快递费用管理暂行规定

快递费用管理暂行规定一、总则1.目的为了加强公司快递费用的管理，规范快递寄发行为，降低快递成本，提高快递服务效率，特制定本暂行规定。2.适用范围本规定适用于公司各部门因工作需要产生的快递费用支出。3.基本原则快递费用管理遵循"合理控制、规范操作、节约成本、提高效益"的原则。

二、职责分工1.行政部门负责统一管理公司快递服务供应商，与快递供应商签订合作协议，确定快递价格、服务标准等条款。定期对快递服务供应商的服务质量进行评估和考核，根据考核结果决定是否继续合作或调整合作条件。负责审核各部门的快递寄发申请，对不符合规定的申请予以退回并说明理由。负责统计、分析公司每月的快递费用支出情况，编制快递费用报表，并定期向公司管理层汇报。2.各部门负责本部门快递寄发需求的发起，填写快递寄发申请表，详细注明寄件人、收件人、寄件地址、收件地址、快递物品名称、重量、数量等信息，并按照规定流程提交行政部门审核。负责对本部门快递费用的控制和管理，合理安排快递寄发，避免不必要的快递费用支出。配合行政部门做好快递服务供应商的评估和考核工作，及时反馈快递服务过程中出现的问题。3.财务部门负责对快递费用报销进行审核，确保报销凭证真实、合法、有效，报销金额符合公司规定。按照公司财务制度，及时、准确地记录快递费用支出，进行账务处理。协助行政部门对快递费用进行分析和控制，提供相关财务数据和建议。

三、快递寄发流程1.寄发申请各部门因工作需要寄发快递时，由寄件人填写快递寄发申请表（见附件1），经部门负责人审批签字后，提交至行政部门。申请表应详细填写寄件人、收件人、寄件地址、收件地址、快递物品名称、重量、数量、寄件原因等信息，确保信息准确无误。2.审核行政部门收到快递寄发申请表后，对申请内容进行审核。审核要点包括：寄件原因是否合理、收件信息是否准确、快递物品是否符合公司规定（如是否涉及违禁品等）。对于不符合规定的申请，行政部门应及时与寄件人沟通，说明退回理由，并要求其重新填写申请表。对于审核通过的申请，行政部门根据快递物品的重量、体积、目的地等因素，选择合适的快递服务供应商，并填写快递单号、预估费用等信息。3.寄发行政部门将审核通过的快递寄发申请表交予快递服务供应商，由快递服务供应商安排取件或寄件人自行送件至快递公司指定网点。寄件人应确保快递物品包装完好，符合快递公司的寄件要求，并妥善保管快递单号。在快递寄发过程中，如出现快递延误、丢失、损坏等问题，寄件人应及时与行政部门和快递服务供应商沟通，按照相关规定进行处理。4.费用结算快递服务供应商每月定期向行政部门提供快递费用明细清单，行政部门核对无误后，提交财务部门进行费用结算。财务部门根据快递费用明细清单和公司财务制度，对快递费用进行审核报销。报销凭证应包括快递寄发申请表、快递单号、发票等。对于快递费用超支的部门，行政部门应及时与该部门沟通，分析原因，采取措施控制费用支出。

四、快递服务供应商管理1.供应商选择行政部门负责通过市场调研、招标、询价等方式，选择具有良好信誉、服务质量高、价格合理的快递服务供应商。选择快递服务供应商时，应综合考虑以下因素：快递价格、服务范围、服务质量（如时效性、准确性、安全性等）、响应速度、增值服务等。对拟合作的快递服务供应商进行实地考察或背景调查，确保其具备合法经营资质和良好的商业信誉。2.合作协议签订行政部门与选定的快递服务供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务。合作协议应包括以下主要内容：快递服务价格、服务标准、费用结算方式、服务期限、违约责任等。在签订合作协议前，应仔细审核协议条款，确保协议内容符合公司利益和相关法律法规要求。3.服务质量评估与考核行政部门定期对快递服务供应商的服务质量进行评估和考核，评估周期为每季度一次。评估内容包括：快递时效性、准确性、安全性、服务态度、问题处理能力等。制定详细的服务质量评估指标和考核标准（见附件2），通过对快递服务供应商的实际服务情况进行统计分析，计算各项指标得分，得出综合评估结果。根据服务质量评估结果，对快递服务供应商进行相应的奖惩措施。对于服务质量优秀的供应商，可给予续签合同、增加业务量等奖励；对于服务质量不达标的供应商，应及时与其沟通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，可考虑终止合作。4.供应商调整根据快递服务供应商的服务质量评估结果、市场变化情况以及公司业务发展需要，行政部门适时对快递服务供应商进行调整。调整快递服务供应商时，应按照供应商选择的流程进行，确保新的供应商能够满足公司快递服务需求，且服务质量和价格具有竞争力。在更换快递服务供应商前，应提前通知相关部门，做好交接工作，确保快递寄发业务不受影响。

五、快递费用标准1.基础快递费用标准根据不同的快递服务供应商、快递重量、目的地等因素，制定基础快递费用标准（见附件3）。基础快递费用标准应定期根据市场价格变化进行调整，确保公司快递费用处于合理水平。2.特殊情况费用标准对于重量超过基础快递费用标准规定的上限、体积较大或需要特殊包装、运输的快递物品，行政部门应根据实际情况，与快递服务供应商协商确定额外的费用标准。对于加急快递、到付快递等特殊情况，行政部门应在快递寄发申请表上注明，并按照快递公司的收费标准执行相应的费用。3.费用审批权限快递费用在[X]元以下的，由部门负责人审批；快递费用在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人审核后，报分管领导审批；快递费用超过[X]元的，由部门负责人、分管领导审核后，报公司总经理审批。各部门应严格按照费用审批权限进行快递费用申请，未经审批的快递费用，财务部门不予报销。

六、快递费用报销规定1.报销凭证要求快递费用报销必须提供合法有效的报销凭证，包括快递寄发申请表、快递单号、发票等。发票应加盖快递服务供应商的发票专用章，且发票内容应与快递寄发申请表和快递单号一致。快递寄发申请表应详细填写寄件人、收件人、寄件地址、收件地址、快递物品名称、重量、数量、寄件原因等信息，并经部门负责人审批签字。快递单号应清晰可辨，便于查询和核对快递物流信息。2.报销时间限制快递费用应在快递寄发后[X]个工作日内报销，逾期未报销的，财务部门有权拒绝受理。如有特殊情况需要延期报销的，应提前向财务部门说明原因，并经财务部门同意。3.报销方式快递费用报销采用费用报销单进行报销，报销人应按照费用报销单的格式要求填写相关信息，并将快递寄发申请表、快递单号、发票等附在费用报销单后面。报销人将填写完整的费用报销单提交至本部门负责人审批，部门负责人审批通过后，再提交至财务部门进行审核报销。财务部门审核通过后，按照公司财务制度进行付款，报销款项将直接支付到报销人指定的银行账户。

七、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对公司快递费用管理情况进行审计监督，检查快递费用管理制度的执行情况、费用支出的合理性、报销凭证的真实性等。审计部门可通过抽查快递寄发申请表、快递单号、发票等报销凭证，核实快递费用的实际发生情况。对于审计过程中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.日常监督检查行政部门负责对公司各部门快递寄发情况进行日常监督检查，检查内容包括快递寄发申请表的填写是否规范、快递费用审批流程是否执行到位、快递服务供应商的选择和管理是否符合规定等。行政部门可定期对各部门的快递费用支出情况进行统计分析，对费用支出异常的部门进行重点关注，及时发现和纠正不合理的快递费用支出行为。3.违规处理对于违反本规定的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的处理：对于未按照规定流程申请快递寄发、费用报销的，责令其限期整改，并给予警告处分；对于虚报、冒领快递费用的，除追回违规报销的费用外，给予相关责任人记过处分；情节严重的，解除劳动合同，并依法追究其法律责任；对于因工作失误导致快递费用超支较大的部门，对部门负责人进行诫勉谈话，并要求其采取措施控制费用支出；如因管理不善导致快递费用长期居高不下的，对部门负责人进行降职或免职处理。

八、附则1.本规定自发布之日起施行。2.本规定由行政部门负责解释和修订。在执行过程中，