档案管理制度范本

档案管理制度范本1.目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司生产、经营、管理中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、各分支机构的档案管理工作。3.档案定义本制度所称档案是指公司在各项活动中直接形成的对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理机构及职责1.档案管理部门公司设立综合档案室，负责集中统一管理公司档案。2.综合档案室职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。负责收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用公司各类档案。指导和监督公司各部门、各分支机构的档案工作。组织开展档案信息化建设，推进档案管理现代化。参与公司重大活动和重要项目的文件材料收集、整理和归档工作。3.各部门、各分支机构档案工作职责负责本部门、本分支机构在各项活动中形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作。定期向综合档案室移交应归档的档案。按照公司档案管理制度的要求，做好本部门、本分支机构档案的日常管理工作。三、档案的收集与整理1.收集范围公司设立、变更、注销过程中形成的各类文件材料。公司生产、经营、管理活动中形成的文件材料，包括但不限于合同协议、会议纪要、工作计划、工作总结、财务报表、统计报表、技术文件、产品资料、营销资料等。公司员工人事档案，包括员工入职、离职、晋升、奖惩等相关材料。公司对外交往活动中形成的文件材料，如往来信函、接待记录、合作意向书等。公司重大活动、重要项目形成的文件材料，如项目策划书、可行性研究报告、项目验收报告等。公司声像档案，包括照片、录音、录像等。其他具有保存价值的文件材料。2.收集要求各部门、各分支机构应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。对收集到的文件材料，应进行初步整理，剔除重复、无效的文件，按照文件形成的时间顺序或逻辑关系进行分类。收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，如有破损、褪色等情况，应进行修复或复制。3.整理原则与方法遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理。文书档案采用"年度保管期限机构（问题）"的分类方法进行整理；科技档案按照项目、专业进行分类整理；会计档案按照会计年度、类别进行整理；人事档案按照个人进行整理。对每份文件材料应进行编号、编目，填写卷内文件目录、备考表等，装订成册，并编制档案盒封面、脊背等标识。四、档案的归档1.归档时间文书档案应在次年上半年归档；科技档案应在项目结束后三个月内归档；会计档案应在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交综合档案室保管；人事档案应及时归档。其他档案的归档时间按照相关规定执行。2.归档程序各部门、各分支机构在文件材料整理完毕后，填写档案移交清单，向综合档案室移交档案。综合档案室对移交的档案进行核对、检查，对不符合要求的档案，退回原部门重新整理。核对无误后，双方在档案移交清单上签字确认，办理档案交接手续。五、档案的保管1.保管场所综合档案室应配备专门的档案库房，档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等安全防护设施。2.档案装具档案应存放在符合标准的档案柜、档案架等装具中，排列整齐，便于查找。3.档案存放按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类存放，不同类别的档案应分开存放。同一类档案应按照保管期限的先后顺序排列，保管期限长的在前，保管期限短的在后。对重要、珍贵的档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。4.档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。短期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。5.档案鉴定综合档案室应定期对保管期满的档案进行鉴定，鉴定工作由档案管理人员、业务部门人员和有关领导组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的保存价值和历史意义，确定档案的存毁。对确无保存价值的档案，应编制销毁清册，经公司领导批准后，予以销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。六、档案的利用1.利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案信息的安全和正确使用。严格执行档案查阅、借阅制度，履行审批手续，防止档案丢失、损坏和泄密。2.查阅档案公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到综合档案室查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，查阅人员应在档案查阅登记表上签字确认，及时归还档案。3.借阅档案公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和综合档案室负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损，不得擅自复制档案。借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，追究借阅人员的责任。4.档案复制因工作需要复制档案，应填写档案复制申请表，经所在部门负责人和综合档案室负责人批准后，由档案管理人员负责复制。复制档案应注明复制日期、复制份数、用途等，并加盖综合档案室印章。复制的档案应与原件内容一致，如有特殊情况需要修改复制内容，应经综合档案室负责人批准，并注明修改情况。七、档案的信息化管理1.信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.数字化档案扫描对公司重要的纸质档案应进行数字化扫描，扫描图像应清晰、完整，符合档案管理的要求。扫描后的电子档案应进行分类、著录，建立电子档案数据库，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。3.档案管理信息系统使用与维护档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作，按照系统要求及时录入、更新档案信息。定期对档案管理信息系统进行维护，确保系统的正常运行，防止数据丢失、损坏等情况发生。加强对档案管理信息系统的安全管理，设置不同的用户权限，防止未经授权的人员访问系统。八、档案管理人员职责1.档案管理人员应具备的条件政治素质高，责任心强，具备保密意识。熟悉档案管理业务，掌握档案整理、保管、利用等方面的知识和技能。具备一定的计算机操作能力，能够熟练使用档案管理信息系统。2.档案管理人员职责负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、归档、保管、统计、鉴定等。按照档案管理制度的要求，做好档案的查阅、借阅、复制等服务工作。维护档案库房的安全和卫生，定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全保管