公司礼品管理制度

公司礼品管理制度一、总则（一）目的为规范公司礼品管理，确保礼品的合理使用，充分发挥礼品在公司业务拓展、客户关系维护等方面的积极作用，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构在业务往来、商务活动、员工福利等场景下涉及礼品的管理。

（三）基本原则1.合规性原则：礼品的采购、赠送和使用必须符合国家法律法规及公司内部规定，杜绝违法违规行为。2.必要性原则：根据实际业务需求和客户关系维护需要，合理确定礼品的赠送，避免不必要的礼品支出。3.适度性原则：礼品的价值应与公司规模、业务性质、客户关系等相适应，避免过度奢华或价值过低影响效果。4.差异化原则：根据不同的客户群体、业务场景和贡献程度，制定差异化的礼品策略，体现针对性和个性化。

二、礼品的分类与标准（一）礼品分类1.商务礼品：用于商务往来、会议、展会等活动，旨在维护客户关系、拓展业务合作。2.员工福利礼品：为员工提供的节日礼品、生日礼品、优秀员工奖励礼品等，增强员工归属感和忠诚度。3.促销礼品：在产品促销活动中向客户赠送的礼品，促进产品销售。4.其他礼品：因特殊情况或特定项目向相关方赠送的礼品。

（二）礼品标准1.商务礼品根据业务重要性和合作规模，分为高端商务礼品、中端商务礼品和普通商务礼品。高端商务礼品价值一般在[X]元以上，适用于重要客户、战略合作伙伴等；中端商务礼品价值在[X]元[X]元之间，用于一般重要客户和日常商务交往；普通商务礼品价值在[X]元以下，主要用于一般性商务接触。商务礼品应注重品质和档次，体现公司文化和形象，可选择具有品牌特色的产品，如高档办公用品、精美工艺品、知名品牌食品等。2.员工福利礼品节日礼品：根据不同节日特点和预算安排，选择实用的生活用品或食品，如春节可发放年货礼盒，中秋节赠送月饼等，人均预算一般在[X]元左右。生日礼品：以温馨、个性化为原则，可选择定制的生日蛋糕券、书籍、电子产品等，人均预算[X]元左右。优秀员工奖励礼品：根据奖励等级和优秀员工贡献程度，提供价值不同的奖励礼品，如高端电子产品、旅游套餐、培训课程等，奖励礼品价值可根据实际情况在[X]元[X]元之间。3.促销礼品促销礼品应结合产品特点和促销目标进行选择，注重实用性和吸引力。常见的促销礼品包括小电器、家居用品、文具、玩具等，单个礼品价值一般控制在[X]元以内，以确保促销成本可控。4.其他礼品根据具体情况确定礼品价值和类型，但需提前经过审批流程，确保礼品赠送的合理性和必要性。

三、礼品采购管理（一）采购流程1.需求提出各部门根据业务需求填写《礼品采购申请表》，详细说明礼品用途、类型、数量、预算等信息。申请表需经部门负责人审核签字后提交至行政管理部门。2.采购审批行政管理部门对各部门提交的申请表进行汇总整理，根据礼品分类和预算标准进行初步审核。对于超出预算或不符合礼品标准的申请，行政管理部门与申请部门沟通调整。审核通过后的申请表提交至财务部门进行预算审核。财务部门根据公司财务状况和预算安排，对礼品采购预算进行审批。审批通过后，申请表返回行政管理部门。3.供应商选择行政管理部门根据礼品采购需求，通过多种渠道寻找合适的供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商名录等。对潜在供应商进行评估，包括供应商资质、产品质量、价格水平、售后服务等方面。选择至少[X]家供应商进行询价或招标，比较各供应商的报价和产品优势，确定最终供应商。4.合同签订行政管理部门与选定的供应商签订采购合同，明确礼品规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。采购合同需经公司法务部门审核，确保合同条款合法合规，避免法律风险。5.采购执行供应商按照合同约定的时间和要求将礼品送达公司指定地点，行政管理部门负责组织验收。验收人员根据采购合同和相关标准对礼品的数量、质量、规格等进行逐一核对，确保礼品符合要求。如发现礼品存在质量问题或与合同约定不符，验收人员应及时通知供应商进行更换或处理。

（二）采购预算管理1.预算编制每年末，各部门根据下一年度业务计划和礼品需求预测，编制本部门的礼品采购预算，提交至行政管理部门。行政管理部门汇总各部门预算，结合公司整体经营目标和财务状况，编制公司年度礼品采购预算草案。年度礼品采购预算草案经公司管理层审核批准后确定。2.预算执行礼品采购应严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。如有特殊情况需要调整预算，需按照预算审批流程重新提交申请，经批准后方可执行。行政管理部门定期对礼品采购预算执行情况进行监控，及时发现和解决预算执行过程中出现的问题。3.预算调整在预算执行过程中，如因业务发展、市场变化等原因导致原预算无法满足实际需求，各部门可提出预算调整申请。预算调整申请需详细说明调整原因、调整金额、调整后的预算安排等内容，并按照预算审批流程进行审批。

四、礼品赠送管理（一）赠送审批1.申请：业务部门或相关人员填写《礼品赠送申请表》，详细说明赠送对象、赠送原因、礼品类型、数量、预计价值等信息。2.初审：申请表提交至行政管理部门，行政管理部门根据礼品管理制度和相关标准进行初步审核，重点审核赠送的必要性、礼品标准是否符合要求等。3.审批：初审通过后的申请表提交至公司管理层进行审批。公司管理层根据业务情况和公司利益，对礼品赠送申请进行最终审批。审批通过后方可进行礼品赠送。

（二）赠送方式1.直接赠送：对于本地客户或方便直接送达的对象，可由公司相关人员直接将礼品送达。2.邮寄：对于外地客户，可选择可靠的快递公司进行邮寄，并确保礼品在运输过程中的安全。3.活动现场发放：在商务活动、促销活动等现场，按照活动安排向参与活动的客户发放礼品。

（三）赠送记录1.行政管理部门负责建立礼品赠送台账，详细记录礼品赠送的时间、对象、礼品类型、数量、价值、赠送原因等信息。2.礼品赠送台账应定期进行更新和核对，确保记录准确无误。同时，应妥善保存礼品赠送的相关凭证，如发票、签收单等，以备查询和审计。

五、礼品库存管理（一）库存盘点1.行政管理部门定期组织礼品库存盘点，原则上每季度进行一次全面盘点，确保库存数量与台账记录一致。2.盘点人员在盘点过程中应认真核对礼品的数量、规格、质量等信息，如实记录盘点结果。3.如发现库存差异，应及时查明原因，属于人为原因造成的差异，应追究相关人员责任；属于其他原因造成的差异，应及时调整库存台账。

（二）库存安全1.设立专门的礼品存放仓库或储物区域，确保仓库环境安全、整洁，具备防火、防潮、防盗等设施。2.制定库存管理制度，明确仓库管理人员职责，严格限制非仓库管理人员进入仓库。3.定期对库存礼品进行检查，确保礼品质量不受损，如有损坏或变质的礼品，应及时清理和处理。

六、礼品使用监督与审计（一）监督机制1.行政管理部门负责对礼品的采购、赠送和库存管理进行日常监督，确保各项工作符合礼品管理制度要求。2.定期对礼品使用情况进行检查，包括礼品是否按照规定用途使用、赠送记录是否完整准确等。3.接受员工和客户对礼品管理的监督和投诉，对发现的问题及时进行调查和处理。

（二）内部审计1.公司内部审计部门定期对礼品管理情况进行审计，检查礼品管理制度的执行情况、采购流程的合规性、预算使用的合理性等。2.审计过程中发现的问题，审计部门应及时提出整改建议，并跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。3.审计报告应提交公司管理层，作为公司决策和管理改进的参考依据。

七、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自采购或赠送礼品。2.超标准采购或赠送礼品。3.挪用礼品预算或擅自更改礼品用途。4.在礼品采购、赠送过程中存在贪污、受贿等违法违规行为。5.礼品库存管理不善，导致礼品丢失、损坏或变质。6.其他违反礼品管理制度的行为。

（二）处理措施1.对于轻微违规行为，如未严格按照审批流程操作但未造成严重后果的，给予警告处分，并要求相关人员及时整改。2.对于较严重违规行为，如超标准采购礼品、挪用礼品预算等，责令退还违规金额，并视情节轻重给予相应的经济处罚，如罚款、扣减绩效奖金等，同时给予通报批评。3.对于严重违规行为，如贪污受贿、因管理不善导致重大损失等，依法追究相关人员的法律责任，并解除劳动合同。

八、附则（一）制度解释本制度由行政管理部门负责解释，如有未尽事宜或与国家