幼儿园采购索证索票制度

幼儿园采购索证索票制度一、总则1.目的为了加强幼儿园食品、用品等采购环节的管理，规范采购行为，确保所采购的食品、用品等符合质量安全要求，保障师生的身体健康和幼儿园的正常教学秩序，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于幼儿园内所有食品、食品添加剂、食品相关产品、办公用品、教学用品、生活用品等物资的采购活动。

二、采购索证索票要求1.食品采购索证索票要求供应商资质证明采购食品时，应当向供应商索取营业执照、食品生产许可证或者食品经营许可证等相关资质证明文件，并留存加盖供应商公章（或者签字）的复印件。资质证明文件应当在有效期内。从食品生产企业采购食品的，应当索取并留存食品生产许可证和产品合格证明文件；从食品经营企业采购食品的，应当索取并留存食品经营许可证和食品进货票据等。食品合格证明采购食品时，应当索取食品的合格证明文件，如产品质量检验报告、动物产品检疫合格证明等。采购进口食品的，应当索取进口食品的检验检疫证明文件。食品合格证明文件应当与所采购的食品品种、批次相对应，留存期限不得少于食品保质期满后六个月；没有明确保质期的，保存期限不得少于二年。其他索证材料采购肉类、禽类、蛋类等食品时，应当索取动物产品检疫合格证明；采购乳制品时，应当索取乳制品检验合格证明。采购食品添加剂时，应当索取生产许可证副本复印件、产品质量标准、质量检验报告和产品合格证明文件，并留存加盖供应商公章（或者签字）的复印件。食品添加剂的包装标识应当符合有关规定。2.用品采购索证索票要求办公用品采购采购办公用品时，应当向供应商索取营业执照副本复印件，并留存加盖供应商公章（或者签字）的复印件。对于价值较高或有特殊质量要求的办公用品，如电脑、打印机等，应当索取产品质量合格证明、产品说明书、保修卡等相关资料，并留存复印件。教学用品采购采购教学用品时，如教材、教具等，应当向供应商索取营业执照副本复印件、出版物经营许可证（若采购教材）、产品质量合格证明等资料，并留存加盖供应商公章（或者签字）的复印件。对于进口教学用品，应当索取进口报关单、检验检疫证明等相关文件，并留存复印件。生活用品采购采购生活用品时，如床上用品、餐具等，应当向供应商索取营业执照副本复印件、生产许可证（若有）、产品质量检验报告等资料，并留存加盖供应商公章（或者签字）的复印件。采购涉及儿童安全的生活用品，如儿童玩具等，应当索取产品质量合格证明、3C认证证书（属于强制认证范围的）等相关文件，并留存复印件。

三、索证索票流程1.采购前准备采购人员在采购食品、用品等物资前，应当对供应商进行初步考察，了解供应商的资质、信誉、生产经营状况等情况。选择具有合法经营资格、信誉良好、产品质量可靠的供应商作为采购对象。采购人员应当根据采购需求，制定采购计划，明确采购的品种、规格、数量、质量要求等内容。2.索证索票实施在与供应商签订采购合同或协议前，采购人员应当向供应商索取本制度规定的相关索证索票资料。索证索票资料应当真实、完整、有效，并与采购的食品、用品等物资相符。采购人员应当对供应商提供的索证索票资料进行认真审核，核对资料的真实性、有效性、完整性。对于不符合要求的索证索票资料，应当要求供应商及时补充或更正。采购人员应当将索取的索证索票资料妥善保存，建立索证索票档案。索证索票档案应当按照类别、时间顺序进行整理归档，便于查阅和管理。3.索证索票资料更新采购人员应当定期对索证索票资料进行更新，确保资料的时效性。对于供应商资质证明文件到期或发生变更的，应当及时要求供应商重新提供相关资料，并进行审核和归档。在采购过程中，如发现供应商提供的索证索票资料存在虚假、伪造等情况，采购人员应当立即停止采购活动，并向幼儿园相关负责人报告。同时，应当采取措施追回已采购的食品、用品等物资，避免造成损失。

四、索证索票档案管理1.档案建立采购人员应当为每次采购活动建立独立的索证索票档案，档案内容应当包括采购日期、采购品种、采购数量、供应商名称、供应商地址、联系方式、索证索票资料（如营业执照副本复印件、食品生产许可证复印件、产品合格证明文件等）等信息。索证索票档案应当采用纸质或电子介质进行保存，确保档案的完整性和可追溯性。2.档案保管期限食品采购索证索票档案的保管期限不得少于食品保质期满后六个月；没有明确保质期的，保存期限不得少于二年。用品采购索证索票档案的保管期限不得少于二年。3.档案查阅和使用幼儿园相关人员因工作需要查阅索证索票档案的，应当填写查阅申请表，经幼儿园负责人批准后，方可查阅。查阅申请表应当注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。查阅索证索票档案时，应当在指定地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅人员应当爱护档案，不得涂改、损坏、丢失档案资料。索证索票档案一般不得外借。如因特殊情况需要外借的，应当经幼儿园负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限不得超过规定时间，借阅人应当按时归还档案，并确保档案的安全和完整。

五、监督检查1.内部监督幼儿园应当建立健全采购索证索票监督检查制度，定期对采购索证索票工作进行检查。检查内容包括索证索票资料的完整性、真实性、有效性，索证索票档案的建立和保管情况等。幼儿园财务部门应当对采购索证索票情况进行监督，确保采购资金的支付与索证索票资料相符。对于未按规定索取索证索票资料或索证索票资料不符合要求的采购业务，财务部门有权拒绝支付采购款项。幼儿园食品安全管理小组应当定期对食品采购索证索票情况进行检查，重点检查食品供应商的资质证明文件、食品合格证明文件等是否齐全有效，食品采购渠道是否合法等。对于发现的问题，应当及时督促采购人员进行整改，并跟踪整改情况。2.外部监督幼儿园应当积极配合食品药品监管部门、教育主管部门等相关部门的监督检查工作，如实提供采购索证索票资料和档案。对于相关部门提出的整改意见，应当及时落实整改措施，确保采购索证索票工作符合法律法规和政策要求。幼儿园应当接受师生、家长及社会公众的监督。对于师生、家长及社会公众反映的采购索证索票方面的问题，应当认真调查核实，并及时处理反馈。

六、责任追究1.采购人员责任采购人员未按照本制度规定索取索证索票资料或索取的索证索票资料不完整、不真实、无效的，由幼儿园责令改正，给予批评教育；情节严重的，暂停其采购工作，并视情节轻重给予相应的纪律处分。采购人员因未严格履行索证索票义务，导致采购的食品、用品等物资不符合质量安全要求，给师生身体健康造成损害的，应当依法承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.供应商责任供应商提供虚假索证索票资料的，由食品药品监管部门、工商行政管理部门等相关部门依法予以处罚；给幼儿园或师生造成损失的，应当依法承担赔偿责任。供应商拒绝提供或不按照规定提供索证索票资料的，采购人员应当停止与其交易，并及时向幼儿园报告。幼儿园应当根据情况，决定是否继续与该供应商合作。3.其他人员责任幼儿园其他人员在采购索证索票工作中，如有违反本制度规定的行为，视情节轻重给予相应的批评教育、纪律处分或经济处罚。对于在采购索证索票工作中玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊的人员，应当依法严肃追