医疗设备档案管理制度

医疗设备档案管理制度一、总则1.目的为加强医疗设备档案的科学化、规范化管理，确保医疗设备档案的完整性、准确性和系统性，充分发挥医疗设备档案在医疗、教学、科研、管理等工作中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于医院内所有医疗设备档案的管理，包括大型设备、一般设备、急救设备、康复设备等各类医疗设备从购置到报废全过程中形成的各种文件材料。3.定义医疗设备档案是指医疗设备从规划、选型、购置、安装调试、使用、维修、改造直至报废等全过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

二、管理职责1.设备管理部门负责医疗设备档案管理工作的组织、协调和指导。制定和完善医疗设备档案管理制度，并监督执行。负责收集、整理、归档医疗设备从申购到报废全过程的相关资料。建立医疗设备档案数据库，实现档案的信息化管理，方便查询和利用。定期对医疗设备档案进行检查、核对，确保档案的完整性和准确性。按照规定向医院档案室移交应归档的医疗设备档案。2.设备使用科室负责本科室医疗设备档案资料的收集、整理，并及时移交设备管理部门。在设备使用过程中，配合设备管理部门做好设备档案的补充和完善工作。按照设备管理部门的要求，提供设备档案利用所需的相关信息。3.医院档案室负责接收设备管理部门移交的医疗设备档案，并按照档案管理的相关规定进行保管。对医疗设备档案进行分类、编号、上架，确保档案存放有序，便于查找和利用。建立医疗设备档案检索目录，为档案利用提供便利条件。定期对医疗设备档案进行清查、核对，保证档案的安全和完整。

三、档案收集1.申购阶段设备管理部门负责收集设备申购计划、可行性论证报告、专家评审意见、设备招标采购文件（包括招标文件、投标文件、评标记录等）、合同文本等资料。设备使用科室应协助设备管理部门提供申购设备的必要性、技术参数要求等相关资料。2.购置阶段设备到货后，设备管理部门负责收集设备验收报告（包括验收申请、验收方案、验收记录、验收结论等）、设备随机资料（如设备操作手册、维修手册、电路图、合格证、质量检验报告等）。设备使用科室应配合设备管理部门做好设备的安装调试工作，并提供设备安装调试过程中的相关记录。3.使用阶段设备管理部门负责收集设备使用记录（如设备运行日志、使用时间统计、故障记录等）、设备维护保养记录（包括维护保养计划、维护保养记录、维修记录等）、设备性能检测报告、设备校准证书等资料。设备使用科室应如实填写设备使用记录和维护保养记录，并及时反馈设备运行过程中出现的问题。4.维修改造阶段设备管理部门负责收集设备维修申请单、维修合同、维修记录、维修费用清单、设备改造方案、改造记录、改造后的验收报告等资料。设备使用科室应及时提交设备维修申请，并配合维修人员做好设备维修工作。5.报废阶段设备管理部门负责收集设备报废申请单、报废鉴定报告、报废审批文件、设备报废处理记录等资料。设备使用科室应在设备报废前，清理设备相关资料，并配合设备管理部门做好设备报废工作。

四、档案整理1.分类原则医疗设备档案按照设备类别、型号、购置时间等进行分类，同一设备的档案资料应集中整理。2.编号规则医疗设备档案采用统一的编号规则，编号应具有唯一性和系统性。编号格式为：设备类别代码+购置年份+顺序号，例如：YL012023001，表示医疗设备（YL），2023年购置，第1台设备。3.整理要求对收集到的医疗设备档案资料进行分类整理，去除重复、无效的资料。按照档案形成的时间顺序或逻辑顺序进行排列，确保资料的连贯性和完整性。对每份资料进行编号、编目，填写档案目录清单，注明资料名称、编号、日期、来源等信息。对纸张较大或较多的资料进行折叠、装订，使其规格统一，便于保存和查阅。对电子文件应进行分类存储，建立相应的文件夹结构，并按照编号规则进行命名，确保电子文件与纸质文件的一致性。

五、档案归档1.归档时间医疗设备档案资料应在形成后及时归档，一般要求在设备验收合格后1个月内完成归档工作。对于设备维修、改造、报废等形成的资料，应在相关工作结束后1周内归档。2.归档流程设备使用科室将整理好的设备档案资料移交至设备管理部门。设备管理部门对移交的档案资料进行审核、补充和完善，确保档案资料的质量。设备管理部门将审核通过的档案资料按照分类编号规则进行整理、装订，并编制档案目录清单。设备管理部门将装订成册的档案资料和电子档案一并移交至医院档案室。医院档案室对接收的医疗设备档案进行核对、登记，并按照档案管理的要求进行上架保管。

六、档案保管1.保管场所医院档案室应具备专门的医疗设备档案保管场所，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好，温度、湿度适宜。档案保管场所应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等。2.保管方式医疗设备档案采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应按照档案类别、编号顺序进行上架存放，便于查找和利用。电子档案应进行备份存储，存储介质可采用光盘、移动硬盘等，并定期进行检查和更新，确保电子档案的完整性和可读性。3.保管期限医疗设备档案的保管期限根据设备的使用年限和重要程度确定，一般分为永久、长期和短期。大型设备、贵重设备、关键设备等档案应永久保存；一般设备档案保管期限为长期，不少于10年；小型设备、一次性使用设备等档案保管期限为短期，不少于5年。保管期限届满的医疗设备档案，应按照档案管理的相关规定进行鉴定和销毁。

七、档案利用1.利用范围医疗设备档案主要供医院内部医疗、教学、科研、管理等工作使用，也可根据工作需要，向相关部门或单位提供查阅和复制服务。外部单位查阅和复制医疗设备档案，应按照医院的相关规定办理审批手续，并签订保密协议。2.利用方式医院内部人员查阅医疗设备档案，可通过医院档案室或设备管理部门的档案管理系统进行查询。需要借阅纸质档案的，应填写借阅申请表，经设备管理部门负责人或医院档案室负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过1周，如需延期，应办理续借手续。需要复制档案资料的，应填写复制申请表，经设备管理部门负责人或医院档案室负责人批准后，由档案管理人员进行复制，并登记复制内容和用途。3.利用登记对医疗设备档案的利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人姓名、利用目的、查阅或复制的档案内容等信息。档案利用登记应定期进行整理和归档，以便日后查阅和统计分析。

八、档案鉴定与销毁1.鉴定原则医疗设备档案鉴定工作应遵循"全面审查、区别对待、确保重点、留用从宽、销毁从严"的原则，确保档案的真实性、完整性和系统性。鉴定工作应定期进行，一般每5年进行一次全面鉴定。2.鉴定组织成立医疗设备档案鉴定小组，由设备管理部门、医院档案室、设备使用科室等相关人员组成。鉴定小组负责对保管期限届满的医疗设备档案进行鉴定，提出鉴定意见。3.鉴定内容鉴定小组应对保管期限届满的医疗设备档案进行逐卷审查，主要审查档案的完整性、准确性、系统性以及与现行工作的相关性。对于具有重要历史价值、科研价值、教学价值或仍有参考利用价值的档案，应予以保留；对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。4.销毁程序经鉴定小组鉴定后，确需销毁的医疗设备档案，应填写销毁申请表，报医院主管领导批准。销毁申请表应注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，并附鉴定小组的鉴定意见。医院主管领导批准后，由设备管理部门或医院档案室负责组织销毁工作。销毁工作应在两人以上监督下进行，确保档案彻底销毁。销毁工作完成后，应在销毁申请表上注明销毁时间、地点、监销人等信息，并由监销人签字确认。同时，应将销毁情况记录在档案销毁清册上，永久保存。

九、监督与考核1.监督检查医院定期对医疗设备档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管、利用等环节的工作质量和执行情况。设备管理部门和医院档案室应定期对本科室的医疗设备档案管理工作进行自查，及时发现问题并整改。2.考核评价建立医疗设备档案管理工作考核评价机制，对设备管理部门、医院档案室和设备使用科室的档案管理工作进行考核评价。考核评价指标包括档案的完整性、准确性、系统性、利用效率、安全保管等方面。考核评价结果作为科室和个人绩效考核的重要依据