财务软件管理制度

财务软件管理制度一、总则1.目的为了规范公司财务软件的使用和管理，确保财务数据的安全、准确、及时，提高财务工作效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有使用财务软件进行财务核算、财务管理等工作的部门和人员。3.职责分工财务部门负责财务软件的日常使用、维护和管理，包括账务处理、报表生成、数据备份等。制定财务软件操作规范和流程，对财务人员进行培训和指导。负责与软件供应商沟通协调，及时解决软件使用过程中出现的问题。信息部门负责财务软件系统的安装、配置、升级和维护，保障系统的正常运行。制定数据安全策略，确保财务数据的安全存储和传输，防止数据泄露和丢失。协助财务部门处理软件系统故障和技术问题。其他部门按照财务软件操作规范和流程，正确使用财务软件，及时提供准确的财务数据。配合财务部门做好财务软件相关的工作，如数据采集、核对等。

二、财务软件的选型与采购1.选型原则满足公司财务管理需求，具备财务核算、报表编制、预算管理、资金管理等功能。软件功能稳定、可靠，操作简单、易用，易于维护和升级。具有良好的兼容性，能够与公司现有的其他信息系统进行数据交互。软件供应商具有良好的信誉和售后服务能力，能够及时响应并解决软件使用过程中出现的问题。2.选型流程需求调研：财务部门会同相关部门对公司财务管理的现状和需求进行全面调研，梳理业务流程，明确功能需求。软件选型：根据需求调研结果，由财务部门牵头，组织相关人员对市场上的财务软件进行选型，筛选出几家符合要求的软件供应商。软件演示与评估：邀请软件供应商进行软件演示，详细了解软件的功能、操作流程、性能等方面的情况。组织相关人员对演示软件进行评估，比较各软件的优缺点。商务谈判与合同签订：根据软件评估结果，与选定的软件供应商进行商务谈判，确定软件价格、服务条款、实施计划等内容。签订软件采购合同，明确双方的权利和义务。3.采购管理财务部门负责软件采购的预算编制和费用支付申请。信息部门负责软件采购的具体实施，包括与软件供应商签订合同、协调软件安装和配置等工作。采购过程中要严格按照公司的采购管理制度执行，确保采购流程合规、透明。

三、财务软件的安装与初始化1.安装要求由信息部门负责按照软件供应商提供的安装指南进行财务软件的安装，确保安装环境符合软件要求。安装过程中要注意选择合适的安装路径，避免与其他软件或系统产生冲突。安装完成后，要对软件进行初步测试，确保软件能够正常启动和运行。2.初始化设置财务部门负责组织相关人员进行财务软件的初始化设置，包括账套建立、会计科目设置、凭证类型设置、人员权限设置等。初始化设置要严格按照公司的财务管理制度和会计核算要求进行，确保财务数据的准确性和规范性。在初始化过程中，要对各项基础数据进行认真核对和录入，确保数据的完整性和一致性。

四、财务软件的日常使用1.操作规范财务人员要严格按照财务软件操作规范和流程进行操作，不得擅自更改软件设置和操作方法。在进行账务处理时，要确保凭证录入的准确性和完整性，包括摘要、科目、金额等信息。对于已审核和记账的凭证，不得随意修改或删除。如确需修改，应按照规定的审批流程进行操作。在生成报表时，要确保报表数据的准确性和及时性，对报表数据进行认真核对和分析，发现问题及时解决。2.数据录入与审核财务人员负责财务数据的录入工作，要认真核对原始凭证，确保录入数据与原始凭证一致。数据录入完成后，要进行自我审核，确保数据的准确性。财务主管或指定的审核人员要对录入的数据进行审核，审核通过后方可进行下一步操作。3.凭证处理凭证录入要按照会计核算要求进行，确保凭证的借贷平衡。对于涉及资金收付的凭证，要严格按照公司的资金管理制度进行审核和处理。凭证审核要认真核对凭证的内容、金额、附件等信息，确保凭证的真实性、合法性和准确性。凭证记账要按照规定的记账周期进行，确保财务数据的及时更新。4.报表生成与分析按照规定的时间和格式生成各类财务报表，如资产负债表、利润表、现金流量表等。对生成的报表进行认真分析，为公司管理层提供决策支持。定期对财务报表数据进行对比分析，及时发现财务数据的异常变化，并进行深入调查和分析。

五、财务软件的维护与升级1.日常维护信息部门要定期对财务软件系统进行检查和维护，确保系统的正常运行。及时清理系统垃圾文件，优化系统性能，提高系统运行速度。对财务软件系统的运行情况进行监控，及时发现并解决系统故障和异常情况。2.数据备份财务部门要定期对财务数据进行备份，备份频率至少为每周一次。数据备份要采用多种存储介质，如硬盘、光盘、磁带等，并分别存储在不同的地点。定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保备份数据的完整性和可用性。3.软件升级信息部门要关注软件供应商发布的软件升级信息，及时评估软件升级的必要性和可行性。在进行软件升级前，要制定详细的升级计划，包括升级时间、升级步骤、数据备份等内容。软件升级过程中要密切关注系统运行情况，及时解决升级过程中出现的问题。升级完成后，要对升级后的软件进行全面测试，确保软件功能正常，数据准确无误。

六、财务软件的安全管理1.用户管理财务软件用户账号的创建、修改和删除由财务部门提出申请，信息部门负责按照规定的流程进行操作。用户账号要设置强密码，并定期更换密码。严格控制用户账号的权限，根据用户的工作职责和岗位需求，分配相应的操作权限，确保财务数据的安全。2.数据安全信息部门要采取有效的数据安全措施，如防火墙、入侵检测系统、加密技术等，防止财务数据被非法访问、篡改或泄露。对财务数据进行加密存储和传输，确保数据在存储和传输过程中的安全性。定期对财务数据进行安全审计，检查数据访问记录、操作日志等，及时发现并处理安全隐患。3.网络安全加强财务软件系统所在网络的安全管理，设置网络访问权限，限制非授权人员访问财务软件系统。定期对网络设备进行检查和维护，确保网络的稳定运行。安装防病毒软件，并及时更新病毒库，防止病毒感染财务软件系统。

七、财务软件的培训与考核1.培训计划财务部门会同信息部门制定财务软件培训计划，明确培训内容、培训方式、培训时间等。培训计划要根据财务人员的实际情况和软件使用需求进行制定，确保培训的针对性和有效性。2.培训内容财务软件的基本操作方法，如系统登录、账务处理、报表生成等。财务软件的功能模块介绍，如总账、应收应付、固定资产等。财务软件与公司财务管理流程的结合应用。财务软件的安全管理和数据备份等知识。3.培训方式采用集中培训、现场演示、在线学习等多种培训方式，确保财务人员能够熟练掌握财务软件的使用方法。对于新入职的财务人员，要进行专门的入职培训，使其尽快熟悉财务软件的操作。4.考核机制建立财务软件使用考核机制，定期对财务人员的软件使用情况进行考核。考核内容包括软件操作的熟练程度、数据录入的准确性、报表生成的及时性等。对考核成绩优秀的财务人员给予奖励，对考核不通过的财务人员进行补考或重新培训。

八、财务软件的使用监督与检查1.内部审计公司内部审计部门定期对财务软件的使用情况进行审计，检查财务软件的操作是否符合规定，财务数据是否真实、准确、完整。审计过程中要查阅相关的操作记录、凭证、报表等资料，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.日常检查财务部门负责人要定期对财务人员的软件使用情况进行检查，发现问题及时纠正。信息部门要定期对财务软件系统的运行情况进行检查，确保系统的稳定运行和数据安全。3.问题处理与改进对于监督检查