公司合同管理员岗位职责

公司合同管理员岗位职责一、岗位职责概述合同管理员在公司的运营中扮演着至关重要的角色，主要负责公司各类合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止以及归档等全过程管理，确保合同的合法性、完整性和有效性，维护公司的合法权益，促进公司业务的顺利开展。

二、主要职责合同起草与修订1.业务沟通与需求分析-与公司各业务部门保持密切沟通，及时了解业务动态和合同需求。主动参与业务部门的项目洽谈、合作意向沟通等活动，熟悉业务背景和交易内容。-根据业务需求，协助业务部门梳理合同条款，明确合同目的、双方权利义务、交易方式、价款支付、交付条件等关键要素，确保合同条款准确反映业务实际情况。2.合同文本起草-依据业务部门提供的信息和要求，运用专业知识和经验，起草各类合同文本。合同内容应符合法律法规的规定，语言表达准确、清晰、严谨，避免歧义。-对于常用合同类型，建立标准合同模板库，并根据法律法规变化和公司业务发展情况及时进行更新和完善。在起草合同过程中，优先使用标准合同模板，确保合同格式和关键条款的一致性和规范性。3.合同条款审核与修订-在起草合同初稿后，对合同条款进行自我审核，重点检查条款的合法性、完整性、准确性以及与公司利益的契合度。-将合同初稿提交给相关业务部门、法务部门、财务部门等进行联合审核。积极参与审核会议，认真听取各方意见和建议，对审核中提出的问题进行详细记录，并根据反馈意见及时对合同条款进行修订和完善。

合同审核1.形式审核-对收到的合同文本进行形式审查，包括合同的名称、编号、签订日期、双方当事人信息、合同份数、签字盖章页等是否齐全、准确。-检查合同文本的排版格式是否规范，页码是否连续，附件是否完整并与正文内容一致。2.合法性审核-依据国家法律法规、政策规定以及公司内部规章制度，对合同条款的合法性进行审核。重点审查合同主体资格是否合法有效，合同内容是否违反法律法规强制性规定，合同履行是否可能引发法律风险等。-对于涉及重大法律问题或存在法律风险的合同条款，及时与法务部门沟通，寻求专业法律意见，并根据法律建议进行修改和调整。3.条款完整性与准确性审核-审核合同条款是否涵盖了交易的各个关键环节，双方权利义务是否明确、对等，违约责任是否具体、合理，争议解决方式是否明确有效等。-检查合同中的金额、数量、质量标准、交付时间、地点等条款是否准确无误，避免因条款模糊或歧义导致合同履行过程中的纠纷。4.公司利益保护审核-从公司利益出发，审核合同条款是否有利于维护公司的合法权益，是否存在潜在的利益损失或风险。例如，审核合同中的付款条款是否保障公司资金安全，知识产权归属条款是否确保公司对相关技术或成果拥有合法权益等。-对于可能损害公司利益的条款，提出修改意见或建议，确保合同在法律框架内最大程度地保护公司利益。

合同签订管理1.合同签署流程跟踪-负责合同签订流程的跟踪和协调工作，确保合同按照公司规定的审批程序顺利流转。及时提醒相关部门和人员完成合同审批环节，避免因审批延误影响合同签订进度。-对合同审批过程中出现的问题进行及时沟通和协调，协助解决审批过程中的分歧和争议，推动合同尽快进入签订阶段。2.合同签署安排-根据合同审批结果，安排合同签署事宜。确定合同签署的时间、地点、参与人员等，并提前做好相关准备工作，如准备合同文本、印章、笔等签署工具。-在合同签署现场，负责监督合同签署过程，确保双方当事人按照合同文本内容准确无误地签字盖章，避免出现错签、漏签等情况。3.合同盖章管理-严格按照公司印章管理制度，办理合同盖章手续。对申请盖章的合同进行再次审核，确保合同已经完成所有审批流程且内容无误。-在盖章过程中，仔细核对合同文本与盖章申请表上的信息是否一致，防止未经授权的盖章行为。盖章后，对盖章的合同进行登记和存档，记录盖章日期、合同名称、编号等信息。

合同履行监督1.履行计划制定与跟踪-根据合同约定，协助业务部门制定合同履行计划，明确合同履行的各个阶段、时间节点和责任人。将履行计划以书面形式记录并分发给相关部门和人员，确保各方对合同履行任务清晰明了。-定期跟踪合同履行计划的执行情况，及时掌握合同履行进度。通过与业务部门沟通、查阅相关文件和记录等方式，了解合同履行过程中是否存在问题或偏差。2.履行情况沟通协调-建立与合同对方当事人的定期沟通机制，及时了解对方的合同履行情况。对于合同履行过程中出现的问题或需要协调的事项，主动与对方进行沟通协商，寻求解决方案。-协调公司内部各部门之间的工作关系，确保合同履行过程中涉及的各个环节能够顺畅衔接。当出现部门间意见分歧或工作冲突时，积极进行协调沟通，推动问题得到妥善解决，保障合同顺利履行。3.风险预警与处理-在合同履行过程中，密切关注可能影响合同履行的各种风险因素，如市场变化、政策调整、对方违约等。及时发现潜在风险，并向相关部门和领导发出风险预警。-协助业务部门制定风险应对措施，对已经出现的风险事件进行及时处理。根据风险的性质和严重程度，采取不同的应对策略，如与对方协商变更合同条款、追究对方违约责任、寻求法律救济等，最大限度地降低风险对公司造成的损失。

合同变更与终止管理1.变更申请审核与处理-接收合同变更申请，对变更的必要性、合理性进行初步审核。要求申请部门详细说明变更的原因、内容以及对合同履行和公司利益的影响。-将变更申请提交给相关部门进行联合审核，包括业务部门、法务部门、财务部门等。综合各方意见，对变更申请进行评估，判断是否同意变更。如同意变更，明确变更的具体条款和条件，并协助起草变更协议。2.变更协议签订-根据审核通过的变更申请，起草变更协议。变更协议的内容应明确变更的事项、双方权利义务的调整、合同价款或其他条款的变动等，确保变更协议合法有效。-按照合同签订流程，组织双方当事人签订变更协议。在签订过程中，严格按照规定进行审核和监督，确保变更协议的签订符合公司要求和法律法规规定。3.合同终止管理-在合同履行完毕、双方协商一致解除合同、出现法定解除情形等情况下，负责办理合同终止手续。审核合同终止的原因和相关证明文件，确保合同终止的合法性和合规性。-协助业务部门清理合同终止后的相关事宜，如结算款项、交付剩余物资、返还保证金等。对合同终止后的资料进行整理和归档，以备后续查阅和审计。

合同档案管理1.合同文件收集与整理-在合同签订、履行、变更、终止等过程中，及时收集与合同相关的各类文件资料，包括合同文本、审批文件、往来信函、补充协议、履行记录、变更协议、终止证明等。-对收集到的合同文件进行分类整理，按照合同编号、签订日期、合同类型等进行归档。确保每份合同文件都有清晰的标识和索引，便于查找和查阅。2.档案存储与保管-选择安全、可靠的存储方式和地点，对合同档案进行妥善保管。建立合同档案保管制度，明确档案管理人员的职责和权限，确保档案的保密性和完整性。-定期对合同档案进行检查和维护，防止档案损坏、丢失或泄露。对于电子档案，要做好数据备份工作，防止数据丢失。3.档案查阅与借阅管理-制定合同档案查阅和借阅制度，明确查阅和借阅的流程、权限和范围。对因工作需要查阅或借阅合同档案的人员进行严格登记，记录查阅或借阅的时间、内容、用途等信息。-在查阅或借阅过程中，监督查阅或借阅人员的行为，确保档案的安全。查阅或借阅结束后，及时收回档案，并检查档案是否完好无损。

合同统计与分析1.合同数据统计-定期对公司合同签订、履行、变更、终止等情况进行数据统计，包括合同数量、金额、类型、履行进度、违约情况等。建立合同统计台账，详细记录各项数据信息，确保数据的准确性和完整性。-根据统计数据，生成各类合同统计报表，如月度合同签订情况报表、年度合同履行情况报表等。报表内容应简洁明了、数据准确，能够直观反映公司合同业务的整体情况。2.合同分析与报告-对合同统计数据进行深入分析，总结合同业务的特点、规律和存在的问题。例如，分析不同类型合同的签订频率、金额分布情况，合同履行过程中的常见风险点及其原因等。-根据分析结果，撰写合同分析报告，提出改进合同管理工作的建议和措施。报告内容应具有针对性和可操作性，为公司领导决策提供参考依据，促进公司合同管理水平的不断提升。

法律法规与政策研究1.法律法规收集与整理-关注国家法律法规、政策的变化情况，及时收集与公司业务相关的法律法规、政策文件，并进行整理和分类。建立法律法规政策数据库，方便公司内部人员查阅和使用。-对新出台的法律法规、政策进行解读和分析，研究其对公司合同管理工作可能产生的影响，为公司合同管理提供法律依据和政策指导。2.合规培训与宣传-根据法律法规和政策变化以及公司合同管理实际情况，组织开展合同管理合规培训活动。培训内容包括法律法规讲解、合同风险防范、合规操作流程等，提高公司员工的法律意识和合同管理水平。-通过内部刊物、宣传栏、公司内部网络等渠道，宣传法律法规和政策知识，普及合同管理合规理念，营造良好的合规文化氛围。

三、工作流程合同起草流程1.业务部门提出合同需求，与合同管理员沟通业务背景和具体要求。2.合同管理员根据业务需求，进行合同条款梳理和信息收集。3.合同管理员起草合同初稿，完成后进行自我审核。4.将合同初稿提交业务部门、法务部门、财务部门等联合审核，合同管理员根据审核意见进行修改完善。5.修改后的合同再次提交审核，直至审核通过。

合同签订流程1.合同通过审核后，合同管理员跟踪合同审批流程，确保合同按程序流转。2.审批完成后，合同管理员安排合同签署时间、地点和参与人员，准备签署文件。3.在签署现场，监督双方当事人签字盖章，确保签署过程准确无误。4.合同签署完成后，合同管理员办理合同盖章手续，并进行登记存档。

合同履行流程1.合同签订后，合同管理员协助业务部门制定合同履行计划。2.定期跟踪合同履行计划执行情况，与业务部门及对方当事人沟通履行情况。3.对合同履行过程中出现的问题进行协调处理，发出风险预警并协助制定应对措施。

合同变更流程1.业务部门提出合同变更申请，说明变更原因、内容及影响。2.合同管理员对变更申请进行初步审核，提交相关部门联合审核。3.根据审核意见，合同管理员起草变更协议，组织双方签订。

合同终止流程1.合同满足终止条件时，业务部门提出终止申请，说明终止原因。2.合同管理员审核终止申请及相关证明文件，确保终止合法合规。3.协助业务部门清理合同终止后的相关事宜，整理归档终止资料。

合同档案管理流程1.在合同各环节产生的文件资料，由合同管理员及时收集。2.对收集的文件资料进行分类整理，按照规定进行归档存储。3.建立档案查阅和借阅制度，对查阅和借阅行为进行登记和监督。

四、工作权限1.有权要求公司各业务部门及时提供与合同相关的业务信息和资料，以便准确起草和审核合同。2.在合同审核过程中，对合同条款的合法性、完整性、准确性以及公司利益保护等方面有审核建议权，有权要求相关部门对合同条款进行修改和完善。3.对合同签订、履行、变更、终止等环节的流程执行情况有监督检查权，有权督促相关部门和人员按照规定的程序和要求办理合同事务。4.在合同档案管理方面，有权对合同文件资料进行收集、整理、归档和保管，并有权限制未经授权人员对合同档案的查阅和借阅。

五、工作协作关系1.内部协作-与公司各业务部门保持紧密协作，深入了解业务需求，为业务部门提供合同起草、审核、履行等方面的专业支持和服务。-与法务部门密切配合，在合同合法性审核、重大法律问题咨询、法律风险防范等方面充分听取法务意见，确保合同符合法律法规要求。-与财务部门协作，审核合同中的价款支付、费用结算等条款，保障公司资金安全和财务利益。同时，在合同履行过程中的款项收付、财务结算等方面进行沟通协调。-与行政部门合作，获取合同签订所需的印章使用、办公场地安排等方面的支持和保障。2.外部协作-与合同对方当事人进行沟通协商，就合同条款、履行情况、变更终止等事宜进行交流，维护公司与合作方的良好合作关系。-在涉及合同纠纷或法律诉讼时，与律师事务所等外部法律机构协作，提供相关合同资料和信息，协助处理法律事务。

六、任职要求1.教育背景-本科及以上学历，法律、经济、管理等相关专业优先。2.专业技能-具备扎实的法律专业知识，熟悉合同法、公司法、劳动法等相关法律法规。-熟练掌握合同起草、审核、管理等方面的业务技能，能够准确把握合同条款的法律风险和商务要点。-具备良好的文字表达能力，能够起草规范、严谨的合同文本。-熟练使用办公软件，如Word、Excel等，能够高效地进行合同文档管理和数据统计分析。3.工作经验-具有[X]年以上合同管理或法律相关工作经验，有企业合同管理工作经验者优先。4.素质要求-具有较强的责任心和敬业精神，工作认真细致，严谨负责，能够承受较大的工作压力。-具备良好的沟通协调能力和团队合作精神，能够与公司内部各部门及外部合作方有效沟通协作。-具有较强的风险意识和法律意识，能够敏锐地识别合同风险，并提出有效的防范措施。-具备较强的学习能力和适应能力，能够及时了解法律法规和政策变化，不断提升自身业务水平。

七、考核指标1.合同起草与审核质量-合同起草的准确性和完整性，合同条款是否符合业务需求和法律法规要