制度解释本制度由