供应商准入制度2024.3.17

供应商准入制度2024.3.171.目的本制度旨在规范公司供应商的选择、评估与准入流程，确保所采购的物资和服务符合公司质量、成本、交货期等要求，保障公司生产经营活动的顺利进行，提高公司整体运营效率和经济效益。2.适用范围本制度适用于公司所有采购项目的供应商准入管理，包括但不限于原材料、零部件、设备、办公用品、劳务服务等。3.基本原则公平公正原则：在供应商选择和评估过程中，遵循公平公正的原则，确保所有符合条件的供应商都有平等的机会参与竞争。质量优先原则：优先选择能够提供高质量产品和服务的供应商，以满足公司生产经营对物资和服务质量的要求。成本效益原则：在保证质量的前提下，综合考虑供应商的价格、交货期、售后服务等因素，选择成本效益最优的供应商。合作共赢原则：与供应商建立长期稳定的合作关系，实现互利共赢，共同发展。二、供应商准入流程（一）供应商信息收集1.内部推荐公司各部门如采购部、生产部、质量部等根据业务需求，推荐潜在供应商。推荐时应提供供应商的基本信息，包括公司名称、联系人、联系电话、经营范围、主要产品或服务等。2.市场调研采购部定期通过行业展会、网络搜索、供应商目录、同行推荐等方式收集市场上潜在供应商的信息。对收集到的供应商信息进行初步整理和分类，建立供应商信息库。3.供应商自荐采购部在公司官网、采购平台等渠道发布供应商招募信息，欢迎符合条件的供应商主动报名。对自荐的供应商，要求其提供详细的公司资料，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一营业执照）、生产许可证、产品质量认证文件、业绩证明等。（二）供应商初步筛选1.资质审查采购部对收集到的供应商信息进行资质审查，核实供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一营业执照）等基本证件的有效性和经营范围的合规性。检查供应商是否具备相关行业的生产许可证、产品质量认证文件等必要资质。2.经营状况评估通过查询供应商的信用报告、财务报表、经营业绩等资料，评估供应商的经营状况。重点关注供应商的资产负债情况、盈利能力、偿债能力、经营稳定性等指标，判断其是否具备持续经营的能力。3.违法违规记录查询通过国家企业信用信息公示系统、信用中国等平台查询供应商是否存在违法违规记录，如行政处罚、经营异常、严重违法失信等情况。对有不良记录的供应商，原则上不予准入。4.初步筛选结果通知采购部根据资质审查和经营状况评估结果，对供应商进行初步筛选。对于通过初步筛选的供应商，采购部向其发出《供应商初步筛选通过通知》，告知其进入下一步评估环节；对于未通过初步筛选的供应商，采购部向其发出《供应商初步筛选未通过通知》，说明未通过的原因。（三）供应商实地考察1.考察计划制定对于通过初步筛选的供应商，采购部制定实地考察计划。考察计划应明确考察的目的、内容、时间、人员组成等。考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系、人员配备、环保措施等方面。2.实地考察实施采购部组织相关人员（如采购部、质量部、生产部等）对供应商进行实地考察。考察人员应认真填写《供应商实地考察报告》，记录考察过程中发现的问题和情况。在考察过程中，重点关注供应商的生产能力、质量控制能力、环保情况、售后服务能力等方面。生产能力：考察供应商的生产设备是否先进、齐全，生产工艺是否成熟，生产规模是否能够满足公司的采购需求。质量控制能力：检查供应商的质量管理体系是否健全，质量控制流程是否规范，检验检测设备是否齐全，人员质量意识是否较高。环保情况：了解供应商的环保措施是否到位，是否符合国家环保要求，是否存在环境污染隐患。售后服务能力：考察供应商的售后服务团队是否专业，售后服务响应时间是否及时，售后服务承诺是否兑现。3.实地考察结果评估采购部根据实地考察报告，对供应商的实地考察结果进行评估。评估结果分为合格、基本合格、不合格三个等级。合格：供应商的生产经营状况良好，生产能力、质量控制能力、环保情况、售后服务能力等方面均符合公司要求。基本合格：供应商存在一些minor问题，但通过整改能够满足公司要求。采购部应要求供应商制定整改计划，并在规定时间内提交整改报告，经审核通过后可考虑准入。不合格：供应商存在严重问题，如生产设备陈旧、质量管理体系不完善、环保不达标等，无法满足公司要求。对于不合格的供应商，采购部向其发出《供应商实地考察未通过通知》，明确告知其未通过的原因，不再考虑其准入。（四）供应商样品测试与试用1.样品提供对于实地考察合格的供应商，采购部要求其提供样品。样品应具有代表性，能够反映其产品的质量水平。供应商应按照采购部的要求，在规定时间内提供样品，并附上样品的详细资料，如产品规格、材质、性能指标等。2.样品测试质量部对供应商提供的样品进行测试。测试内容包括产品的外观、尺寸、性能、质量等方面。质量部应按照相关标准和规范进行测试，并出具《样品测试报告》。3.试用评估对于样品测试合格的供应商，采购部安排在公司内部进行试用。试用期限根据采购项目的性质和特点确定，一般为[X]天。在试用期间，采购部、使用部门等相关人员对试用产品的质量、性能、适用性等方面进行评估，并填写《供应商样品试用评估表》。4.样品测试与试用结果评估采购部根据样品测试报告和样品试用评估表，对供应商的样品测试与试用结果进行评估。评估结果分为合格、基本合格、不合格三个等级。合格：样品测试和试用结果均符合公司要求，产品质量、性能、适用性等方面表现良好。基本合格：样品测试或试用结果存在一些minor问题，但不影响产品的正常使用。采购部应与供应商沟通，要求其采取改进措施，并在规定时间内提交整改报告，经审核通过后可考虑准入。不合格：样品测试或试用结果存在严重问题，无法满足公司要求。对于不合格的供应商，采购部向其发出《供应商样品测试与试用未通过通知》，明确告知其未通过的原因，不再考虑其准入。（五）供应商综合评估1.评估指标设定采购部会同质量部、生产部、财务部等相关部门，根据公司采购需求和供应商特点，设定供应商综合评估指标。评估指标应包括质量、价格、交货期、售后服务、技术支持、合作态度等方面。2.评估标准制定针对每个评估指标，制定相应的评估标准。评估标准应明确、具体、可量化，以便于对供应商进行客观评价。例如，质量方面的评估标准可以设定为产品合格率达到[X]%以上；价格方面的评估标准可以设定为在市场同类产品中价格合理，具有一定的价格优势等。3.数据收集与分析采购部收集供应商在质量、价格、交货期、售后服务等方面的相关数据，并进行整理和分析。数据来源包括采购订单执行记录、质量检验报告、交货期统计数据、客户反馈等。4.综合评估打分采购部会同相关部门，根据评估指标和评估标准，对供应商进行综合评估打分。评估总分满分为[X]分，每个评估指标的分值根据其重要程度确定。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。优秀：综合评估得分在[X]分以上，供应商在质量、价格、交货期、售后服务等方面表现卓越，具有很强的竞争力。良好：综合评估得分在[X][X]分之间，供应商在各方面表现较好，能够满足公司的采购需求。合格：综合评估得分在[X][X]分之间，供应商基本能够满足公司的采购要求，但在某些方面存在一些不足之处。不合格：综合评估得分在[X]分以下，供应商在质量、价格、交货期、售后服务等方面存在严重问题，无法满足公司的采购需求。5.综合评估结果通知采购部根据供应商综合评估得分，确定供应商的评估等级，并向供应商发出《供应商综合评估结果通知》。对于评估等级为优秀和良好的供应商，采购部将其纳入公司合格供应商名录；对于评估等级为合格的供应商，采购部要求其限期整改，整改合格后可纳入合格供应商名录；对于评估等级为不合格的供应商，采购部向其发出《供应商淘汰通知》，不再考虑其合作。（六）供应商准入审批1.审批流程采购部将通过综合评估的供应商名单及相关资料提交给采购部负责人进行初审。采购部负责人初审通过后，提交给公司分管领导进行终审。公司分管领导终审通过后，供应商正式获得准入资格。2.审批内容审批人员重点审查供应商的综合评估结果、合作前景、对公司生产经营的影响等方面。确保准入的供应商能够为公司提供优质的产品和服务，符合公司的利益和发展战略。（七）供应商准入档案建立1.档案内容采购部为准入的供应商建立档案，档案内容包括供应商基本信息、资质文件、实地考察报告、样品测试报告、样品试用评估表、综合评估报告、采购订单执行记录、质量检验报告、交货期统计数据、客户反馈等资料。2.档案管理采购部指定专人负责供应商档案的管理，定期对档案进行更新和维护。确保档案资料的完整性、准确性和时效性。供应商档案应妥善保管，严格保密，未经授权不得查阅和泄露。三、供应商评估与管理（一）定期评估1.评估周期采购部每年组织对合格供应商进行一次定期评估。评估周期也可根据供应商的表现和采购项目的特点适当调整。2.评估内容定期评估内容与供应商综合评估内容一致，包括质量、价格、交货期、售后服务、技术支持、合作态度等方面。3.评估方式定期评估采用供应商自评、采购部评估、使用部门评估相结合的方式进行。供应商应在规定时间内提交自评报告，采购部会同使用部门等相关人员对供应商进行实地考察、数据分析、客户反馈收集等工作，形成评估报告。4.评估结果处理采购部根据定期评估结果，对供应商进行分类管理。对于评估等级为优秀的供应商，给予适当的奖励和优惠政策，如增加采购份额、优先付款等；对于评估等级为良好的供应商，继续保持合作关系，并督促其不断改进；对于评估等级为合格的供应商，要求其制定整改计划，限期整改；对于评估等级为不合格的供应商，按照供应商淘汰流程进行处理。（二）动态评估1.实时监控采购部通过采购订单执行系统、质量检验系统、物流跟踪系统等对供应商的交货期、产品质量、售后服务等情况进行实时监控。及时发现供应商存在的问题，并采取相应的措施进行处理。2.问题反馈与整改对于监控过程中发现的问题，采购部及时向供应商反馈，并要求其限期整改。供应商应在规定时间内提交整改报告，采购部对整改情况进行跟踪和验证。3.动态评估结果处理根据动态评估结果，对供应商的合作等级进行动态调整。对于表现优秀的供应商，提升其合作等级；对于出现严重问题的供应商，降低其合作等级或取消其准入资格。（三）供应商激励与约束机制1.激励机制物质激励：对于表现优秀的供应商，给予一定的物质奖励，如奖金、奖品、优惠的采购价格等。精神激励：通过公司内部通报表扬、颁发荣誉证书等方式，对优秀供应商进行精神激励，提高其荣誉感和积极性。合作机会增加：在同等条件下，优先选择优秀供应商进行合作，增加其采购份额和合作机会。2.约束机制合同约束：在与供应商签订采购合同时，明确双方的权利和义务，以及违约责任。对供应商的