费用报销制度

费用报销制度一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范费用报销流程，合理控制费用支出，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工在日常工作中发生的各类费用报销。3.基本原则真实性原则：报销费用必须真实发生，严禁虚报、假报。合理性原则：费用报销应符合公司业务实际需要，具有合理的商业目的。合规性原则：报销费用应符合国家法律法规以及公司相关规定。及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。

二、费用报销范围1.差旅费员工因公务需要外出，包括但不限于乘坐交通工具、住宿、餐饮补贴、市内交通等费用。差旅费标准按照公司《差旅费管理办法》执行，具体标准根据不同地区、职级确定。2.业务招待费因公司业务需要，用于招待客户、合作伙伴等发生的餐饮、住宿、礼品等费用。业务招待费应严格控制，遵循必要、合理、适度的原则，报销时需注明招待对象、事由等详细信息。3.办公费购置办公用品、办公设备、耗材等费用，如文具、纸张、打印机墨盒、电脑配件等。办公费应根据实际工作需要进行采购，采购时应选择正规渠道，确保质量和价格合理。4.通讯费员工因工作需要发生的手机通讯费用、固定电话费用等。通讯费报销标准按照公司相关规定执行，超出标准部分需经特殊审批。5.运输费因公司业务需要发生的货物运输、快递等费用。运输费报销时需提供相应的发票和运输清单，确保费用的真实性和合理性。6.会议费组织或参加会议发生的场地租赁、会议设备租赁、资料印刷、餐饮等费用。会议费报销时需提供会议通知、签到表、费用明细等相关资料，证明会议的真实性和必要性。7.培训费员工参加公司组织或经公司批准参加的各类培训课程所发生的培训费用，包括学费、教材费、住宿费等。培训费报销需提供培训通知、培训证书等相关证明材料。8.其他费用除上述费用外，因公司业务需要发生的其他合理费用，如咨询费、审计费、诉讼费等。

三、费用报销流程1.费用申请（如需）对于预算内较大金额的费用支出，或需要提前申请资金的费用，员工应填写《费用申请表》，详细说明费用项目、金额、用途、预计发生时间等信息，并提交上级领导审批。上级领导根据公司相关规定和实际情况进行审批，审批通过后，申请表流转至财务部门备案。2.费用报销费用发生后，员工应及时收集相关报销凭证，包括发票、收据、清单等，并按照要求填写《费用报销单》。报销凭证应真实、合法、有效，发票应加盖发票专用章，收据应加盖收款单位财务章。《费用报销单》应填写清晰、完整，包括报销人姓名、部门、费用项目、金额、报销日期等信息，并粘贴好报销凭证。3.部门审核员工将填写好的《费用报销单》提交至所在部门负责人进行审核。部门负责人应根据本部门实际情况，对费用的真实性、合理性进行审核，确认无误后签字批准。4.财务审核财务部门收到报销单后，对报销凭证的真实性、合法性、合规性以及报销金额的准确性进行审核。财务审核主要包括以下内容：发票是否符合规定，包括发票类型、发票内容、发票金额、发票日期等。报销金额是否与预算相符，是否超出报销标准。报销凭证是否齐全，手续是否完备。费用是否属于报销范围。对于不符合要求的报销单，财务部门应及时通知报销人补充或更正相关信息，直至审核通过。5.领导审批经财务审核通过的报销单，按照公司审批权限提交至各级领导进行审批。审批权限根据费用金额大小设定，具体如下：费用金额在[X]元以下的，由部门负责人审批。费用金额在[X]元至[X]元之间的，由分管领导审批。费用金额在[X]元以上的，由总经理审批。6.报销支付领导审批通过后，财务部门根据公司财务制度和资金状况安排报销支付。报销支付方式包括现金支付、银行转账等，具体支付方式根据实际情况确定。对于采用银行转账方式支付的报销款项，财务部门应确保收款账户信息准确无误。

四、费用报销凭证要求1.发票发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整、准确，包括发票抬头、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等。发票应加盖发票专用章，印章清晰、完整。发票不得涂改、挖补，如有错误应重开或由开票方出具证明并加盖公章。2.收据除发票外，部分费用可以使用财政部门监制的收据，但收据必须加盖收款单位财务章。收据内容应填写齐全，包括收款单位名称、收款日期、交款人姓名、收款事由、金额等。3.其他凭证对于一些特殊费用，如运输费、会议费等，可能需要提供其他相关凭证，如运输清单、会议通知、签到表等。这些凭证应真实、有效，能够证明费用的发生情况。4.报销凭证粘贴要求报销凭证应按照费用类别、时间顺序整齐粘贴在《费用报销单》后面，不得随意粘贴。粘贴时应注意保持凭证的平整，便于审核和查阅。对于较大的凭证，如发票联、合同等，可以折叠成与报销单大小一致的尺寸，但不得覆盖凭证上的关键信息。

五、费用报销标准及规定1.差旅费标准交通工具：根据职级和出差地区确定乘坐交通工具的等级，如飞机经济舱、火车软卧、高铁二等座等。未经批准乘坐高于标准的交通工具，超支部分自理。住宿费：按照不同地区划分住宿标准，例如一线城市[X]元/晚，二线城市[X]元/晚等。实际发生的住宿费超过标准部分需经特殊审批。餐饮补贴：根据出差天数和地区给予一定的餐饮补贴，补贴标准为[X]元/天。出差期间因业务需要发生的招待客户费用，应单独报销，不得与餐饮补贴重复计算。市内交通：市内交通费用凭有效票据实报实销，但应合理控制。2.业务招待费标准业务招待费应严格控制在预算范围内，一般不得超过公司年度销售收入的[X]%。招待客户应遵循必要、适度的原则，不得铺张浪费。对于招待费用较高的情况，应提前向公司领导报备。招待礼品应选择具有公司特色、价格适中的物品，礼品费用应计入业务招待费一并报销。3.办公费标准办公用品应按照公司采购流程进行采购，优先选择性价比高的产品。办公设备的购置应根据实际工作需要进行审批，购置金额较大的设备应进行可行性论证。对于办公耗材的领用，应建立领用登记制度，定期盘点，确保合理使用。4.通讯费标准员工通讯费报销标准根据职级设定，具体标准如下：高层管理人员：[X]元/月中层管理人员：[X]元/月基层员工：[X]元/月员工因工作需要使用个人手机产生的额外通讯费用，经部门负责人批准后，可在标准范围内报销。

六、特殊情况处理1.预借差旅费员工因公务需要提前预借差旅费的，应填写《借款单》，注明借款事由、金额、预计还款日期等信息，并提交上级领导审批。财务部门根据审批后的《借款单》办理借款手续，借款金额不得超过预计差旅费总额。员工出差返回后应及时办理差旅费报销手续，并结清预借的款项。如未能及时报销，财务部门将从工资中扣除相应借款。2.多人共同出差多人共同出差的，原则上应分别填写费用报销单进行报销。如有特殊情况需要合并报销的，应在报销单上注明每个人的费用明细，并由所有参与人员签字确认。3.费用报销跨年度原则上费用报销应在费用发生年度内完成。如因特殊原因未能在当年报销的，应在次年[具体日期]前办理报销手续。超过规定时间的，财务部门将不再受理。4.报销凭证遗失如报销凭证遗失，报销人应及时向开票单位申请补办或取得相关证明，并注明原凭证的号码、金额、内容等信息，经部门负责人和财务部门审核后，可作为报销依据。

七、监督与检查1.公司财务部门负责对费用报销情况进行定期检查和不定期抽查，确保费用报销符合本制度规定。2.对于发现的违规报销行为，财务部门有权拒绝报销，并责令报销人限期整改。情节严重的，将按照公司相关规定追究责任人的责任。3.公司审计部门