公司档案管理制度及流程09923

公司档案管理制度及流程099231.目的为加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各下属分支机构，涵盖公司在运营过程中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。3.基本原则集中统一管理原则，确保公司档案的完整性和系统性。真实性和准确性原则，保证档案内容真实反映公司实际情况。保密与安全原则，防止档案信息泄露和损坏。便于利用原则，以满足公司各项工作对档案信息的需求。二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善公司档案管理制度，并监督执行。集中统一管理公司各类档案，进行分类、编号、整理、装订、存储等工作。定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全与完整。开展档案信息化建设，建立电子档案管理系统，提高档案管理效率。负责档案的鉴定、销毁工作，按规定程序处理过期、无用档案。为公司各部门提供档案查阅、借阅等服务，做好登记和跟踪工作。2.各部门兼职档案员职责负责本部门文件、资料的收集、整理、初步分类工作，并定期移交至档案管理部门。协助档案管理部门开展档案清查、核对等工作，提供相关信息。根据工作需要，经批准后到档案管理部门查阅、借阅档案，并负责归还和保管好所借档案。对本部门形成的档案进行日常管理，确保档案的安全和完整。三、档案分类与编号1.档案分类行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、规定，会议纪要、决议，行政公文、函件，人事档案、劳动合同等。财务档案：会计凭证、账簿、报表，审计报告、财务分析资料，税务资料，资金管理文件等。业务档案：市场营销、销售合同、订单，采购合同、供应商资料，生产计划、工艺文件、质量记录，研发项目文档、技术资料等。工程档案：工程项目立项文件、可行性研究报告，设计图纸、施工方案，工程变更记录，竣工验收报告等。其他档案：如企业文化活动资料、荣誉证书、法律事务文件等。2.编号规则档案编号采用"年份+类别代码+顺序号"的方式。例如，2023年行政档案的第一份文件编号为2023XZ001，其中"XZ"为行政档案类别代码。各类档案类别代码如下：行政档案：XZ财务档案：CW业务档案：YW工程档案：GC其他档案：QT四、档案收集与整理1.收集范围公司各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等。外来文件中与公司业务相关的重要资料。公司员工个人在工作中形成的有参考价值的文档。2.收集要求各部门应明确兼职档案员，负责及时收集本部门的各类文件资料，确保不遗漏重要信息。收集的文件资料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章等手续完备。对电子文件，应同时收集其对应的纸质文件（如有），并确保两者内容一致。3.整理方法按照档案分类标准，对收集到的文件资料进行分类。去除文件中的金属物，如订书钉、回形针等。对纸张大小不一致的文件，进行折叠或粘贴，使其规格统一。每份文件单独编页，编写页号，页号位置在文件正面右上角、背面左上角。填写卷内文件目录，包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。五、档案装订与存储1.装订要求采用线装或胶装方式，确保文件牢固、整齐。装订应保持文件的原有顺序，不得有倒页、缺页现象。装订线应距文件左侧20mm，上下两端各距文件20mm。2.存储方式设立专门的档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全存储。档案应存放在档案架上，按类别、年度、编号顺序排列，便于查找。电子档案应存储在专用服务器或存储设备上，进行定期备份，防止数据丢失。六、档案查阅与借阅1.查阅规定公司内部人员因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及编号等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应根据申请内容，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案不被涂改、损坏或丢失。查阅档案时，不得在档案上进行标记、批注等操作，如需摘录或复印部分内容，应经档案管理部门同意。2.借阅规定因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等，经所在部门负责人、档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应对所借档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现有损坏、丢失等情况，应追究借阅人员的责任。七、档案鉴定与销毁1.鉴定工作档案管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值。鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成，对档案进行逐卷审查。根据档案的形成时间、内容、重要性等因素，确定档案的保管期限，保管期限分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）。2.销毁程序对已到保管期限且无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。《档案销毁清册》经鉴定小组组长审核签字后，报公司主管领导批准。档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门人员共同监督销毁过程，确保档案彻底销毁。销毁完毕后，在《档案销毁清册》上注明销毁日期、销毁方式等，并由监督人员签字确认。八、档案信息化管理1.建立电子档案管理系统利用信息技术手段，建立公司电子档案管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。将纸质档案进行扫描，转化为电子文件格式，按照档案分类标准进行存储和管理。在电子档案管理系统中，对档案进行编号、标注元数据（如题名、日期、责任者等），方便查询和利用。2.电子档案的管理与维护定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质和地点，防止数据丢失。对电子档案管理系统进行安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。定期检查电子档案的存储状态，确保数据的完整性和可读性，对损坏或丢失的数据及时进行修复和补充。九、监督与考核1.监督检查档案管理部门定期对公司各部门的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等情况。对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知，要求相关部门限期整改。2.考核机制建立档案管理工作考核机制，将档案管理工作纳入公司各部门绩效考核体系。考核指标包括档案收集的完整性、整理的规范性、保管的安全性、利用的及时性等方面。对档案管理工作表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，对未达标的部