医院印章使用管理制度

医院印章使用管理制度一、总则1.目的为加强医院印章管理，规范印章使用流程，保障医院合法权益，维护医院正常运营秩序，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于医院各部门及下属单位使用的所有印章，包括但不限于医院公章、党委印章、行政章、财务专用章、合同专用章、法定代表人章、科室章以及其他各类专用章。3.基本原则印章使用遵循"严格审批、规范操作、安全保密"的原则。未经批准，任何部门和个人不得擅自使用医院印章。

二、印章的种类与保管1.印章种类医院公章：代表医院行使权力、履行职责，用于医院对外的正式文件、信函、合同、协议等。党委印章：用于党委相关文件、决议、通知等的发布。行政章：用于医院行政管理方面的文件、通知、证明等。财务专用章：专门用于医院财务收支、结算等财务业务。合同专用章：用于签订各类经济合同、业务合同等。法定代表人章：用于办理特定的财务、税务等手续，代表法定代表人行使职权。科室章：各科室根据工作需要自行保管和使用的印章，用于本科室内部的文件、资料、报表等。其他专用章：如医疗业务章、科研项目章、教学专用章等，根据特定业务范围使用。2.印章保管专人负责：各类印章均应指定专人保管，保管人员须具备高度的责任心和保密意识。专柜存放：印章应存放在安全可靠的专柜或保险柜内，确保印章存放安全，防止被盗用、丢失或损坏。保管场所安全：保管印章的场所应具备防火、防盗、防潮等安全措施，确保印章不受自然因素和人为因素的损害。

三、印章使用审批流程1.一般文件用印审批填写申请表：使用部门或个人需填写《医院印章使用申请表》，详细注明用印事由、用印文件名称、份数、日期等信息。部门负责人审核：申请表经本部门负责人审核签字，确认用印内容真实、合法、合规。分管领导审批：涉及重要事项、重大决策、经济合同等文件用印，需经分管领导审批签字。主要领导审批：对于涉及医院重大利益、重要对外关系等关键文件用印，必须经医院主要领导审批签字。印章保管人用印：经各级审批通过后，印章保管人按照申请表内容进行用印，并在《医院印章使用登记簿》上详细记录用印情况，包括用印时间、用印文件名称、用印份数、审批人等信息。2.经济合同用印审批合同起草与审核：经济合同由相关业务部门负责起草，法务部门或专业人员进行法律审核，确保合同条款合法、有效、严密。填写申请表：合同承办部门填写《医院印章使用申请表》，附上合同文本及法律审核意见。部门负责人审核：合同承办部门负责人对合同内容进行审核，签字确认合同的必要性、可行性和合规性。财务部门审核：财务部门对合同涉及的财务条款进行审核，包括付款方式、结算周期、资金预算等，签字确认财务风险可控。分管领导审批：分管领导对合同整体情况进行审批，重点关注合同的业务风险和经济责任。主要领导审批：重要经济合同需经医院主要领导审批签字。印章保管人用印：审批通过后，印章保管人在合同指定位置加盖合同专用章，并在《医院印章使用登记簿》上详细记录合同用印情况。3.特殊情况紧急用印审批适用范围：因突发事件、紧急业务等特殊情况，无法按照正常审批流程提前办理用印手续时，可启动紧急用印程序。电话请示：使用部门或个人应立即通过电话向分管领导或主要领导汇报用印事由、紧急程度等情况，并获得口头批准。事后补填申请表：紧急用印后，使用部门或个人应在[具体时间]内补填《医院印章使用申请表》，按照正常审批流程依次完成部门负责人、分管领导、主要领导的审批签字手续。印章保管人备案：印章保管人在为紧急用印文件盖章后，应在《医院印章使用登记簿》上注明"紧急用印"字样，并详细记录相关情况，包括电话请示时间、批准领导等信息。

四、印章使用规范1.用印位置准确：印章应加盖在文件规定的用印位置上，确保印章清晰、端正，骑年盖月，不得压正文、日期等关键内容。2.用印份数相符：严格按照申请表上注明的用印份数用印，不得擅自多盖或重复用印。如需增加用印份数，应重新履行审批手续。3.不得空白盖章：严禁在空白纸张、空白表格、空白介绍信等文件上加盖医院印章。如因工作需要开具空白介绍信，必须经主要领导批准，并在介绍信上注明有效期限和使用范围。4.用印文件存档：印章使用完毕后，使用部门或个人应及时将用印文件及申请表整理归档，以备查阅。重要文件应按照医院档案管理规定进行妥善保管。5.印章外借规定：原则上不得将医院印章外借他人使用。如因特殊原因确需外借的，必须经医院主要领导批准，并办理相关借用手续，明确借用期限、归还时间、保管责任等事项。借用期间，借用人应对印章的安全负责，不得擅自将印章转借他人或用于其他非批准用途。

五、印章的刻制、更换与废止1.印章刻制申请流程：因工作需要刻制新印章时，由使用部门或单位填写《医院印章刻制申请表》，详细说明刻制印章的名称、用途、规格等信息，并经部门负责人、分管领导、主要领导审批签字。公安备案：批准后，由医院办公室统一到公安机关指定的刻章单位办理刻制手续，并按规定进行备案。印章启用：新印章刻制完成后，医院办公室应及时通知相关部门，并组织进行印章启用仪式。启用时，应在《医院印章使用登记簿》上记录印章启用日期、启用文件等信息。2.印章更换原因说明：因印章磨损、损坏、样式变更等原因需要更换印章时，使用部门或单位应提交书面报告，说明更换原因及新印章的相关信息。审批流程：报告经部门负责人、分管领导、主要领导审批同意后，按照印章刻制流程办理新印章刻制和旧印章废止手续。交接与销毁：旧印章收回后，应及时与新印章进行交接，并由医院办公室负责组织对旧印章进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息。3.印章废止停用通知：因医院机构调整、业务变更、印章损坏等原因不再使用的印章，由医院办公室及时发布印章废止通知，明确废止印章的名称、废止日期等信息。印章回收：各部门应在接到废止通知后[规定时间]内，将废止印章交回医院办公室。医院办公室对收回的废止印章进行统一登记和保管。销毁处理：定期对废止印章进行销毁处理，销毁过程应严格按照规定进行，确保印章信息彻底消除，防止印章被非法使用。

六、监督与检查1.内部审计监督：医院内部审计部门定期对印章使用情况进行审计检查，重点审查印章使用审批流程是否合规、用印文件是否真实有效、印章保管是否安全等。对于发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.定期检查：医院办公室定期对印章保管情况进行检查，包括印章存放是否安全、保管人员是否履行职责等。发现印章保管存在安全隐患或保管人员违规操作等问题，应及时责令整改，并视情节轻重追究相关人员责任。3.违规处理：对于违反本制度规定使用印章的部门或个人，视情节轻重给予批评