办公用品管理流程

办公用品管理流程一、目的规范公司办公用品的采购、发放、使用、保管等环节，确保办公用品的合理配置与有效利用，提高工作效率，降低办公成本。

二、适用范围本流程适用于公司内所有部门及员工的办公用品管理。

三、职责分工

行政部门1.负责制定办公用品管理制度和年度采购预算。2.汇总各部门办公用品需求，进行统一采购。3.对办公用品进行验收、入库、保管和发放。4.定期盘点办公用品库存，确保账实相符。5.负责办公用品的报废处理。

各部门1.定期向行政部门提交办公用品需求计划。2.负责本部门办公用品的领用、使用和保管。3.协助行政部门进行办公用品的盘点工作。

财务部门1.审核办公用品采购预算和费用报销。2.对办公用品的采购、发放等情况进行财务监督。

四、办公用品分类及标准配置

办公用品分类1.文具类：如笔、笔记本、文件夹、订书机等。2.办公设备类：如电脑、打印机、复印机、传真机等。3.办公耗材类：如墨盒、硒鼓、打印纸、复印纸等。4.办公家具类：如办公桌、办公椅、文件柜等。5.其他类：如绿植、清洁用品等。

标准配置根据公司各岗位的工作性质和需求，制定相应的办公用品标准配置清单，明确各类办公用品的配备数量和规格。具体标准如下：|部门|岗位|文具类|办公设备类|办公耗材类|办公家具类|其他类||::|::|::|::|::|::|::||行政部|行政专员|笔（中性笔、圆珠笔各2支/月）、笔记本（A4笔记本2本/月）、文件夹（5个/月）、订书机（1个/半年）、订书钉（2盒/月）、回形针（2盒/月）、便签纸（2本/月）|电脑（1台/人）、打印机（1台/部门）、复印机（按需配置）、传真机（按需配置）|打印纸（A4纸5包/月）、墨盒（按需更换）、硒鼓（按需更换）|办公桌（1张/人）、办公椅（1把/人）、文件柜（2组/部门）|绿植（1盆/办公室）、清洁用品（按需领用）||财务部|财务专员|笔（中性笔、圆珠笔各2支/月）、笔记本（A4笔记本2本/月）、计算器（1个/人）、文件夹（5个/月）、订书机（1个/半年）、订书钉（2盒/月）、回形针（2盒/月）、便签纸（2本/月）|电脑（1台/人）、打印机（1台/部门）、复印机（按需配置）、传真机（按需配置）|打印纸（A4纸5包/月）、墨盒（按需更换）、硒鼓（按需更换）|办公桌（1张/人）、办公椅（1把/人）、文件柜（2组/部门）|绿植（1盆/办公室）、清洁用品（按需领用）||业务部|业务经理|笔（中性笔、圆珠笔各3支/月）、笔记本（A4笔记本3本/月）、文件夹（10个/月）、订书机（1个/半年）、订书钉（3盒/月）、回形针（3盒/月）、便签纸（3本/月）、名片夹（1个/人）、名片（2盒/季度）|电脑（1台/人）、打印机（1台/部门）、复印机（按需配置）、传真机（按需配置）|打印纸（A4纸8包/月）、墨盒（按需更换）、硒鼓（按需更换）|办公桌（1张/人）、办公椅（1把/人）、文件柜（2组/部门）|绿植（1盆/办公室）、清洁用品（按需领用）||业务部|业务专员|笔（中性笔、圆珠笔各3支/月）、笔记本（A4笔记本3本/月）、文件夹（10个/月）、订书机（1个/半年）、订书钉（3盒/月）、回形针（3盒/月）、便签纸（3本/月）、名片夹（1个/人）、名片（2盒/季度）|电脑（1台/人）、打印机（1台/部门）、复印机（按需配置）、传真机（按需配置）|打印纸（A4纸8包/月）、墨盒（按需更换）、硒鼓（按需更换）|办公桌（1张/人）、办公椅（1把/人）、文件柜（2组/部门）|绿植（1盆/办公室）、清洁用品（按需领用）|

五、办公用品采购流程

需求计划提交1.各部门应于每月[具体日期]前，填写《办公用品需求计划表》，详细列出本部门下月所需办公用品的名称、规格、数量等信息，并提交至行政部门。2.行政部门对各部门提交的需求计划进行汇总和审核，如有疑问及时与相关部门沟通确认。

采购预算编制1.行政部门根据各部门需求计划及办公用品标准配置，结合公司实际情况，编制年度办公用品采购预算。2.采购预算经财务部门审核、公司领导审批后执行。

供应商选择与采购1.行政部门根据办公用品的采购需求，通过市场调研、招标、询价等方式，选择合格的供应商。2.与选定的供应商签订采购合同，明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。3.行政部门按照采购合同要求，向供应商下达采购订单，跟踪采购进度，确保按时、按质、按量到货。

验收与入库1.办公用品到货后，行政部门负责组织相关人员进行验收。2.验收内容包括物品的数量、规格、质量、外观等是否与采购合同一致。3.验收合格的办公用品，办理入库手续，填写《办公用品入库单》，注明物品名称、规格、数量、供应商等信息，并由验收人员签字确认。4.验收不合格的办公用品，及时与供应商联系，办理退换货手续。

六、办公用品发放流程

领用申请1.员工因工作需要领用办公用品时，应填写《办公用品领用申请表》，注明领用物品的名称、规格、数量、用途等信息，并提交至所在部门负责人审批。2.部门负责人根据工作实际情况，对员工的领用申请进行审核，如申请合理，签字批准。

领用发放1.员工持经部门负责人审批后的《办公用品领用申请表》，到行政部门办公用品仓库领取相应物品。2.行政部门仓库管理人员根据申请表内容，发放办公用品，并在《办公用品领用登记表》上记录领用日期、领用人、物品名称、规格、数量等信息，由领用人签字确认。3.对于限量发放的办公用品，如打印纸、墨盒等，仓库管理人员应按照标准配置进行发放，并做好登记。

七、办公用品使用与保管

使用规范1.员工应爱护办公用品，按照正确的方法使用，不得随意损坏或浪费。2.办公用品应在公司内部使用，未经批准不得擅自带出公司。3.对于贵重办公用品，如电脑、打印机等，应指定专人负责使用和保管，并严格按照操作规程进行操作。

保管责任1.各部门负责本部门办公用品的保管工作，应指定专人负责办公用品的存放和管理，确保办公用品摆放整齐、有序，便于查找和使用。2.行政部门负责对公司公共区域的办公用品进行保管和维护，定期检查办公用品的使用情况，及时补充和更新。3.办公用品仓库应保持通风、干燥、整洁，做好防火、防潮、防盗等工作，确保办公用品的安全存放。

八、办公用品盘点流程

盘点计划制定1.行政部门每年定期组织办公用品盘点工作，一般安排在[具体日期]进行，制定详细的盘点计划，明确盘点范围、方法、时间安排等。2.盘点计划经公司领导批准后实施。

盘点实施1.行政部门仓库管理人员负责对办公用品仓库进行实物盘点，填写《办公用品盘点表》，详细记录物品的名称、规格、数量、存放位置等信息。2.各部门负责对本部门的办公用品进行自查盘点，并将盘点结果报行政部门。3.在盘点过程中，如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并进行记录。

盘点报告编制1.行政部门根据盘点结果，编制《办公用品盘点报告》，详细说明盘点情况、账实差异及原因分析等。2.盘点报告经行政部门负责人审核后，报公司领导审批。

差异处理1.对于盘点中发现的账实差异，行政部门应会同财务部门进行调查核实，查明原因后进行相应的账务调整。2.属于人为原因造成的损失，由责任人负责赔偿；属于自然损耗或其他不可抗力因素造成的损失，经公司领导批准后，进行相应处理。

九、办公用品报废处理流程

报废申请1.办公用品因损坏、老化等原因无法继续使用时，使用部门应填写《办公用品报废申请表》，注明报废物品的名称、规格、数量、购置时间、报废原因等信息，并提交至行政部门。2.行政部门对报废申请进行初步审核，核实报废物品的实际情况。

鉴定与审批1.行政部门组织相关人员对拟报废的办公用品进行鉴定，确认是否符合报废条件。2.对于价值较高的办公用品报废申请，需经公司领导审批后方可进行报废处理。

报废处理1.经批准报废的办公用品，行政部门负责进行统一处理。2.对于可回收利用的报废物品，如纸张、塑料瓶等，应进行分类回收，交予指定的回收单位处理；对于不可回收利用的报废物品，应按照环保要求进行妥善处理，如送至垃圾处理场等。3.在报废处理过程中，应做好记录，填写《办公用品报废处理登记表》，注明报废物品名称、数量、处理方式、处理时间等信息。

十、监督与检查1.行政部门定期对各部门办公用品的使用