学校物资采购、入库、领用制度

学校物资采购、入库、领用制度一、总则1.目的为了加强学校物资采购、入库、领用管理，规范物资采购行为，确保物资及时供应、妥善保管、合理使用，提高资金使用效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于学校各部门、各班级所需的各类物资采购、入库、领用管理。3.基本原则按需采购原则：根据学校教学、科研、管理等实际需求进行采购，避免盲目采购和浪费。公开透明原则：采购过程应公开、公正、公平，接受监督。质量第一原则：所采购物资应符合国家相关标准和学校实际要求，确保质量可靠。经济高效原则：在保证质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。

二、物资采购管理

（一）采购计划1.各部门、各班级应于每学期末根据下学期教学、科研、管理等工作的需要，填写《物资采购申请表》，详细列出所需物资的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并提交给本部门负责人审核。2.部门负责人对《物资采购申请表》进行审核，确认需求的合理性和必要性后，签字批准，并报学校物资采购管理部门。3.学校物资采购管理部门汇总各部门提交的《物资采购申请表》，结合学校库存情况和预算安排，编制学期物资采购计划。采购计划应明确采购物资的种类、数量、预算金额等，并提交学校领导审批。

（二）采购流程1.采购方式集中采购：对于批量较大、通用性强的物资，如办公用品、教学设备等，由学校物资采购管理部门统一组织集中采购。分散采购：对于专业性较强、有特殊要求的物资，经学校物资采购管理部门批准后，由使用部门自行采购。2.供应商选择集中采购供应商选择物资采购管理部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购物资的特点和要求，从供应商数据库中筛选出若干家潜在供应商，并向其发出询价函，要求其提供产品报价、质量保证、售后服务等相关资料。物资采购管理部门组织相关人员对潜在供应商的报价、资质、信誉、产品质量等进行综合评估，选择不少于三家供应商进行谈判或招标。通过谈判或招标确定中标供应商，并与其签订采购合同。分散采购供应商选择使用部门自行收集供应商信息，选择不少于三家潜在供应商进行询价、谈判。使用部门将询价、谈判情况及拟选择的供应商报物资采购管理部门审核。物资采购管理部门审核通过后，使用部门与供应商签订采购合同，并报物资采购管理部门备案。3.采购合同签订采购合同应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、售后服务等条款。采购合同签订后，合同双方应严格履行合同约定，确保合同的顺利执行。

（三）采购监督1.学校成立物资采购监督小组，由学校纪检监察部门、审计部门、财务部门等相关人员组成，负责对物资采购过程进行监督。2.监督小组应定期对物资采购情况进行检查，重点检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购物资质量是否合格等。3.对于发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。

三、物资入库管理

（一）入库准备1.仓库管理人员根据采购合同和采购计划，提前做好仓库清理、货架整理等入库准备工作。2.仓库管理人员应根据物资的性质、特点，合理安排物资存放位置，确保物资分类存放、便于管理。

（二）到货验收1.物资到货后，仓库管理人员应及时通知采购人员和使用部门共同进行验收。2.验收人员应按照采购合同和相关标准，对物资的名称、规格、型号、数量、质量、外观等进行仔细核对，确保物资与合同要求一致。3.对于验收合格的物资，验收人员应在《物资验收单》上签字确认，并填写物资入库信息，包括物资名称、规格、型号、数量、入库日期等。4.对于验收不合格的物资，验收人员应及时通知采购人员与供应商联系，协商解决退货、换货等问题。

（三）入库登记1.仓库管理人员根据《物资验收单》，对验收合格的物资进行入库登记，建立物资库存台账。2.物资库存台账应详细记录物资的入库日期、名称、规格、型号、数量、存放位置等信息，确保账物相符。3.仓库管理人员应定期对物资库存台账进行核对和盘点，发现问题及时查明原因并进行处理。

四、物资领用管理

（一）领用申请1.各部门、各班级因工作需要领用物资时，应填写《物资领用申请表》，详细列出所需物资的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并提交给本部门负责人审核。2.部门负责人对《物资领用申请表》进行审核，确认领用需求的合理性和必要性后，签字批准。

（二）领用流程1.集中采购物资领用经部门负责人批准的《物资领用申请表》提交给学校物资采购管理部门。物资采购管理部门根据库存情况，开具《物资出库单》，通知仓库管理人员发放物资。仓库管理人员根据《物资出库单》，对领用物资进行发放，并在物资库存台账上登记减少数量。2.分散采购物资领用经部门负责人批准的《物资领用申请表》提交给使用部门。使用部门凭《物资领用申请表》到仓库领取物资，仓库管理人员根据申请表发放物资，并在物资库存台账上登记减少数量。

（三）领用监督1.学校物资采购管理部门和仓库管理人员应定期对物资领用情况进行统计和分析，检查物资领用是否合理、是否存在浪费现象等。2.对于发现的问题，应及时与相关部门沟通协调，采取措施加以解决。

五、物资库存管理

（一）库存盘点1.仓库管理人员应定期对物资进行盘点，确保账物相符。盘点周期为每月一次。2.盘点前，仓库管理人员应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、方法、时间安排等。3.盘点时，仓库管理人员应逐一核对物资库存台账与实物，记录盘点结果。4.盘点结束后，仓库管理人员应编制《物资盘点表》，详细列出盘点物资的名称、规格、型号、数量、账存数、实存数、盘盈盘亏情况等，并提交给物资采购管理部门。5.物资采购管理部门对《物资盘点表》进行审核，分析盘盈盘亏原因，提出处理意见，并报学校领导审批。6.根据学校领导审批意见，仓库管理人员对盘盈盘亏物资进行相应处理，调整物资库存台账。

（二）库存控制1.学校物资采购管理部门应根据物资的使用情况和库存周转率，合理确定物资的库存限额。2.对于库存限额以下的物资，物资采购管理部门应及时安排采购，确保物资供应。3.对于库存限额以上的物资，物资采购管理部门应暂停采购，采取措施降低库存，如合理调配、促销等。

（三）库存安全1.仓库应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施设备，确保物资安全存放。2.仓库管理人员应定期对设施设备进行检查和维护，确保其正常运行。3.仓库应制定安全管理制度，加强对仓库人员的安全教育，提高安全意识，防止发生安全事故。

六、废旧物资管理

（一）废旧物资界定1.废旧物资是指学校已不再使用或已损坏、淘汰的各类物资。2.废旧物资包括但不限于办公用品、教学设备、实验器材、家具等。

（二）废旧物资回收1.各部门、各班级在清理本部门物资时，发现废旧物资应及时通知仓库管理人员进行回收。2.仓库管理人员对回收的废旧物资进行分类整理、登记造册，并填写《废旧物资回收清单》，详细列出废旧物资的名称、规格、型号、数量、回收日期等信息。

（三）废旧物资处理1.学校定期对回收的废旧物资进行集中处理。处理方式包括出售、捐赠、报废等。2.对于拟出售的废旧物资，学校物资采购管理部门应通过多种渠道发布出售信息，寻找潜在买家，并组织相关人员进行评估，确定合理的出售价格。3.对于拟捐赠的废旧物资，学校物资采购管理部门应与受赠单位联