采购部管理制度与工作流程39695

采购部管理制度与工作流程39695一、总则1.目的为加强采购部的管理，规范采购工作流程，提高采购效率，降低采购成本，确保公司生产经营活动的顺利进行，特制定本管理制度与工作流程。2.适用范围本制度适用于公司采购部的所有采购活动，包括原材料、零部件、设备、办公用品等各类物资的采购。3.职责分工采购部经理全面负责采购部的日常管理工作，制定采购部工作计划和目标，并组织实施。审核采购合同，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。协调与其他部门的关系，解决采购过程中出现的问题。定期向上级领导汇报采购工作情况，提出改进建议。采购专员根据采购计划，负责具体的采购工作，包括供应商开发、询价、比价、议价、下单、跟踪订单进度等。收集、整理供应商信息，建立供应商档案，评估供应商的供货能力和信誉。协助采购部经理进行采购合同的起草、审核和签订工作。负责采购物资的到货验收工作，确保物资的质量和数量符合要求。采购内勤负责采购部文件、资料的整理、归档和保管工作。协助采购专员进行采购数据的统计和分析工作。负责采购部办公用品的采购和管理工作。协助采购专员进行采购合同的执行和跟踪工作，及时处理合同变更、付款等事宜。

二、采购计划管理1.采购需求的提出各部门根据生产经营计划和实际需求，填写《采购申请表》，详细注明物资名称、规格型号、数量、需求时间等信息，并提交给采购部。采购部定期收集各部门的《采购申请表》，进行汇总和分析，形成采购需求清单。2.采购计划的制定采购部根据采购需求清单，结合库存情况，制定采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格型号、数量、采购时间、预算金额等内容。采购计划经采购部经理审核后，报分管领导审批。审批通过后的采购计划作为采购工作的依据。3.采购计划的调整在采购计划执行过程中，如因生产经营计划变更、市场供应情况变化等原因需要调整采购计划，相关部门应及时填写《采购计划调整申请表》，说明调整原因和调整内容，并提交给采购部。采购部根据《采购计划调整申请表》，对采购计划进行相应的调整，并报分管领导审批。审批通过后的调整计划作为采购工作的依据。

三、供应商管理1.供应商开发采购部根据采购需求，通过多种渠道开发供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，收集供应商的基本信息、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的资料，并进行实地考察。对考察合格的供应商，填写《供应商评估表》，进行综合评估。评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。根据评估结果，确定合格供应商名单，并建立供应商档案。供应商档案应包括供应商基本信息、评估报告、合作记录等内容。2.供应商评估与考核采购部定期对供应商进行评估和考核，评估周期为每年一次。评估内容包括供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。采购部根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为A、B、C三类。A类供应商为优秀供应商，B类供应商为合格供应商，C类供应商为待改进供应商。对于C类供应商，采购部应与其沟通，提出改进要求，并跟踪改进情况。如供应商在规定时间内未能达到改进要求，采购部有权减少或停止与其合作。3.供应商关系维护采购部定期与供应商沟通，了解其生产经营情况和市场动态，及时反馈公司的采购需求和质量要求。对于重要供应商，采购部应定期进行拜访，加强双方的合作与沟通。采购部应及时处理供应商的投诉和建议，维护良好的供应商关系。

四、采购流程管理1.询价与比价采购专员根据采购计划，向多家供应商发出询价函，要求供应商提供物资的报价、交货期、付款方式等信息。采购专员对供应商的报价进行比较和分析，选择价格合理、质量可靠、交货期短的供应商作为候选供应商。采购专员与候选供应商进行议价，争取更优惠的采购价格和条款。2.合同签订采购专员根据议价结果，起草采购合同，并提交给采购部经理审核。采购部经理对采购合同进行审核，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。审核通过后的采购合同报分管领导审批。分管领导审批通过后，采购专员与供应商签订采购合同，并加盖公司公章。3.订单下达与跟踪采购专员根据采购合同，向供应商下达订单，明确物资名称、规格型号、数量、交货期、交货地点等信息。采购专员跟踪订单进度，及时与供应商沟通，确保物资按时、按质、按量供应。如发现问题，应及时协调解决，并向采购部经理汇报。4.到货验收物资到货前，采购专员通知相关部门做好验收准备工作。物资到货后，采购专员组织相关部门对物资进行验收，验收内容包括物资的名称、规格型号、数量、质量等方面。验收合格的物资，由采购专员办理入库手续，并填写《入库单》。验收不合格的物资，采购专员应及时与供应商联系，协商处理办法。5.付款管理采购内勤根据采购合同和《入库单》，核对发票信息，确保发票内容与采购合同和入库物资一致。采购内勤将核对无误的发票提交给财务部门，由财务部门进行付款审批。财务部门根据付款审批结果，办理付款手续，并将付款情况反馈给采购部。

五、采购成本控制1.成本分析与预算采购部定期对采购成本进行分析，找出成本控制的关键点和存在的问题，并提出改进措施。采购部根据采购计划和市场行情，制定采购预算，明确采购成本的控制目标。采购预算经采购部经理审核后，报分管领导审批。2.价格谈判与策略采购专员在采购过程中，应充分运用价格谈判技巧，与供应商进行谈判，争取更优惠的采购价格。采购部应关注市场动态和供应商的价格变化情况，及时调整采购策略，降低采购成本。3.成本节约奖励公司设立成本节约奖励制度，对在采购工作中能够有效降低采购成本的部门和个人给予奖励。采购部应定期统计采购成本节约情况，并将节约金额上报给公司领导。公司领导根据成本节约情况，对相关部门和个人进行奖励。

六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，如供应商违约风险、市场价格波动风险、质量风险、交货期风险等。采购部根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。2.风险应对措施对于供应商违约风险，采购部应在采购合同中明确违约责任条款，并加强对供应商的监督和管理。对于市场价格波动风险，采购部应关注市场动态，及时调整采购计划和采购策略，采取套期保值等方式降低价格波动风险。对于质量风险，采购部应加强对采购物资的质量检验和验收工作，严格把控质量关。对于交货期风险，采购部应加强与供应商的沟通和协调，及时跟踪订单进度，确保物资按时供应。3.风险监控与预警采购部应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。采购部应制定风险预警指标和预警级别，当风险指标达到预警级别时，及时发出预警信号，并采取相应的风险应对措施。

七、采购文件与档案管理1.采购文件管理采购部应建立健全采购文件管理制度，明确采购文件的分类、编号、编制、审核、批准、发放、使用、保管、归档等流程。采购文件包括采购申请表、采购计划、询价函、报价单、采购合同、订单、入库单、发票等。采购部应定期对采购文件进行整理和归档，确保文件的完整性和准确性。2.采购档案管理采购部应建立采购档案管理制度，明确采购档案的分类、编号、编制、审核、批准、保管、查阅、销毁等流程。采购档案包括供应商档案、采购合同档案、订单档案、入库单档案、发票档案等。采购部应定期对采购档案进行整理和归档，确保档案的完整性和准确性。采购档案的保管期限应符合国家法律法规和公司相关规定的要求。保管期限