建设项目工程合同管理制度

建设项目工程合同管理制度一、总则（一）目的为加强建设项目工程合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，维护公司合法权益，提高项目管理水平，确保工程顺利进行，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司所有建设项目工程合同的管理，包括但不限于工程勘察、设计、施工、监理、材料设备采购等各类合同。

（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更等应符合国家法律法规及相关政策的要求。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上协商签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方的合法权益，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。

二、合同管理机构及职责（一）合同管理领导小组成立合同管理领导小组，由公司领导班子成员组成。主要职责如下：1.负责审定合同管理制度、流程和重大合同文本。2.协调解决合同管理中的重大问题。3.对合同签订、履行情况进行监督和检查。

（二）合同管理部门公司设立合同管理部门，负责合同的统一归口管理。其主要职责如下：1.制定和完善合同管理制度及流程。2.参与合同的谈判、起草、审核、签订等工作。3.负责合同的登记、归档、保管等日常管理工作。4.跟踪合同履行情况，协调处理合同履行中的问题。5.定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进建议。

（三）项目管理部门各项目管理部门负责本项目工程合同的具体管理工作。其主要职责如下：1.根据项目需要，提出合同签订申请。2.参与合同的谈判、起草工作，提供相关技术资料和业务需求。3.负责合同在本项目的执行和日常管理，及时向合同管理部门反馈合同履行情况。4.配合合同管理部门处理合同履行中的纠纷和问题。

（四）其他部门财务部门负责审核合同中的财务条款，参与合同付款审核；法务部门负责审查合同的合法性、合规性，提供法律咨询和支持；审计部门负责对合同管理情况进行审计监督。

三、合同签订管理（一）合同签订流程1.项目发起：项目管理部门根据项目需求，提出合同签订申请，填写《合同签订申请表》，详细说明合同的名称、标的、内容、金额、履行期限等信息，并附上相关的项目资料和技术文件。2.合同评审：合同管理部门收到申请后，组织相关部门对合同草案进行评审。评审内容包括合同的合法性、合规性、完整性、条款合理性、风险评估等。各部门根据职责分工提出评审意见，合同管理部门汇总整理后形成《合同评审表》。3.合同谈判：对于重大合同或复杂合同，合同管理部门牵头组织项目管理部门、法务部门、财务部门等相关人员与对方进行谈判。谈判应明确双方的权利义务、合同条款、价格、付款方式、违约责任等内容。谈判过程中应做好记录，形成《合同谈判记录》。4.合同起草：根据谈判结果，由合同管理部门或项目管理部门起草合同文本。合同文本应使用规范的格式和语言，明确双方的权利义务、合同标的、数量、质量、价格、付款方式、履行期限、违约责任等主要条款。5.合同审核：合同文本起草完成后，提交合同管理部门进行初审，初审通过后送法务部门、财务部门等相关部门进行审核。各部门应在规定时间内提出审核意见，合同管理部门根据审核意见对合同文本进行修改完善。6.合同签订：经审核通过的合同文本，由公司法定代表人或其授权代表签字并加盖公司公章后生效。合同签订后，合同管理部门应及时将合同副本分发给相关部门，并做好合同登记工作。

（二）合同签订注意事项1.合同主体资格审查：签订合同前，应审查对方的营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等相关文件，确保对方具有合法的经营资格和履约能力。2.合同条款明确：合同条款应清晰、准确、完整，避免模糊不清或歧义条款。对于重要条款应进行详细约定，如质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等。3.合同价格合理：合同价格应根据市场行情、成本预算等因素合理确定，避免价格过高或过低。对于涉及价格调整的合同，应明确价格调整的条件和方式。4.合同风险评估：签订合同前，应对合同履行过程中可能出现的风险进行评估，并采取相应的风险防范措施。如对于风险较大的合同，可以要求对方提供担保或增加违约责任条款。5.合同签订时间：合同应在项目实施前签订，避免因合同签订延误影响项目进度。对于紧急项目，应在确保合同条款合法合规的前提下，简化签订流程，尽快签订合同。

四、合同履行管理（一）合同交底合同签订后，合同管理部门应组织相关部门进行合同交底，向项目管理部门、施工单位、监理单位等人员详细介绍合同的主要内容、双方的权利义务、履行要求等，确保相关人员熟悉合同条款，明确各自的职责。

（二）合同执行跟踪项目管理部门负责合同在本项目的具体执行，并定期向合同管理部门反馈合同履行情况。合同管理部门应建立合同履行台账，对合同的执行情况进行跟踪和监督，及时发现和解决合同履行中出现的问题。

（三）合同变更管理1.变更申请：合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，合同执行部门应及时提出变更申请，填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对合同价格和履行期限的影响等，并附上相关的证明材料。2.变更评审：合同管理部门收到变更申请后，组织相关部门对变更事项进行评审。评审内容包括变更的必要性、合理性、可行性、对合同双方权利义务的影响等。各部门根据职责分工提出评审意见，合同管理部门汇总整理后形成《合同变更评审表》。3.变更谈判：对于涉及合同价格、履行期限等重大变更的事项，合同管理部门牵头组织相关人员与对方进行谈判，明确变更后的权利义务和相关条款。谈判过程中应做好记录，形成《合同变更谈判记录》。4.变更签订：经评审通过的合同变更事项，双方应签订《合同变更协议》，作为原合同的补充文件。合同变更协议签订后，合同管理部门应及时更新合同履行台账和相关档案资料。

（四）合同付款管理1.付款申请：项目管理部门根据合同约定和工程进度，填写《合同付款申请表》，详细说明付款的金额、依据、支付对象等信息，并附上相关的证明材料，如发票、验收报告等。2.付款审核：合同管理部门收到付款申请后，对申请内容进行初审，初审通过后送财务部门进行审核。财务部门根据合同约定、财务制度和资金状况等因素进行审核，提出审核意见。3.付款审批：经财务部门审核通过的付款申请，提交公司领导进行审批。公司领导根据审批权限对付款申请进行审批，签署审批意见。4.付款执行：财务部门根据公司领导的审批意见，按照合同约定的付款方式和时间进行付款，并做好付款记录。

五、合同终止管理（一）合同终止条件1.合同期满：合同约定的履行期限届满，双方未续签合同的，合同自然终止。2.合同履行完毕：合同双方按照合同约定全面履行了各自的义务，合同履行完毕，合同终止。3.合同解除：合同双方协商一致或根据合同约定、法律规定解除合同的，合同终止。4.不可抗力：因不可抗力致使合同无法履行的，合同终止。

（二）合同终止流程1.终止申请：合同执行部门在合同满足终止条件时，应及时提出合同终止申请，填写《合同终止申请表》，详细说明合同终止的原因、时间等信息，并附上相关的证明材料。2.终止审核：合同管理部门收到终止申请后，对申请内容进行审核，核实合同是否满足终止条件。审核通过后，送法务部门进行合法性审查。3.终止通知：经审核和审查通过后，合同管理部门向对方发出《合同终止通知》，告知对方合同终止的原因、时间等信息，并要求对方在规定时间内办理相关手续。4.合同清算：合同终止后，合同执行部门应组织相关人员对合同履行情况进行清算，清理债权债务，处理遗留问题。合同管理部门负责对清算结果进行审核，并做好相关记录。5.合同归档：合同终止后，合同管理部门应将合同文本、变更协议、履行记录、清算报告等相关资料整理归档，妥善保管。

六、合同档案管理（一）档案收集合同签订后，合同管理部门应及时收集合同文本、合同评审表、谈判记录、变更协议、履行记录、付款凭证等相关资料，并进行整理和编号。

（二）档案归档合同管理部门按照档案管理的要求，将整理好的合同档案资料分类归档，建立电子档案和纸质档案。电子档案应定期备份，确保数据安全。纸质档案应存放在专用的档案柜中，便于查阅和保管。

（三）档案查阅公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到合同管理部门查阅。查阅档案时应遵守档案管理制度，不得擅自复印、涂改、损毁档案资料。因特殊情况需要复印档案资料的，应经合同管理部门负责人批准，并注明用途。

（四）档案保管期限合同档案的保管期限应根据国家法律法规和公司相关规定执行。一般情况下，合同档案的保管期限为自合同终止之日起[X]年。对于重要合同或涉及重大事项的合同，保管期限可适当延长。

七、合同纠纷处理（一）纠纷预防合同管理部门应加强合同履行过程中的监督和管理，及时发现和解决合同履行中出现的问题，预防合同纠纷的发生。同时，应加强对员工的合同法律知识培训，提高员工的法律意识和风险防范能力。

（二）纠纷处理流程1.纠纷报告：合同履行过程中如发生纠纷，合同执行部门应及时向合同管理部门报告，并提供相关的证据材料和情况说明。2.纠纷分析：合同管理部门收到报告后，组织相关人员对纠纷进行分析，明确纠纷的性质、原因、责任等，提出处理建议。3.纠纷协商：对于一般性纠纷，合同管理部门牵头组织双方进行协商，寻求解决方案。协商过程中应保持冷静、客观，尊重对方意见，通过友好协商解决纠纷。4.纠纷调解：如协商不成，可根据合同约定或双方自愿，申请第三方调解机构进行调解。调解机构应根据相关法律法规和事实情况，提出调解方案，促使双方达成和解协议。5.纠纷仲裁或诉讼：如协商和调解均无法解决纠纷，可根据合同约定或法律规定，申请仲裁机构仲裁或向人民法院提起诉讼。在仲裁或诉讼过程中，公司应积极配合，提供相关证据和资料，维护公司的合法权益。

八、