上市集团公司采购管理制度

上市集团公司采购管理制度一、总则1.目的为了规范上市集团公司（以下简称"集团公司"）的采购行为，加强采购管理，降低采购成本，保证采购质量，提高采购效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于集团公司总部及所属各子公司、分公司（以下统称"各单位"）的采购活动。3.基本原则公开透明原则：采购活动应公开、公平、公正，确保所有潜在供应商都有机会参与竞争。公平竞争原则：营造良好的竞争环境，促使供应商通过合法手段争取订单，以降低采购成本，提高采购质量。诚实信用原则：采购方与供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务，确保采购活动顺利进行。效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，实现采购成本与采购质量的平衡。

二、采购组织与职责1.采购决策机构集团公司设立采购决策委员会，负责审议重大采购项目的采购策略、供应商选择、采购合同等重要事项。采购决策委员会由集团公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。2.采购执行部门各单位应设立专门的采购部门或指定专人负责采购工作。采购部门的主要职责包括：制定采购计划：根据各单位的生产经营需求，结合库存情况，制定合理的采购计划。供应商管理：开发、评估、选择和管理供应商，建立供应商档案，定期对供应商进行考核。采购实施：按照采购计划和审批流程，组织采购活动，签订采购合同，确保采购任务按时完成。采购成本控制：通过市场调研、谈判等方式，降低采购成本，提高采购效益。采购验收：组织相关部门对采购物资进行验收，确保物资符合质量要求。采购资料归档：整理和保存采购过程中的各类文件、资料，建立采购档案。3.相关部门职责需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资的规格、型号、数量、质量等要求，并对采购物资的使用效果负责。财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付，参与采购合同的审核，提供财务方面的支持和建议。质量部门：负责对采购物资的质量进行检验和监督，参与采购合同中质量条款的制定，确保采购物资符合质量标准。审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的合法性等，防范采购风险。

三、采购预算管理1.预算编制各单位应根据年度生产经营计划和财务预算，结合历史采购数据和市场价格变动趋势，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等内容，并报集团公司审批。2.预算执行采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购任务，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的审批程序进行申请和审批。3.预算监控财务部门应定期对采购预算的执行情况进行监控，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。对于超预算采购的情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。

四、采购流程1.采购申请需求部门根据生产经营需要，填写采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并提交给采购部门。采购申请表应经需求部门负责人审核签字。2.采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购申请的合理性、必要性、采购预算等。审核通过后，将采购申请表提交给相关领导进行审批。审批流程按照集团公司的授权制度执行。3.供应商选择与采购供应商选择：采购部门根据采购物资的特点和要求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证、业绩情况等。组织相关人员对供应商进行实地考察，评估供应商的生产能力、质量管理水平、售后服务等情况。根据考察结果，选择合适的供应商，并建立供应商档案。采购：采购部门与选定的供应商进行谈判，协商采购价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。谈判达成一致后，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保采购活动的合法性和规范性。采购部门按照采购合同的要求，及时跟踪供应商的生产进度和交货情况，确保物资按时、按质、按量供应。4.采购验收采购物资到货后，采购部门应及时通知质量部门、需求部门等相关人员进行验收。验收人员按照采购合同和相关标准对采购物资的数量、质量、规格、型号等进行检验。验收合格后，填写验收报告，并办理入库手续。如发现采购物资存在质量问题或其他不符合合同要求的情况，应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取相应的措施进行处理。如协商不成，可按照合同约定追究供应商的违约责任。5.采购付款采购物资验收合格并办理入库手续后，采购部门应及时将采购发票、验收报告、采购合同等相关资料提交给财务部门。财务部门对提交的资料进行审核，审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间支付采购款项。

五、供应商管理1.供应商开发采购部门应根据集团公司的采购需求，积极开发新的供应商。通过市场调研、行业交流、供应商推荐等方式，寻找潜在的供应商资源。对潜在供应商进行初步筛选，收集供应商的基本信息、产品信息、生产能力、质量控制等方面的资料。2.供应商评估采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、企业信誉等方面。建立供应商评估指标体系，采用定性和定量相结合的方法对供应商进行综合评价。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。3.供应商选择在采购项目实施前，采购部门应从合格供应商名单中选择合适的供应商参与投标或谈判。选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，确保选择的供应商能够满足采购需求。4.供应商考核采购部门定期对供应商的表现进行考核，考核结果作为供应商续用、淘汰、调整采购份额等的重要依据。对考核优秀的供应商，给予一定的奖励，如增加采购份额、优先合作等；对考核不合格的供应商，及时发出整改通知，要求供应商限期整改。如供应商整改后仍不符合要求，应取消其合格供应商资格。5.供应商关系管理采购部门应与供应商保持良好的沟通与合作关系，定期与供应商进行交流，了解供应商的生产经营情况和市场动态。及时解决采购过程中出现的问题，维护双方的合法权益。通过与供应商建立长期稳定的合作关系，实现互利共赢。

六、采购风险管理1.风险识别与评估各单位应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估。采购风险主要包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.风险应对措施针对识别出的采购风险，各单位应制定相应的风险应对措施。例如，对于市场风险，应加强市场调研和分析，及时掌握市场价格波动情况，合理安排采购时间和数量；对于供应商风险，应加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商，并与供应商签订详细的合同，明确双方的权利和义务；对于质量风险，应加强采购验收环节的管理，严格按照质量标准进行检验，确保采购物资符合质量要求；对于合同风险，应加强合同审核和管理，确保合同条款合法、合规、完整，避免合同纠纷；对于付款风险，应加强财务审核和监控，严格按照合同约定的付款方式和时间支付采购款项，防范资金风险。3.风险监控与预警各单位应建立采购风险监控与预警机制，定期对采购风险的发生情况进行监控和分析。当采购风险指标达到预警值时，应及时发出预警信号，采取相应的措施进行处理，防范风险扩大。

七、采购信息管理1.采购信息收集采购部门应广泛收集与采购相关的信息，包括市场价格信息、供应商信息、产品质量信息、行业动态信息等。通过多种渠道收集信息，如网络搜索、行业协会、供应商提供、市场调研等。2.采购信息整理与分析采购部门应定期对收集到的采购信息进行整理和分析，形成采购信息报告。采购信息报告应包括市场价格走势、供应商情况分析、产品质量状况、采购成本分析等内容。通过对采购信息的分析，为采购决策提供依据。3.采购信息共享采购部门应建立采购信息共享平台，将采购信息及时发布给相关部门和人员，实现采购信息的共享。相关部门和人员可以通过采购信息共享平台查询采购信息，了解采购动态，为工作提供支持。

八、采购监督与审计1.内部监督集团公司内部审计部门应定期对各单位的采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的合法性、采购资金的使用情况等。对审计中发现的问题，及时提出整改意见，要求相关单位限期整改。2.外部监督集团公司应接受政府有关部门、社会公众等的监督，积极配合相关部门的检查和审计工