公司会议管理制度

公司会议管理制度一、总则（一）目的为规范公司会议管理，提高会议效率，确保会议质量，使会议管理工作标准化、规范化、科学化，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于公司例会、部门会议、专题会议、临时会议等。

（三）会议原则1.高效务实原则：会议应注重实效，精简议程，提高效率，解决实际问题。2.充分准备原则：会前应明确会议主题、目的、议程、参会人员等，做好充分准备工作。3.规范有序原则：会议组织、召开、记录、决议执行等应严格按照规定程序进行。4.责任落实原则：明确会议各项任务的责任人，确保会议决议得到有效执行。

二、会议分类及组织（一）公司例会1.会议周期：每周[X]召开一次，具体时间为[具体时间]。2.参会人员：公司领导、各部门负责人。3.会议内容各部门负责人汇报上周工作进展、本周工作计划及需协调解决的问题。公司领导总结上周工作，部署本周重点工作，协调解决各部门提出的问题。4.组织部门：由行政部负责组织，提前[X]天通知参会人员会议时间、地点、议程等信息。

（二）部门会议1.会议周期：各部门根据工作需要自行安排，原则上每周不少于[X]次。2.参会人员：部门全体成员。3.会议内容传达公司例会精神及相关工作要求。总结本部门上周工作，分析存在的问题，提出改进措施。安排本周部门各项工作任务，明确责任人及时间节点。4.组织部门：由各部门自行组织，会议组织者提前[X]天确定会议时间、地点、议程等，并通知部门成员。

（三）专题会议1.会议周期：根据工作需要不定期召开。2.参会人员：根据会议主题确定相关部门人员及领导。3.会议内容：针对公司某一专项工作或问题进行深入讨论和研究，提出解决方案或建议。4.组织部门：由相关业务部门或发起部门负责组织，提前[X]天向参会人员发送会议通知，明确会议主题、目的、议程等。

（四）临时会议1.会议周期：根据工作紧急情况随时召开。2.参会人员：根据会议内容确定相关人员。3.会议内容：处理突发工作事项或紧急问题。4.组织部门：由相关负责人或领导决定召开，并及时通知参会人员。

三、会议准备（一）会议发起1.会议发起部门或个人应提前填写《会议申请表》，详细说明会议主题、目的、时间、地点、参会人员、议程等内容。2.涉及跨部门的会议，需经相关部门负责人协商一致后发起。

（二）议程安排1.会议组织者应根据会议主题和目的，合理安排会议议程，确保会议重点突出、流程清晰。2.议程应提前发送给参会人员，以便参会人员做好准备。

（三）资料准备1.会议组织者应提前准备好会议所需的资料，如汇报材料、文件、数据等。2.资料应确保准确、完整、清晰，并提前发送给参会人员，以便参会人员熟悉会议内容。

（四）场地布置1.根据会议规模和类型，合理安排会议场地。2.会议场地应保持整洁、舒适，配备必要的设备设施，如投影仪、音响、麦克风等。

（五）通知发送1.会议组织者应提前[X]天向参会人员发送会议通知，重要会议应提前[X]天发送。2.通知应明确会议时间、地点、议程、参会人员等信息，如有特殊要求应一并说明。

四、会议召开（一）签到入场1.参会人员应提前[X]分钟到达会议现场，在签到处签到。2.会议组织者应安排专人负责签到工作，确保签到信息准确无误。

（二）会议主持1.会议主持人应提前熟悉会议议程和内容，确保会议顺利进行。2.主持人应引导参会人员围绕会议主题进行发言和讨论，控制会议节奏和时间。

（三）会议发言1.参会人员应按照会议议程和主持人的引导进行发言，发言内容应简洁明了、重点突出。2.如有不同意见或建议，应在充分尊重他人的基础上，以理性、客观的态度表达。

（四）会议记录1.会议组织者应安排专人负责会议记录，记录内容应包括会议时间、地点、参会人员、议程、发言内容、决议等。2.会议记录应准确、完整、清晰，会后及时整理形成会议纪要。

（五）会议时间控制1.会议组织者应严格控制会议时间，确保会议按照预定议程进行。2.如会议时间过长或出现偏离主题的情况，主持人应及时提醒和引导。

五、会议纪要（一）会议纪要编制1.会议结束后，会议记录人员应在[X]个工作日内完成会议纪要的编制工作。2.会议纪要应包括会议基本信息、会议内容摘要、会议决议及责任分工等内容。

（二）会议纪要审核1.会议纪要编制完成后，应提交给会议主持人审核。2.主持人审核通过后，会议纪要应发送给参会人员及相关部门负责人确认。

（三）会议纪要发放1.经审核确认后的会议纪要，应及时发放给参会人员及相关部门。2.会议纪要发放方式可采用邮件、内部办公系统等方式。

（四）会议纪要存档1.会议纪要应作为公司重要文件进行存档，保存期限为[X]年。2.存档的会议纪要应按照时间顺序和会议类型进行分类整理，便于查阅和检索。

六、会议决议执行与跟踪（一）责任分工1.会议决议应明确责任部门和责任人，确保决议得到有效执行。2.责任部门和责任人应按照会议决议要求，制定具体的工作计划和措施，明确工作进度和时间节点。

（二）执行跟踪1.会议组织者应建立会议决议执行跟踪机制，定期对决议执行情况进行检查和督促。2.责任部门和责任人应定期向会议组织者汇报决议执行情况，及时反馈执行过程中遇到的问题和困难。

（三）问题协调解决1.对于决议执行过程中出现的问题和困难，会议组织者应及时组织相关部门和人员进行协调解决。2.如遇重大问题或协调困难，应及时向公司领导汇报，寻求支持和指导。

（四）结果反馈1.责任部门和责任人应在决议规定的时间内完成工作任务，并将工作结果及时反馈给会议组织者。2.会议组织者应将工作结果向公司领导汇报，并在公司内部进行通报。

七、会议纪律（一）按时参会1.参会人员应严格按照会议通知要求按时参会，不得迟到、早退。2.如有特殊情况不能参会，应提前向会议组织者请假，并安排合适人员代为参会。

（二）遵守秩序1.参会人员应遵守会议秩序，关闭手机或调至静音状态，不得在会议期间随意走动、交头接耳、接听电话等。2.如有紧急事务需要处理，应在征得主持人同意后，到会议室外进行。

（三）积极发言1.参会人员应积极参与会议讨论，充分发表自己的意见和建议。2.发言应围绕会议主题，避免无关话题和冗长发言。

（四）保守机密1.参会人员应对会议中涉及的公司机密信息严格保密，不得泄露给无关人员。2.会议资料未经允许不得擅自复制、传播。

八、会议评估与改进（一）会议评估1.行政部定期对公司各类会议进行评估，评估内容包括会议组织、会议效率、会议效果等方面。2.评估方式可采用问卷调查、参会人员反馈、会议记录分析等方式。

（二）改进措施1.根据会议评估结果，总结会议管理中存在的问题和不足，制定相应的改进措施。2.改进措施应明