文件档案管理制度

文件档案管理制度一、总则1.目的为加强公司文件档案管理，确保文件档案的完整性、准确性、系统性和安全性，提高文件档案的利用效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类文件档案的管理。3.定义文件：指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的信息记录，包括纸质文件、电子文件等。档案：指经过整理、归档，具有保存价值的文件集合。归档：指将办理完毕且具有保存价值的文件材料按照规定的程序和要求收集齐全、整理分类后移交档案部门保存的过程。

二、文件档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善公司文件档案管理制度，并组织实施。集中统一管理公司各类文件档案，包括对文件档案的收集、整理、分类、编号、装订、存储、保管、查阅、借阅、销毁等工作。定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整与安全。开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和利用水平。对各部门的文件档案管理工作进行指导、监督和检查，组织相关培训。2.各部门职责负责本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作，确保文件材料的真实、完整、准确。明确一名兼职档案员，负责本部门文件档案管理的日常工作，包括协助档案管理部门进行文件的收集、整理、移交等工作，并对本部门文件档案的安全保管负责。按照档案管理部门的要求，及时将本部门办理完毕的文件材料移交档案管理部门归档，不得擅自留存或销毁。严格遵守公司文件档案管理制度，在工作中正确使用和妥善保管各类文件档案。

三、文件的形成与收集1.文件形成要求公司员工在工作中应按照规范的格式和要求形成文件，确保文件内容清晰、准确、完整，符合公司业务流程和管理规定。文件应注明日期、编号、起草部门、起草人、审核人、批准人等相关信息，重要文件需加盖公司公章或相关部门印章。2.文件收集范围公司内部形成的各类文件，包括但不限于通知、报告、请示、批复、会议纪要、合同协议、工作计划、工作总结、业务报表等。公司对外发送和接收的文件，如公函、信件、传真、电子邮件、外部文件等。公司在项目运作、业务活动、科研开发等过程中产生的各类文件材料，如项目方案、项目报告、实验数据、技术文档等。公司员工参加各类会议、培训、调研等活动带回的文件资料。3.文件收集流程各部门兼职档案员负责定期收集本部门员工手中的文件材料，确保文件不遗漏、不丢失。对于外来文件，由文件接收部门或相关人员及时将文件原件或复印件送交兼职档案员进行登记。涉及多个部门的文件，由主办部门负责收集汇总，相关部门配合提供文件资料。

四、文件的整理与分类1.文件整理原则遵循文件的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史联系，便于查找和利用。按照文件的来源、时间、内容、形式等特征进行分类整理，使文件条理清晰、层次分明。整理后的文件应符合质量要求，做到文件齐全、完整，装订整齐，编目规范。2.文件分类方法公司文件档案采用年度机构（部门）保管期限分类法进行分类。年度分类：按照文件形成的年度进行划分，不同年度的文件分别整理。机构（部门）分类：在每个年度内，按照公司内部的机构（部门）设置进行分类，同一部门形成的文件集中在一起。保管期限分类：根据文件的重要程度和保存价值，将文件划分为永久、长期、短期三个保管期限。永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的文件材料，列为永久保管。长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管，保管期限为1650年。短期保管：凡是在较短时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为短期保管，保管期限为15年以下。3.文件编号规则文件编号采用"年度+部门代码+类别代码+顺序号"的结构。年度：用四位阿拉伯数字表示，如"2023"。部门代码：根据公司内部机构（部门）代码表确定，用两位大写字母表示，如"HR"表示人力资源部。类别代码：根据文件类别确定，用两位大写字母表示，如"ZD"表示制度文件，"BG"表示报告文件等。顺序号：用四位阿拉伯数字表示，从0001开始依次编号。例如：2023HRZD0001，表示人力资源部2023年形成的第1份制度文件。

五、文件的归档1.归档时间各部门应在次年上半年将上一年度办理完毕的文件材料整理归档完毕，移交档案管理部门。对于一些重要的、时效性较强的文件，应及时归档，确保档案的完整性和准确性。2.归档要求归档的文件应齐全完整，手续完备，字迹清晰，纸张优良，格式规范。归档文件应按照分类方案进行整理，编制归档文件目录，目录应包含文件编号、文号、题名、日期、保管期限等信息。电子文件应与纸质文件同步归档，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。电子文件应按照规定的格式和命名规则进行存储，并建立相应的索引目录。归档文件应进行装订，去除文件上的金属物，采用A4纸张规格，左侧装订，装订应牢固、整齐，便于保管和利用。3.归档流程各部门兼职档案员填写《文件归档移交清单》，详细列出归档文件的名称、数量、编号、保管期限等信息。将整理好的归档文件连同《文件归档移交清单》一并移交档案管理部门。档案管理部门对移交的文件进行核对、验收，确认无误后在《文件归档移交清单》上签字，并将档案入库保管。

六、文件档案的保管1.保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案安全存放。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案存储方式档案应按照分类方案进行上架存放，排列有序，便于查找。纸质档案应存放在档案柜中，不同保管期限、不同年度、不同部门的档案应分开存放。电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份。备份存储设备应异地存放，确保数据安全。3.档案保管期限管理档案管理部门应定期对档案的保管期限进行审查，对于已到保管期限的档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。在鉴定档案保管期限时，应组织相关人员进行评估，根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，确定档案是否仍需继续保存。对于仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对于确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报经公司领导批准后进行销毁。

七、文件档案的查阅与借阅1.查阅规定公司内部员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，为查阅人员提供必要的查阅场所和设备，并指定专人负责协助查阅。查阅档案时，查阅人员应严格遵守档案管理制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、摘抄、拍照、复印等。如需摘抄、复印档案内容，应经档案管理部门负责人批准。查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，由档案管理人员进行核对、清点，确认无误后办理归还手续。2.借阅规定公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅公司档案，应填写《档案借阅申请表》，并提交单位介绍信或相关证明材料，经公司领导批准后，方可到档案管理部门办理借阅手续。档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅档案时，档案管理部门应与借阅人员签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务，要求借阅人员妥善保管档案，不得转借、转让、泄露档案内容，不得擅自复印、摘录、拍照档案。借阅人员应在规定的期限内归还档案，如档案在借阅期间出现损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。3.查阅与借阅记录档案管理部门应建立档案查阅与借阅登记台账，详细记录查阅和借阅档案的人员姓名、部门、查阅（借阅）时间、查阅（借阅）内容、归还时间等信息。查阅与借阅登记台账应定期进行整理和归档，作为档案管理工作的重要记录保存。

八、文件档案的保密与安全1.保密措施档案管理人员应严格遵守公司保密制度，对档案内容严格保密，不得泄露给无关人员。涉及公司机密的档案，应设置专门的保管区域，采取加密存储、限制访问等措施，确保机密档案的安全。在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应监督查阅和借阅人员遵守保密规定，不得擅自扩大查阅和借阅范围。对接触机密档案的人员，应进行定期的保密教育和审查，确保其具备良好的保密意识和职业道德。2.安全管理档案库房应安装必要的安全防护设备，如监控摄像头、门禁系统、防盗报警装置等，确保档案库房的安全。档案管理人员应定期对档案库房进行巡查，检查档案保管情况、设备运行情况、安全防范措施落实情况等，发现问题及时处理。加强对档案存储设备的管理，定期对存储设备进行维护、检查和备份，防止数据丢失或损坏。做好档案的防火、防潮、防虫、防鼠等工作，采取相应的防护措施，确保档案不受自然灾害和人为因素的损害。

九、文件档案的鉴定与销毁1.鉴定工作档案管理部门应定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，成员包括档案管理人员、相关业务部门人员等。档案鉴定小组应按照档案保管期限的规定，对已到保管期限的档案进行全面审查，根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，确定档案是否仍需继续保存。在鉴定过程中，应充分听取各方面的意见，确保鉴定结果的准确性和公正性。2.销毁程序对于确无保存价值的档案，档案鉴定小组应填写《档案销毁申请表》，详细说明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，并报经公司领导批准。经批准销毁的档案，应按照规定的程序进行销毁。纸质档案应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，电子档案应进行彻底删除，并在存储设备上进行格式化处理。档案销毁时，应指定专人负责监销，