公司会议制度

公司会议制度一、总则1.目的为规范公司会议管理，提高会议效率，确保会议决策得到有效执行，特制定本制度。本制度旨在明确公司各类会议的组织、召开、记录、跟进等流程，使会议成为公司沟通信息、协调工作、解决问题、推动业务发展的重要平台。2.适用范围本制度适用于公司内部召开的各类会议，包括但不限于公司例会、部门会议、专项会议、临时会议等。

二、会议分类及职责分工1.公司例会定义：公司例会是公司定期召开的会议，旨在总结工作进展、部署下一阶段工作任务、沟通协调各部门工作、解决存在的问题。参会人员：公司领导、各部门负责人组织部门：由行政部负责组织安排，提前通知参会人员会议时间、地点、议程等信息。会议职责：总经理负责主持会议，对公司整体工作进行总结、分析和部署，协调解决各部门之间的重大问题。各部门负责人汇报本部门上周工作进展、本周工作计划以及需要公司协调解决的问题。行政部负责会议记录，整理会议纪要，并跟踪会议决议的执行情况。2.部门会议定义：部门会议由各部门自行组织召开，主要用于部门内部工作的沟通、协调、安排和总结。参会人员：部门全体成员组织部门：各部门自行安排会议时间、地点，并提前通知部门成员。会议职责：部门负责人负责主持会议，传达公司相关会议精神和工作要求，安排本部门的工作任务，明确工作重点和责任人。部门成员汇报个人工作进展、遇到的问题及解决方案，提出工作建议和需求。部门负责人对部门成员的工作进行点评和指导，协调解决部门内部的工作问题。会议组织者负责记录会议内容，形成部门会议纪要，并在部门内部传达。3.专项会议定义：专项会议是针对公司特定业务、项目或问题召开的会议，旨在集中讨论和解决相关专项事宜。参会人员：根据专项会议的主题和需求，由相关部门负责人、业务骨干及其他相关人员参加。组织部门：由涉及专项工作的牵头部门负责组织，提前确定会议主题、议程、参会人员等，并通知相关人员。会议职责：会议主持人负责引导会议讨论，确保围绕专项主题展开，把控会议进度和方向。参会人员针对专项问题发表意见、提出解决方案或建议，共同探讨并形成专项工作的决策或行动计划。会议记录人员负责详细记录会议讨论内容、决议事项及责任人、时间节点等信息，形成专项会议纪要，并及时发送给相关人员。牵头部门负责跟踪专项会议决议的执行情况，及时向相关领导汇报进展，并协调解决执行过程中出现的问题。4.临时会议定义：临时会议是因工作需要临时召开的会议，用于及时沟通重要信息、解决突发问题或协调紧急工作。参会人员：根据临时会议的目的和需求，由相关领导指定参会人员。组织部门：由发起临时会议的部门或个人提前与行政部沟通，确定会议时间、地点、参会人员等信息，并由行政部负责通知。紧急情况下，可通过电话、即时通讯工具等方式先进行简单沟通，再尽快安排正式会议。会议职责：会议发起者明确会议目的和主要议题，在会议中简要介绍相关情况，并引导会议讨论。参会人员针对临时事项迅速发表意见，提出解决方案或建议，共同协商解决问题。记录人员记录会议主要内容、决议事项及后续工作安排，形成临时会议纪要并及时发送给参会人员。如情况紧急，可先以口头形式传达会议决策，会后再补发会议纪要。

三、会议组织与准备1.确定会议主题和议程会议组织者应提前与相关领导和部门沟通，明确会议的主题和目的，确保会议议题具有针对性和必要性。根据会议主题，制定详细的会议议程，合理安排会议时间和各项议题的顺序，确保会议紧凑、高效。议程应提前发送给参会人员，以便参会人员提前准备。2.确定参会人员根据会议的性质和目的，准确确定参会人员名单。避免无关人员参会，确保参会人员能够对会议议题进行有效讨论和决策。提前通知参会人员会议的时间、地点、议程等信息，确保参会人员有足够的时间安排工作并准时参加会议。对于重要会议，应提前提醒参会人员做好准备，如准备相关资料、汇报材料等。3.准备会议资料根据会议议程和议题，准备相关的会议资料，如报告、文件、数据、图表等。确保资料内容准确、完整，能够支持会议讨论和决策。将会议资料提前分发给参会人员，以便参会人员提前了解会议内容，做好发言准备。对于需要现场演示的资料，应提前检查演示设备和资料的兼容性，确保演示过程顺利。4.安排会议场地根据参会人数和会议类型，选择合适的会议场地。确保场地环境舒适、安静，具备良好的通风、照明条件，以及必要的会议设备，如投影仪、音响、麦克风、白板等。在会议前，对会议场地进行检查和布置，确保设备正常运行，资料摆放整齐，座位安排合理。对于重要会议，可根据会议主题进行适当的装饰，营造良好的会议氛围。

四、会议召开1.会议签到参会人员应在会议开始前到达会议场地，在会议签到表上进行签到。签到表应记录参会人员的姓名、部门、职务等信息。会议组织者或指定人员负责检查参会人员的签到情况，确保参会人员按时到会。对于未按时到会的人员，应及时联系并了解原因。2.会议开场会议主持人应提前到达会议场地，做好会议开场的准备工作。在会议开始时，主持人应简要介绍会议的主题、目的、议程以及参会人员，强调会议纪律和注意事项。主持人应引导参会人员进入会议状态，营造积极、有序的会议氛围。对于重要会议，可由主持人对近期公司的重大事件或工作进展进行简要回顾，为会议讨论做好铺垫。3.会议讨论主持人按照会议议程，引导参会人员依次发言，围绕会议主题进行讨论。在讨论过程中，主持人应鼓励参会人员充分发表意见，尊重他人的观点，避免出现争吵、打断等情况。参会人员应积极参与会议讨论，认真听取他人的发言，结合实际工作情况，提出建设性的意见和建议。对于讨论中出现的分歧，应通过充分的沟通和协商，寻求共识或最佳解决方案。会议组织者应注意控制会议讨论的节奏和方向，确保讨论围绕会议主题展开，避免偏离主题或讨论过于发散。如发现讨论偏离主题，主持人应及时引导回到正轨。4.会议决策在会议讨论结束后，主持人应根据讨论情况，组织参会人员对会议议题进行决策。决策方式可根据具体情况采用投票表决、举手表决、协商一致等方式。对于重要决策，应充分考虑各方意见，确保决策的科学性、合理性和可行性。决策结果应明确记录，包括决策事项、决策内容、责任人、时间节点等信息。主持人应宣布会议决策结果，并强调决策的严肃性和执行力，要求相关责任人按照决策要求认真落实工作任务。5.会议记录会议记录人员应认真记录会议内容，包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、讨论内容、决策结果等信息。记录应准确、完整、清晰，能够真实反映会议的全过程。会议记录可采用手写记录或电子记录的方式。手写记录应字迹工整，电子记录应及时保存备份。记录人员应在会议结束后及时整理会议记录，形成会议纪要。6.会议结束在会议决策宣布完毕后，主持人应宣布会议结束。参会人员应有序离开会议场地，保持会议场地的整洁。会议组织者应及时清理会议场地，关闭会议设备，整理会议资料。对于重要会议的资料，应按照公司档案管理规定进行妥善保管。

五、会议纪要1.会议纪要的内容会议纪要应包含会议的基本信息，如会议名称、时间、地点、参会人员等。详细记录会议的议程和讨论内容，重点记录会议决策事项、工作任务安排、责任人及时间节点等信息。对于会议讨论中的重要观点、意见和建议，也应进行适当记录，以便为后续工作提供参考。会议纪要应语言简洁、准确，避免冗长、繁琐的表述。2.会议纪要的格式会议纪要应采用统一的格式，一般包括标题、正文、落款等部分。标题应简洁明了，能够准确反映会议的主题。正文部分应按照会议内容的逻辑顺序进行记录，可采用分段、分点等方式，使内容层次清晰。落款部分应注明会议纪要的记录人及日期。3.会议纪要的审批与发放会议纪要初稿完成后，记录人员应提交给会议主持人进行审核。主持人审核无误后，在会议纪要上签字确认。对于涉及公司重要决策、重大事项的会议纪要，还应提交给相关领导进行审批。领导审批通过后，会议纪要方可正式发放。会议纪要应及时发放给参会人员及相关部门，确保相关人员能够及时了解会议决策和工作安排。发放方式可采用电子邮件、内部办公系统等方式。

六、会议决议跟进与反馈1.建立会议决议跟进机制会议组织者应建立会议决议跟进台账，对会议决议事项进行详细记录，包括决议内容、责任人、时间节点、执行情况等信息。明确专人负责会议决议的跟进工作，定期对决议事项的执行情况进行检查和督促，确保决议事项得到有效落实。2.责任人执行反馈会议决议事项的责任人应按照决议要求认真执行工作任务，并定期向会议组织者或相关领导反馈执行情况。反馈内容应包括工作进展、遇到的问题及解决方案、下一步工作计划等信息。责任人如因特殊原因无法按时完成工作任务，应提前向会议组织者或相关领导说明情况，并提出调整建议。经批准后，方可对工作任务进行调整。3.会议组织者检查与协调会议组织者应定期检查会议决议的执行情况，对责任人的执行反馈进行核实和分析。如发现执行过程中存在问题，应及时与责任人沟通协调，共同寻求解决方案。对于涉及多个部门的会议决议事项，会议组织者应加强部门之间的沟通协调，确保各部门之间工作衔接顺畅，形成工作合力。4.定期汇报与总结会议组织者应定期将会议决议的执行情况向公司领导汇报，汇报内容应包括决议事项的执行进度、存在的问题及解决措施、下一步工作计划等信息。公司领导应根据会议决议的执行情况，对相关工作进行总结和评价，及时调整工作策略和方法，确保公司各项工作目标的顺利实现。

七、会议纪律与要求1.按时参会参会人员应严格按照会议通知的时间准时参加会议，不得迟到、早退。如有特殊情况不能参会，应提前向会议组织者请假，并安排其他人员代为参会。会议组织者应提前做好参会人员的考勤记录，对迟到、早退人员进行统计和通报。2.遵守会议秩序参会人员应遵守会议纪律，保持会议场地安静，不得在会议期间随意走动、交头接耳、接听电话或处理其他与会议无关的事务。会议期间如需发言，应先举手示意，经主持人同意后再进行发言。发言应简洁明了，突出重点，避免冗长、啰嗦的表述。3.尊重他人观点参会人员应尊重他人的观点和意见，不得在会议上进行人身攻击、恶意批评或诋毁他人。在讨论过程中，应充分听取他人的发言，通过理性的沟通和协商解决分歧。4.保守会议机密参会人员应对会议中涉及的公司机密信息、商业