部门印章管理制度

部门印章管理制度一、总则1.目的为加强本部门印章的管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益和形象，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于部门内所有印章的管理，包括但不限于部门公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。3.印章定义本制度所指印章是指部门在对外活动中，以部门名义使用的，具有法律效力的各类印章。

二、印章的刻制、启用与废止1.印章刻制需要刻制印章时，由相关负责人填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、材质、规格等信息，并经部门负责人审核批准。申请表获批后，由专人负责联系具有资质的印章刻制单位进行刻制。刻制过程中要严格监督，确保印章质量符合要求。新刻印章须在公安机关指定的刻章单位刻制，并留存印模备案。2.印章启用新印章刻制完成后，由专人负责领取，并填写《印章领取登记表》。印章启用前，应在《印章使用登记表》上预留印模，并注明启用日期、使用范围等信息。启用印章时，要正式行文通知相关部门和人员，明确印章的使用规范和注意事项。3.印章废止因机构变动、名称变更、印章损坏等原因需要废止印章时，由相关负责人填写《印章废止申请表》，说明废止原因，并经部门负责人审核批准。申请表获批后，将废止印章交回专人保管，并在《印章使用登记表》上注明废止日期。对于废止的印章，应及时进行销毁处理。销毁过程要有专人监督，并填写《印章销毁登记表》，记录销毁时间、地点、参与人员等信息。

三、印章的保管1.保管原则印章保管实行专人负责制，确保印章安全、妥善保管。印章保管人员不得将印章转借他人使用，不得在空白纸张、空白介绍信、空白合同等上加盖印章。2.保管人员职责负责印章的日常保管，确保印章存放安全，防止印章被盗、丢失或损坏。严格按照印章使用审批程序，办理印章使用手续，对不符合规定的用印申请有权拒绝。定期对印章进行检查，如发现印章有损坏或磨损情况，应及时报告并申请更换。做好印章使用登记工作，详细记录印章使用时间、事由、批准人、用印份数等信息，并妥善保管印章使用记录。3.保管地点印章应存放在安全可靠的地方，如专门的印章保险柜或文件柜中，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。印章存放地点要保持清洁、干燥，避免印章受到污染或损坏。

四、印章的使用1.使用范围部门公章：用于以部门名义发布的各类文件、通知、报告、证明等；与外部单位签订的合同、协议等；对外提供的资信证明、授权委托书等。合同专用章：用于部门对外签订的各类经济合同、业务合同等。财务专用章：用于部门的财务收支、资金结算、票据开具等财务活动。法人章：用于部门法定代表人在相关文件、合同、票据等上的签字盖章。2.使用流程申请：使用印章时，申请人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事由、用印文件名称及份数、用印时间等信息，并签字确认。审批：申请表经相关负责人审核批准。一般事项由部门负责人审批；重要事项或涉及金额较大的事项，需经分管领导审批；重大事项还需经上级领导或公司决策层审批。用印：印章保管人员在收到经批准的《印章使用申请表》后，要仔细核对申请表内容与用印文件是否一致。确认无误后，在规定的位置加盖印章，并在《印章使用登记表》上记录相关信息。登记：用印完毕后，印章保管人员应及时将《印章使用申请表》和用印文件进行整理归档，并在《印章使用登记表》上注明用印结果（如盖章份数、文件编号等）。3.特殊情况处理如遇紧急情况需要使用印章，无法提前办理审批手续时，申请人应通过电话或其他方式向相关负责人说明情况，经同意后可先行用印，但事后必须及时补办审批手续。对于涉及多个部门或需要联合用印的文件，应由主办部门负责填写《印章使用申请表》，并按规定程序进行审批。其他相关部门在申请表上签字确认后，方可加盖印章。

五、印章使用的监督与检查1.监督机制部门设立印章管理监督小组，由部门负责人担任组长，成员包括相关业务骨干和审计人员。监督小组负责定期对印章使用情况进行检查和监督，确保印章使用符合规定。审计人员不定期对印章使用记录进行审计，检查印章使用是否合规、审批手续是否齐全、登记记录是否完整等。2.检查内容印章使用是否符合规定的使用范围和审批程序。印章保管人员是否严格按照制度要求进行印章保管和使用登记。印章使用记录是否完整、准确，是否与用印文件一致。印章是否存在被盗、丢失、损坏等异常情况。3.问题处理对于检查中发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，并要求相关责任人限期整改。如发现印章保管人员违反印章管理制度，造成严重后果的，将视情节轻重给予相应的纪律处分，直至追究法律责任。对违反印章使用规定的行为，要及时进行纠正，并采取措施防止类似问题再次发生。

六、印章使用的风险防范1.法律风险防范加强对印章使用人员的法律培训，提高其法律意识和风险防范意识，确保印章使用符合法律法规的要求。在签订合同等重要文件时，要严格审查文件内容，确保合同条款合法、合规、公平、合理，避免因合同条款漏洞而引发法律风险。对于涉及重大法律事务或存在法律风险的用印事项，应咨询公司法律顾问的意见，确保用印行为的合法性和有效性。2.安全风险防范加强印章保管设施建设，配备必要的防盗、防火、防潮设备，确保印章存放安全。对印章保管人员进行安全教育，提高其安全意识，防止印章被盗、丢失或损坏。建立印章丢失、被盗应急预案，一旦发生印章丢失、被盗事件，应立即采取措施，如报告上级领导、向公安机关报案、通知相关部门和单位等，尽量减少损失和影响。3.内部管理风险防范完善印章管理制度，明确印章使用的各个环节和流程，加强对印章使用的规范化管理。加强对印章保管人员和使用人员的监督和考核，确保其严格遵守印章管理制度。定期对印章管理制度进行评估和修订，根据实际情况及时调整和完善制度内容，适