车辆加油卡管理制度

车辆加油卡管理制度一、总则（一）目的为加强公司车辆加油卡的管理，规范加油卡的使用流程，降低车辆运行成本，提高加油卡使用的安全性和效率，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司所有配备加油卡的车辆，包括公司自有车辆和租赁车辆。

（三）基本原则1.统一管理原则：公司对加油卡实行集中统一管理，确保加油卡的使用规范、安全、高效。2.成本控制原则：通过合理规划加油卡的使用，优化加油成本，降低公司车辆运营费用。3.安全保密原则：加强加油卡信息安全管理，防止加油卡信息泄露和被盗用，确保公司资金安全。

二、管理职责（一）综合管理部1.负责制定和完善车辆加油卡管理制度，并监督制度的执行情况。2.负责加油卡的申请、开户、充值、挂失、解挂、销户等业务的办理。3.定期对加油卡的使用情况进行统计分析，向公司领导汇报加油卡管理情况。4.协助财务部门对加油卡费用进行核算和审核。

（二）财务部1.负责审核加油卡充值费用的报销凭证，确保费用支出的合理性和合规性。2.定期与综合管理部核对加油卡账户余额，对加油卡费用进行账务处理。3.配合综合管理部对加油卡使用情况进行监督检查，防范财务风险。

（三）车辆使用部门1.负责本部门车辆加油卡的日常使用和保管，确保加油卡的安全。2.按照规定的流程使用加油卡，不得擅自将加油卡转借他人或用于其他非公司车辆加油用途。3.定期向综合管理部反馈加油卡使用过程中出现的问题，配合综合管理部做好加油卡的管理工作。

（四）驾驶员1.严格按照本制度规定使用加油卡，不得违规操作。2.在加油时，应确保加油枪与车辆油箱口紧密连接，防止燃油泄漏。3.加油后，应认真核对加油金额和加油数量，并在加油凭证上签字确认。4.妥善保管加油卡，如发现加油卡丢失或被盗，应立即向车辆使用部门报告，并协助办理挂失手续。

三、加油卡的申请与开户（一）申请1.车辆使用部门因工作需要新增车辆或原有车辆需要办理加油卡时，应填写《车辆加油卡申请表》，详细注明车辆信息、加油卡使用人等内容，并提交至综合管理部。2.综合管理部对申请表进行审核，审核通过后报公司领导审批。

（二）开户1.经公司领导审批同意后，综合管理部负责到指定的加油站办理加油卡开户手续。2.办理开户手续时，应提供公司营业执照副本复印件、经办人身份证原件及复印件等相关资料，并按照加油站要求填写开户申请表。3.加油站审核通过后，为公司办理加油卡开户，并将加油卡及相关资料交予综合管理部。

四、加油卡的充值（一）充值申请1.车辆使用部门根据车辆的行驶里程、油耗情况等，预计下一阶段的加油需求，填写《加油卡充值申请表》，并提交至综合管理部。2.《加油卡充值申请表》应注明申请充值金额、充值原因、预计使用时间等内容。

（二）充值审批1.综合管理部对充值申请表进行审核，审核内容包括申请充值金额的合理性、车辆近期油耗情况等。2.审核通过后，报公司领导审批。公司领导根据公司资金状况、车辆使用情况等因素进行审批，确定是否批准充值申请及充值金额。

（三）充值操作1.经公司领导审批同意后，综合管理部持加油卡及相关资料到指定的加油站进行充值。2.充值完成后，加油站出具充值发票，综合管理部将充值发票及加油卡交回公司。

（四）充值记录1.综合管理部应建立加油卡充值台账，详细记录每次充值的日期、金额、充值加油站等信息。2.充值台账应定期与财务部核对，确保充值记录的准确性和一致性。

五、加油卡的使用（一）加油流程1.驾驶员在使用加油卡前，应检查加油卡是否完好，卡内余额是否充足。2.驾驶员将车辆开到指定的加油站，将加油卡交给加油站工作人员。3.加油站工作人员读取加油卡信息，确认车辆信息和加油卡余额后，启动加油操作。4.加油过程中，驾驶员应监督加油操作，确保加油数量准确无误。5.加油完成后，加油站工作人员打印加油凭证，驾驶员应认真核对加油金额、加油数量等信息，并在加油凭证上签字确认。6.驾驶员将加油凭证妥善保管，作为报销凭证使用。

（二）使用范围1.加油卡仅限用于公司车辆在指定加油站的加油费用支付，不得用于购买其他商品或服务。2.严禁将加油卡转借他人使用，严禁利用加油卡套取现金或进行其他违规操作。

（三）特殊情况处理1.如遇加油卡无法正常使用（如卡损坏、密码错误等），驾驶员应及时向车辆使用部门报告。车辆使用部门应立即通知综合管理部，综合管理部负责联系加油站或发卡银行进行处理。2.在加油站因系统故障等原因无法读取加油卡信息时，驾驶员应要求加油站工作人员手工记录加油信息，并开具临时加油凭证。驾驶员返回公司后，应及时将临时加油凭证交予综合管理部，由综合管理部协调加油站进行后续处理。

六、加油卡的保管（一）保管责任1.加油卡由车辆使用部门指定专人保管，保管人员应妥善保管加油卡，确保加油卡的安全。2.保管人员不得将加油卡随意放置，不得将加油卡交予无关人员使用。

（二）保管要求1.加油卡应存放在安全、隐蔽的地方，防止加油卡丢失或被盗。2.保管人员应定期检查加油卡的保管情况，如发现加油卡有损坏、丢失等情况，应及时向车辆使用部门报告，并协助办理挂失、补办等手续。

七、加油卡的挂失与解挂（一）挂失1.如发现加油卡丢失或被盗，驾驶员应立即向车辆使用部门报告。车辆使用部门应在接到报告后及时通知综合管理部。2.综合管理部在接到挂失通知后，应立即联系发卡银行或加油站办理挂失手续。挂失时，应提供加油卡卡号、持卡人姓名、身份证号码等相关信息。3.挂失成功后，加油卡将被冻结，无法继续使用。

（二）解挂1.如加油卡丢失后又找回，或确认加油卡被盗用情况已消除，车辆使用部门应及时通知综合管理部办理解挂手续。2.解挂时，应提供加油卡卡号、持卡人姓名、身份证号码等相关信息，并填写《加油卡解挂申请表》。3.综合管理部审核通过后，联系发卡银行或加油站办理解挂手续。解挂成功后，加油卡恢复正常使用。

八、加油卡的销户（一）销户申请1.当车辆报废、转让或不再使用加油卡时，车辆使用部门应填写《加油卡销户申请表》，并提交至综合管理部。2.《加油卡销户申请表》应注明销户原因、加油卡卡号、持卡人姓名等内容。

（二）销户审批1.综合管理部对销户申请表进行审核，审核通过后报公司领导审批。2.公司领导审批同意后，综合管理部负责办理加油卡销户手续。

（三）销户操作1.综合管理部持加油卡及相关资料到指定的加油站办理销户手续。2.加油站核对加油卡信息无误后，收回加油卡，并将加油卡内余额退还公司。3.加油站出具销户证明，综合管理部将销户证明及加油卡余额交回公司财务部。

（四）销户记录1.综合管理部应建立加油卡销户台账，详细记录销户日期、销户原因、加油卡卡号、持卡人姓名、销户金额等信息。2.销户台账应定期与财务部核对，确保销户记录的准确性和一致性。

九、监督与检查（一）内部监督1.综合管理部定期对加油卡的使用情况进行检查，检查内容包括加油卡是否按照规定用途使用、加油记录是否真实完整、加油卡保管是否安全等。2.财务部定期对加油卡费用进行核算和审核，检查加油卡费用的支出是否合理合规，是否存在异常情况。

（二）外部监督1.公司接受上级主管部门、审计部门等的监督检查，如实提供加油卡管理的相关资料和信息。2.对于监督检查中发现的问题，公司应及时整改，并将整改情况报告相关部门。

十、违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自使用加油卡用于非公司车辆加油或其他非加油用途。2.将加油卡转借他人使用。3.利用加油卡套取现金或进行其他违规操作。4.加油卡保管不善，导致加油卡丢失或被盗用。5.加油记录不真实、不完整，虚报加油费用。

（二）违规处理措施1.对于发现的违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处理，包括但不限于批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。2.对于因违规行为给公司造成经济损失的，违规人员应承担相应的赔