公司体系文件管理规定

公司体系文件管理规定一、目的为加强公司体系文件的管理，确保体系文件的有效性、完整性和适应性，规范公司各项管理活动，特制定本规定。

二、适用范围本规定适用于公司内部各类体系文件的制定、审核、批准、发布、修订、废止、发放、回收、保管及使用等管理活动。

三、职责分工1.总经理负责批准公司体系文件的发布、修订和废止。确保体系文件与公司战略目标和业务需求相适应。2.管理者代表负责组织体系文件的策划、编制、审核工作。监督体系文件的实施情况，协调解决文件执行过程中的问题。3.各部门负责本部门相关体系文件的起草、修订和实施。配合体系文件管理部门进行文件的审核、批准等工作。负责本部门体系文件的保管、使用和培训。4.体系文件管理部门负责公司体系文件的统一归口管理，包括文件的编号、排版、印刷、发放、回收等工作。定期对体系文件进行清理和评估，提出修订或废止建议。组织体系文件的培训和宣贯工作。

四、体系文件分类公司体系文件分为管理手册、程序文件、作业文件和记录表单四大类。1.管理手册阐述公司的质量方针、质量目标和质量管理体系的总体要求。对公司的组织结构、职责权限及质量管理体系的过程进行描述。2.程序文件规定各项管理活动的流程、方法和职责。确保各项工作按照规定的程序进行，以实现预期的管理目标。3.作业文件指导具体工作的操作规范、作业指导书等。明确工作的具体步骤、方法和要求，确保工作的标准化和规范化。4.记录表单用于记录各项管理活动的过程和结果。为体系运行的有效性提供客观证据，便于追溯和查询。

五、体系文件的编制要求1.规范性体系文件应符合国家法律法规、行业标准及公司内部管理要求。文件格式、编号、术语等应统一规范。2.完整性全面覆盖公司各项管理活动，确保无管理漏洞。文件内容应包括目的、范围、职责、流程、相关文件和记录等要素。3.准确性语言表达准确、清晰，避免模糊和歧义。各项规定应具有可操作性，能够指导实际工作。4.协调性不同层次和类别的体系文件应相互协调、相互衔接，避免矛盾和重复。

六、体系文件的制定与发布1.策划管理者代表根据公司管理需求和发展战略，组织相关部门对体系文件进行策划，确定文件的框架结构和内容要求。2.起草各部门按照策划要求，指定专人负责起草本部门相关的体系文件。起草人员应收集相关资料，结合实际工作情况，确保文件内容的科学性和实用性。3.审核体系文件初稿完成后，由起草部门负责人进行初审，确保文件内容符合本部门实际工作要求。初审通过后，提交体系文件管理部门进行审核。审核人员应从文件的规范性、完整性、准确性和协调性等方面进行审查，提出修改意见。4.批准审核通过的体系文件报总经理批准。总经理应认真审查文件内容，确保文件符合公司整体利益和管理要求。经总经理批准后的体系文件方可发布实施。5.发布体系文件管理部门负责将批准后的体系文件进行编号、排版、印刷，并发放至相关部门。文件发放应做好记录，明确发放部门、文件名称、版本号、发放日期等信息。

七、体系文件的修订1.修订时机当公司内外部环境发生重大变化，如法律法规更新、业务流程调整、组织机构变动等，应及时对体系文件进行修订。体系文件在运行过程中发现存在缺陷或不适应实际工作需要时，也应进行修订。2.修订申请各部门发现体系文件需要修订时，应填写《体系文件修订申请表》，详细说明修订的原因、内容和建议。将申请表提交至体系文件管理部门。3.修订审核与批准体系文件管理部门对修订申请进行汇总和初审后，组织相关部门进行审核。审核通过后，报总经理批准。修订后的文件应重新发布实施。4.版本控制体系文件应进行版本控制，每次修订后应更新版本号。版本号的编制规则为：年份+序号，如202301，表示2023年第1次修订。

八、体系文件的废止1.废止原因体系文件已不再适用，如相关法律法规已修订，原文件规定与之不符。公司业务发生重大调整，原文件所涉及的业务已不存在。体系文件存在严重缺陷，无法通过修订完善。2.废止申请由相关部门填写《体系文件废止申请表》，说明废止的原因和文件名称、版本号等信息。提交至体系文件管理部门。3.废止审核与批准体系文件管理部门对废止申请进行审核，确认后报总经理批准。经批准废止的体系文件应及时收回，并进行标识和记录。

九、体系文件的发放与回收1.发放体系文件管理部门按照文件发放清单，将体系文件发放至相关部门和人员。发放时应确保文件的完整性和准确性，同时做好发放记录。2.回收当体系文件修订、废止或因其他原因需要收回时，体系文件管理部门应及时通知相关部门和人员进行回收。回收的文件应进行清点和核对，确保文件全部收回，并做好回收记录。

十、体系文件的保管1.保管方式体系文件应妥善保管，可采用电子文档和纸质文档相结合的方式。电子文档应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并定期进行备份。纸质文档应存放在专门的文件柜中，分类存放，便于查找和使用。2.保管环境文件保管场所应保持干燥、通风、整洁，防止文件受潮、发霉、损坏或丢失。对于有保密要求的文件，应采取相应的保密措施，如设置密码、限制访问权限等。

十一、体系文件的使用1.培训与宣贯体系文件管理部门应定期组织体系文件的培训和宣贯工作，确保相关人员熟悉文件内容和要求。培训方式可采用集中培训、现场讲解、在线学习等多种形式。2.文件查阅各部门和人员因工作需要查阅体系文件时，应到体系文件管理部门办理查阅手续。查阅人员应爱护文件，不得在文件上涂改、损坏或擅自复印。3.文件借阅因特殊情况需要借阅体系文件的，应填写《体系文件借阅申请表》，经部门负责人批准后，到体系文件管理部门办理借阅手续。借阅期限应按照申请表中规定执行，借阅人员应按时归还文件，如有遗失或损坏，应照价赔偿。

十二、监督与考核1.监督检查体系文件管理部门应定期对体系文件的执行情况进行监督检查，确保文件得到有效实施。检查内容包括文件的执行情况、记录的填写情况、相关人员对文件的熟悉程度等。2.考核评价对体系文件执行情况良好的部门和个人，给予适当的奖励。对违反体系文件规定的部门和个人，按照公司相关规定进行处罚。处罚方式包括警告、罚款、绩效扣分