公司合同管理制度

公司合同管理制度一、总则1.目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，维护公司合法权益，提高经济效益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。3.基本原则合同管理遵循依法合规、诚实守信、防范风险、注重效益的原则。

二、合同管理机构及职责1.合同管理委员会成立公司合同管理委员会，由公司总经理担任主任，副总经理担任副主任，各相关部门负责人为成员。合同管理委员会负责审议重大合同，协调合同管理中的重大问题，对合同管理工作进行指导和监督。2.合同管理部门公司设立专门的合同管理部门，负责合同的统一归口管理。其主要职责包括：制定和完善合同管理制度，并组织实施；参与重大合同的谈判、起草、审核等工作；对合同进行编号、登记、归档，建立合同台账；监督合同的履行情况，协调处理合同履行中的问题；定期对合同管理工作进行总结分析，提出改进建议。3.业务部门各业务部门负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作，并指定专人负责合同管理。业务部门应及时将合同签订、履行情况反馈给合同管理部门。

三、合同的签订1.合同订立前的调查业务部门在订立合同前，应当对合同对方的主体资格、资质信誉、经营状况、财务状况等进行调查，确保对方具有履约能力。调查结果应形成书面报告，作为合同签订的重要参考依据。2.合同文本的起草合同文本一般由业务部门负责起草。起草合同应遵循公平、公正、合理的原则，明确双方的权利义务、违约责任、争议解决方式等条款。合同文本应使用规范的语言文字，避免歧义。3.合同的审核合同起草完成后，应提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应重点对合同的合法性、合规性、完整性、准确性等进行审核，并提出审核意见。重大合同还应提交合同管理委员会审议。合法性审核：审查合同是否符合国家法律法规及政策的规定。合规性审核：检查合同是否符合公司内部规章制度和业务流程。完整性审核：核对合同条款是否齐全，权利义务是否明确。准确性审核：审查合同文字表述是否准确，数据是否正确。4.合同的签订经审核通过的合同，由业务部门与合同对方当事人签订。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，并加盖公司合同专用章或公章。签订合同的人员应具备相应的授权，不得超越权限签订合同。

四、合同的履行1.履行计划的制定业务部门应根据合同约定，制定详细的履行计划，并明确责任人和时间节点。履行计划应报合同管理部门备案。2.履行过程的跟踪业务部门应按照履行计划跟踪合同的履行情况，及时掌握合同对方的履约动态。如发现对方可能或已经出现违约行为，应及时采取措施，并向合同管理部门报告。3.履行情况的记录业务部门应建立合同履行台账，详细记录合同的履行情况，包括合同的签订时间、履行期限、履行内容、付款情况、交付情况等。合同履行台账应定期更新，并与合同管理部门的合同台账进行核对。4.变更与解除合同履行过程中如需变更或解除合同，业务部门应及时与合同对方协商，并签订书面协议。变更或解除合同的协议应报合同管理部门审核备案。因变更或解除合同给公司造成损失的，应依法追究责任方的赔偿责任。

五、合同的监督与检查1.内部监督合同管理部门应定期对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行检查，发现问题及时督促整改。同时，应加强对业务部门合同管理工作的指导和培训，提高合同管理水平。2.外部监督积极配合政府有关部门的监督检查，如实提供合同相关资料，接受社会监督。对于合同履行过程中发生的纠纷，应依法妥善处理，维护公司的合法权益。

六、合同纠纷的处理1.纠纷的预防加强合同管理，规范合同签订和履行行为，从源头上预防合同纠纷的发生。同时，提高员工的法律意识和风险防范意识，避免因疏忽或违规操作导致合同纠纷。2.纠纷的处理程序合同履行过程中发生纠纷时，业务部门应及时收集相关证据，并与合同对方进行协商解决。协商不成的，应及时向合同管理部门报告，并按照合同约定的争议解决方式进行处理。协商解决：双方当事人通过友好协商，达成和解协议，解决合同纠纷。仲裁：如合同约定仲裁解决纠纷，应按照仲裁程序向仲裁机构申请仲裁。诉讼：如合同未约定仲裁或仲裁条款无效，可向有管辖权的人民法院提起诉讼。3.纠纷处理的责任追究对于因合同纠纷给公司造成损失的，应依法追究相关责任人的责任。同时，应总结经验教训，完善合同管理制度，避免类似纠纷的再次发生。

七、合同的归档与保管1.归档要求合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料提交合同管理部门进行归档。归档资料应包括合同原件、补充协议、变更协议、履行记录、纠纷处理文件等。合同管理部门应按照档案管理的要求，对合同进行分类、编号、装订，并建立电子档案。2.保管期限合同档案的保管期限应根据国家法律法规及公司相关规定执行。一般合同档案的保管期限为[X]年，重要合同档案的保管期限为[X]年。保管期限届满后，如需销毁合同档案，应按照档案管理的规定办理审批手续。

八、附则