视频会议管理规定

视频会议管理规定一、总则1.目的为了规范公司视频会议的组织与管理，提高会议效率，确保视频会议系统的正常运行，充分发挥视频会议在公司沟通、协作和决策等方面的作用，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司内部各部门组织召开的视频会议，包括但不限于定期工作会议、临时工作会议、项目讨论会议、培训会议等。3.基本原则视频会议的组织应遵循高效、规范、节约的原则，确保会议达到预期目的，同时避免资源浪费。

二、视频会议组织流程1.会议发起会议发起部门或个人应提前填写《视频会议申请表》（见附件1），详细说明会议主题、时间、参与人员范围、会议议程、预计时长等信息。将《视频会议申请表》提交至本部门负责人审批，部门负责人应根据会议必要性、时间安排等因素进行审核，并签署意见。经部门负责人审批通过后，申请表提交至公司行政部门备案。行政部门负责协调视频会议所需的设备和技术支持。2.会议通知行政部门根据《视频会议申请表》的信息，提前[X]个工作日向参与会议的各部门及人员发送会议通知。会议通知应明确会议时间、会议主题、参会人员、会议接入方式（如会议平台、账号、密码等）、会议议程等内容。对于重要会议或涉及多个部门的会议，行政部门可采用多种方式进行通知，如邮件、即时通讯工具、短信等，确保参会人员及时收到通知。参会人员应在收到会议通知后及时确认是否能够参加会议，如有特殊情况不能参会，应提前向会议发起部门请假，并说明原因。3.会前准备会议发起部门应提前准备好会议所需的资料，如会议议程、汇报材料、演示文稿等，并确保资料的准确性和完整性。会议发起部门或行政部门应提前检查视频会议设备和网络环境，确保会议当天设备正常运行，网络连接稳定。对于涉及外部人员参会的会议，应提前测试与外部视频会议系统的对接情况。行政部门应在会议开始前[X]分钟提醒参会人员按时进入会议，并协助解决可能出现的技术问题。4.会议进行会议主持人应提前到达会议现场，做好会议开场准备工作。会议开始后，主持人应按照会议议程有序引导会议进行，确保会议节奏紧凑、高效。参会人员应遵守会议纪律，按时参加会议，不得迟到、早退或无故缺席。会议期间，应保持视频画面清晰、声音洪亮，不得随意走动、接听电话或进行与会议无关的操作。会议过程中，如有需要，参会人员可通过视频会议系统的互动功能进行发言、提问、讨论等，但应注意文明发言，尊重他人意见，不得进行恶意攻击或争吵。会议记录人员应认真记录会议内容，包括会议讨论的要点、决策事项、任务安排等，并在会议结束后及时整理会议纪要。会议纪要应经会议主持人审核后，发送给参会人员及相关部门。5.会议结束会议结束后，主持人应宣布会议结束，并感谢参会人员的参与。参会人员应按照主持人的要求有序退出会议。行政部门负责关闭视频会议设备，整理会议相关资料。

三、视频会议设备管理1.设备配置公司为各部门配备视频会议终端设备，包括摄像头、麦克风、扬声器、视频会议软件等。各部门应妥善保管设备，不得擅自拆卸、更换或损坏设备。根据工作需要，行政部门可对视频会议设备进行统一调配和管理，确保设备的合理使用。2.设备维护行政部门应定期对视频会议设备进行检查和维护，确保设备正常运行。对于设备出现的故障，应及时联系设备供应商或专业维修人员进行维修。各部门在使用视频会议设备过程中，如发现设备异常，应及时向行政部门报告，并协助维修人员进行故障排查和处理。为保证视频会议的声音和图像质量，各部门应定期清洁视频会议设备，保持设备表面整洁。3.设备使用规范视频会议设备仅用于公司内部视频会议，不得用于其他无关用途。参会人员在使用视频会议设备时，应按照操作规程进行操作，不得随意调整设备参数。会议结束后，应及时关闭视频会议设备，切断电源，防止设备长时间待机造成损坏。

四、视频会议网络管理1.网络保障公司网络部门应确保视频会议期间网络的稳定运行，提供充足的网络带宽，满足视频会议的需求。如遇网络故障，应及时进行抢修，并向受影响的部门和人员通报情况。为保障视频会议的网络质量，公司应制定网络应急预案，应对可能出现的网络突发情况，确保会议能够正常进行。2.网络安全公司应加强视频会议网络的安全管理，采取必要的安全防护措施，防止网络攻击、数据泄露等安全事件的发生。参会人员在使用视频会议系统时，应遵守公司网络安全规定，不得在会议过程中进行任何可能危及网络安全的操作。行政部门应定期对视频会议网络进行安全检查和评估，及时发现和解决安全隐患。

五、视频会议纪律与保密要求1.会议纪律参会人员应严格遵守会议时间，提前进入会议等候区，做好参会准备。会议开始后，不得随意进出会议，如有特殊情况需要离开，应向主持人请假并说明原因。会议期间，参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，不得交头接耳、打瞌睡或做与会议无关的事情。参会人员应尊重会议主持人和其他参会人员的发言，不得打断或干扰他人发言。如有不同意见，应在他人发言结束后，按照会议规则有序表达。2.保密要求对于涉及公司机密信息的视频会议，参会人员应严格遵守公司保密规定，不得将会议内容泄露给无关人员。会议期间，严禁使用未经授权的录音、录像设备记录会议内容。如有特殊需要，须经会议主持人同意，并在会议结束后妥善保管相关记录资料，不得随意传播。视频会议系统的账号和密码应妥善保管，不得转借他人使用。如发现账号被盗用或密码泄露，应及时向行政部门报告，并采取相应措施进行处理。

六、视频会议效果评估与改进1.效果评估会议结束后，行政部门应组织参会人员对视频会议的效果进行评估。评估内容包括会议组织安排、设备运行情况、网络质量、会议内容传达效果等方面。参会人员可通过填写《视频会议效果评估表》（见附件2）的方式对会议效果进行评价，提出意见和建议。2.改进措施行政部门应根据视频会议效果评估结果，总结经验教训，针对存在的问题制定改进措施，并跟踪改进措施的落实情况。对于因设备故障、网络问题等原因影响会议效果的情况，行政部门应与相关部门协调沟通，加强设备维护和网络管理，确保类似问题不再发生。对于会议组织安排方面存在的问题，如会议议程不合理、时间把控不当等，会议发起部门应认真反思，不断优化会议组织流程，提高会议效率和质量。

七、附则1.本规定由公司行政部门负责解释和修订。2.本规定自发布之日起生效实施。如有未尽事宜，可参照相关法律法规及公司其他规章制度执行。

附件1：视频会议申请表附件2：视频会议效果评估表

附件1：视频会议申请表

|申请部门|[部门名称]|||||申请人|[申请人姓名]||申请日期|[具体日期]||会议主题|[详细会议主题]||会议时间|开始时间：[具体时间]<br>结束时间：[具体时间]||参与人员范围|[列出参会部门及人员]||会议议程|1.[议程1内容]<br>2.[议程2内容]<br>......||预计时长|[X]小时||会议目的|[简要说明会议召开的目的]||会议资料准备情况|[已准备的资料清单]||部门负责人意见|[审批意见]<br>签字：[部门负责人姓名]<br>日期：[审批日期]|

附件2：视频会议效果评估表

|评估项目|评估内容|评分标准（15分，5分为优秀）|得分|||||||会议组织安排|会议议程是否清晰合理，时间把控是否得当|5分：议程清晰，时间安排精准，会议节奏紧凑<br>4分：议程较清晰，时间基本合理，会议进展较顺利<br>3分：议程一般，时间把控尚可，无明显拖沓<br>2分：议程不够清晰，时间安排不合理，会议出现拖沓<br>1分：议程混乱，时间失控，严重影响会议效果|||设备运行情况|视频会议设备是否正常运行，声音和图像质量是否良好|5分：设备运行稳定，声音清晰，图像流畅<br>4分：设备基本正常，声音和图像质量较好，无明显故障<br>3分：设备出现轻微故障，但未影响会议正常进行<br>2分：设备故障较严重，对会议有一定影响<br>1分：设备故障导致会议无法正常进行|||网络质量|网络连接是否稳定，有无卡顿、掉线等情况|5分：网络稳定，无卡顿、掉线现象，视频会议流畅进行<br>4分：网络较稳定，偶尔出现轻微卡顿，但不影响会议<br>3分：网络时有波动，对会议有一定影响，但能正常沟通<br>2分：网络卡顿、掉线频繁，严重影响会议效果<br>1分：网络中断，会议无法正常进行|||会议内容传达效果|会议主题是否明确，内容是否完整传达，讨论是否充分|5分：主题明确，内容完整清晰传达，讨论热烈充分，达成预期效果<br>4分：主题较明确，内容传达较清晰，讨论较充分，基本达到目的<br>3分：主题基本明确，内容传达尚可，讨论一般，效果一般<b