发货流程管理规定

发货流程管理规定一、目的本规定旨在规范公司发货流程，确保货物能够准确、及时、安全地送达客户手中，提高客户满意度，同时加强发货过程中的各个环节的管理与控制，降低发货风险，保障公司利益。

二、适用范围本规定适用于公司所有产品的发货业务，包括国内发货和国际发货。

三、职责分工

销售部门1.负责接收客户订单，对订单信息进行初步审核，确保订单内容准确、完整。2.与客户沟通发货细节，如发货时间、运输方式等，并及时反馈给相关部门。3.根据订单需求，协调生产部门安排生产计划，确保产品按时交付。4.对发货后的订单进行跟踪，及时处理客户反馈的发货问题。

生产部门1.根据销售部门下达的生产计划，组织安排产品生产，确保产品质量符合标准要求。2.按照生产进度，及时完成产品的生产，并将成品入库。3.在发货前，配合仓库部门对产品进行盘点、包装等准备工作。

仓库部门1.负责货物的存储管理，确保货物安全、完好。2.根据发货指令，对货物进行分拣、包装、贴标等发货前准备工作。3.安排运输车辆或物流公司，确保货物按时发运。4.对发货过程中的货物数量、质量等进行核对，确保发货信息准确无误。5.负责发货单据的整理与归档，保存发货相关资料。

物流部门1.选择合适的运输方式和物流公司，签订运输合同，确保货物运输安全、高效。2.负责运输过程的跟踪与协调，及时处理运输过程中的异常情况。3.与仓库部门交接货物，办理货物运输手续，如提单、运单等。

财务部门1.审核发货单据，确保发货信息与订单信息一致，对发货金额进行核对。2.根据发货情况，及时开具发票，办理收款手续。3.对发货成本进行核算与分析，为公司决策提供财务数据支持。

四、发货流程

订单接收与审核1.销售部门通过邮件、传真、客户管理系统等方式接收客户订单。2.订单接收后，销售专员对订单信息进行初步审核，重点审核以下内容：客户信息是否准确，包括客户名称、地址、联系方式等。产品信息是否完整，包括产品型号、规格、数量、价格等。交货期要求是否明确，是否符合公司生产和发货安排。付款方式是否清晰，是否符合公司财务规定。3.如订单信息存在疑问或不完整，销售专员应及时与客户沟通，核实订单内容，并将审核结果反馈给销售主管。

生产协调1.销售部门根据订单需求，填写《生产协调单》，详细注明订单产品信息、交货期要求等，提交给生产部门。2.生产部门接到《生产协调单》后，对订单生产任务进行评估，结合当前生产计划和产能情况，安排生产计划。3.生产部门在生产过程中，应严格按照产品质量标准和生产工艺要求进行生产，确保产品质量合格。如生产过程中出现问题可能影响交货期，应及时通知销售部门，并共同协商解决方案。

成品入库1.产品生产完成后，生产部门负责组织对成品进行检验，检验合格的产品办理入库手续。2.仓库管理人员根据入库单，对入库产品的数量、规格、型号等进行核对，确认无误后将产品存放至指定仓库区域。3.仓库应建立完善的库存管理制度，定期对库存产品进行盘点，确保库存数量准确、账实相符。

发货准备1.销售部门根据客户要求和订单交货期，提前通知仓库部门做好发货准备工作，并填写《发货通知单》。2.《发货通知单》应包含以下信息：订单编号、客户名称、产品型号及规格、数量、发货时间、发货方式、收货地址等。3.仓库部门接到《发货通知单》后，按照通知单要求进行货物分拣、包装、贴标等发货前准备工作。分拣：根据订单明细，从库存中挑选出相应的产品，并放置在指定的发货区域。包装：按照产品包装规范要求，对产品进行包装，确保产品在运输过程中不受损坏。贴标：在包装好的产品上粘贴产品标签，标签内容应包括产品名称、型号、规格、数量、生产日期等。4.在发货准备过程中，仓库人员应对货物的数量、质量等进行再次核对，如发现问题及时反馈给销售部门或生产部门进行处理。

运输安排1.物流部门根据发货通知单的要求，选择合适的运输方式和物流公司。对于国内发货，可根据货物数量、重量、交货期等因素选择公路运输、铁路运输或航空运输；对于国际发货，可选择国际快递、海运、空运等方式。2.物流部门与选定的物流公司签订运输合同，明确双方的权利和义务，包括运输费用、运输时间、货物安全保障等条款。3.物流部门将发货通知单及相关发货资料提供给物流公司，安排货物装车或装机发运。在货物发运前，物流人员应与仓库人员共同核对货物数量、包装等情况，确保发货信息准确无误。

发货确认1.仓库部门在货物发运后，及时将发货信息录入系统，并填写《发货清单》，详细记录发货产品的订单编号、客户名称、产品型号及规格、数量、发货时间、运输单号等信息。2.《发货清单》一式多份，仓库留存一份，同时分别抄送销售部门、财务部门等相关部门。3.销售部门根据发货清单，及时与客户沟通发货情况，确认客户是否收到货物，并对客户反馈的问题进行跟踪处理。

发票开具与收款1.财务部门根据发货清单和销售合同，审核发货信息与订单信息一致后，及时开具发票。发票开具应按照国家税收法规和公司财务制度要求，确保发票内容准确、完整。2.财务部门将开具的发票及时传递给销售部门，由销售部门转交给客户。同时，财务部门根据发票金额和收款情况，进行应收账款的核算与管理。3.销售部门负责跟踪客户付款情况，及时提醒客户按时付款。对于逾期未付款的客户，应按照公司应收账款管理制度进行催款处理。

五、发货过程中的特殊情况处理

产品质量问题1.在发货前的检验过程中，如发现产品存在质量问题，仓库部门应及时通知生产部门进行处理。生产部门应在规定时间内对问题产品进行返工或更换，确保产品质量合格后再进行发货。2.如在发货后客户反馈产品存在质量问题，销售部门应及时与客户沟通，了解具体情况，并组织相关部门进行分析处理。属于生产部门责任的，生产部门应负责采取措施解决质量问题，如召回产品、更换新品等；属于运输过程造成的质量问题，物流部门应与物流公司协商解决赔偿事宜。

交货期延迟1.如因生产进度、原材料供应、运输等原因导致交货期延迟，销售部门应及时与客户沟通，说明延迟原因及预计交货时间，争取客户的理解与同意。2.生产部门和物流部门应采取有效措施，加快生产进度或优化运输方案，尽量缩短延迟时间，确保货物尽快送达客户手中。同时，相关部门应分析交货期延迟的原因，总结经验教训，采取预防措施，避免类似问题再次发生。

运输异常1.在运输过程中，如出现运输车辆故障、交通事故、航班延误等运输异常情况，物流部门应及时与物流公司沟通，了解具体情况，并采取相应的解决措施。2.对于可能影响货物按时交付的运输异常情况，物流部门应及时通知销售部门，销售部门再与客户沟通，协商解决方案，如调整交货时间、更换运输方式等。同时，物流部门应跟踪运输异常情况的处理进度，确保货物能够安全、及时地送达目的地。

六、发货流程的监督与考核1.公司设立发货流程监督小组，由销售、生产、仓库、物流、财务等部门相关人员组成，定期对发货流程的执行情况进行检查与监督。2.监督小组根据发货流程管理规定，对发货过程中的各个环节进行检查，包括订单审核、生产协调、成品入库、发货准备、运输安排、发货确认、发票开具与收款等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.公司建立发货流程考核制度，对各部门在发货流程执行过程中的工作表现进行考核评价。考核指标包括订单处理及时率、发货准确率、交货期达成率、客户满意度等。4.对于在发货流程执行过程中表现优秀的部门和个人，公司给予相应的奖励；对于违反发货流程管理