档案管理及保密制度

档案管理及保密制度一、总则1.目的本制度旨在加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，维护公司的合法权益，同时规范公司保密工作，防止公司机密信息泄露，保障公司的正常运营和发展。2.适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构及全体员工。

二、档案管理档案分类与编号1.档案分类行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会会议记录，公司章程，公司证照，行政公文，工作计划与总结，员工人事档案等。财务档案：涵盖会计凭证、账簿、报表，财务审计报告，税务资料，资金管理文件等。业务档案：根据公司业务类型划分，如销售业务档案（客户资料、销售合同、订单等）、采购业务档案（供应商资料、采购合同等）、项目业务档案（项目立项文件、项目计划、项目报告等）。技术档案：包含产品研发资料、技术图纸、工艺文件、技术标准、技术创新成果等。其他档案：如合同档案、法律事务档案、资质证书档案、荣誉档案等。2.档案编号采用分类编号法，对每类档案进行统一编号。编号规则为：大类代码+二级类代码+顺序号。例如，行政档案的大类代码为"XZ"，若其中的员工人事档案为二级类，代码为"RS"，则员工张三的人事档案编号为"XZRS001"。编号应保持唯一性和系统性，便于档案的识别、查找和管理。

档案收集与整理1.档案收集各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整。员工在工作过程中形成的各类文件、资料，应及时交至部门档案收集责任人处。对于外部接收的文件、资料，如政府部门文件、合作单位往来信函等，由相关部门负责登记并移交档案管理部门。2.档案整理档案管理部门收到档案后，应按照分类标准对档案进行整理。对每份档案进行编目，包括文件名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，并录入档案管理系统。剔除重复、无效的文件，确保档案资料的精炼和准确。将整理好的档案按照编号顺序装入档案盒，并在档案盒上标明类别、编号、年度等信息。

档案保管与存储1.档案保管设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案存放安全。档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，发现问题及时处理。严格限制非档案管理人员进入档案库房，确因工作需要进入的，须经档案管理部门负责人批准，并进行登记。2.档案存储按照档案的类别、年度、保管期限等进行分区存放，便于查找和管理。电子档案应进行备份存储，备份介质包括硬盘、光盘、磁带等，并定期进行数据校验，确保数据的完整性和可用性。对重要档案应实行异地备份存储，以防止因自然灾害、人为破坏等原因导致档案丢失。

档案借阅与利用1.档案借阅公司内部人员因工作需要借阅档案的，须填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人审批后，交档案管理部门办理借阅手续。档案管理部门应对借阅申请进行审核，对于符合借阅条件的，予以批准，并登记借阅档案的相关信息，包括借阅人姓名、部门、借阅日期、归还日期等。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限的，须提前办理续借手续。借阅人应妥善保管所借档案，不得擅自涂改、转借、复印、传播档案内容，确保档案的安全和完整。2.档案利用档案利用应遵循合法、合理、保密的原则，确保档案的使用符合公司规定和法律法规要求。如需查阅、复印档案资料的，应在档案管理部门指定的地点进行，并由档案管理人员进行现场监督。利用档案形成的各类文件、资料，如调研报告、工作汇报等，应及时交回档案管理部门归档保存。

档案鉴定与销毁1.档案鉴定档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。鉴定工作由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的内容、价值、历史意义等因素，综合判断档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期（[X]年以上）、短期（[X]年以下）三种。2.档案销毁对于已到保管期限且无保存价值的档案，由档案管理部门填写《档案销毁申请表》，附上档案鉴定报告，经公司分管领导审批后，予以销毁。档案销毁应指定专人负责，在销毁前应对档案进行造册登记，注明档案名称、编号、数量、销毁日期等信息。档案销毁可采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。

三、保密制度保密范围1.公司商业秘密产品研发信息，包括产品设计方案、技术参数、工艺流程、研发计划等。市场信息，如市场调研数据、客户名单、销售渠道、营销策略等。财务信息，如财务报表、财务预算、成本核算、资金状况等。人力资源信息，如员工薪酬、绩效考核、员工培训计划等。公司内部管理信息，如组织架构、管理模式、工作流程、内部规章制度等。2.公司机密文件尚未公开的重大决策文件、会议纪要。涉及公司重大利益的合同、协议。重要的客户资料和合作伙伴信息。其他公司认为需要保密的文件、资料。

保密措施1.人员管理新员工入职时，应签订《保密协议》，明确其保密义务和责任。加强对员工的保密教育和培训，提高员工的保密意识和技能。培训内容包括保密法律法规、公司保密制度、保密技巧等。定期对员工进行保密考核，将考核结果与员工的绩效考核、晋升等挂钩。对违反保密制度的员工，视情节轻重给予相应的处罚。2.文件管理对机密文件应标明"机密"字样，并严格控制其发放范围。发放时应进行登记，注明发放对象、发放日期、文件名称等信息。机密文件的起草、打印、复印、传递、存储等环节应严格按照保密规定进行操作。例如，机密文件应在公司内部的涉密设备上处理，严禁使用外部设备；复印机密文件须经部门负责人批准，并进行登记；传递机密文件应采用专人送达或加密传输等方式。定期对机密文件进行清理和销毁，销毁过程应严格按照档案销毁程序进行，确保文件信息彻底消除。3.计算机与网络管理公司内部网络应进行分级管理，设置不同的访问权限。机密信息应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行加密处理。员工使用的计算机应设置密码，并定期更换。严禁在连接互联网的计算机上处理机密文件。如需处理机密文件，应使用公司内部的涉密计算机，并采取必要的安全防护措施。加强对网络安全的监控和管理，安装防火墙、杀毒软件等安全防护系统，防止外部网络攻击和病毒入侵。对公司内部网络的访问进行审计和记录，发现异常情况及时处理。4.会议与活动管理涉及公司机密信息的会议，应选择在公司内部的会议室召开，并对会议场所进行安全检查，确保无窃听、偷拍等设备。会议组织者应提前明确会议的保密要求，提醒参会人员遵守保密纪律。参会人员不得擅自记录、传播会议内容，如需记录，应使用公司统一发放的笔记本，并在会后交回。举办对外活动时，应严格控制活动范围和参与人员，对活动中涉及的公司机密信息进行妥善保护。如需向外部人员提供公司资料，应进行严格的审批，并对提供的资料进行加密处理，明确资料的使用范围和保密责任。

保密监督与检查1.保密监督公司设立保密管理小组，负责对公司保密工作进行监督和指导。保密管理小组由公司高层管理人员、各部门负责人等组成。保密管理小组应定期召开会议，研究分析公司保密工作情况，及时解决存在的问题。各部门应指定保密员，负责本部门的保密工作，并定期向保密管理小组汇报工作进展情况。2.保密检查保密管理部门应定期对公司各部门的保密工作进行检查，检查内容包括保密制度的执行情况、文件资料的管理情况、计算机与网络安全情况等。对检查中发现的问题，应及时下达《保密整改通知书》，要求责任部门限期整改。整改完成后，责任部门应提交整改报告，由保密管理部门进行复查。对于违反保密制度的行为，保密管理部门应进行调查核实，并根据情节轻重