资料员工作管理制度

资料员工作管理制度一、总则1.目的为加强项目资料管理，确保资料的真实性、完整性、准确性和及时性，提高项目管理水平，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有工程项目的资料管理工作，包括项目前期资料、施工过程资料、竣工验收资料等。3.职责分工项目经理：对项目资料管理工作负总责，协调各部门配合资料员做好资料收集、整理、归档工作。资料员：负责项目资料的具体收集、整理、编制、归档、保管和移交等工作。各部门负责人：负责本部门相关资料的收集、整理，并及时移交资料员。

二、资料管理流程

资料收集1.前期资料资料员负责收集项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等前期文件。主动与建设单位、相关政府部门沟通协调，确保及时获取齐全的前期资料。2.施工过程资料工程技术资料：包括施工图纸会审记录、施工组织设计、技术交底、工程变更通知、施工日志等。由各专业技术负责人负责编制，定期移交资料员。工程质量资料：如原材料检验报告、构配件质量证明文件、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。各质量管理人员在完成相关工作后及时将资料交资料员整理。工程安全资料：包括安全生产许可证、安全生产责任制、安全检查记录、安全教育培训记录等。安全管理人员负责收集整理，移交资料员。工程进度资料：施工进度计划、进度报表、工程例会纪要等。由项目进度管理人员提供给资料员。3.其他资料与建设单位、监理单位、设计单位、分包单位等相关单位的往来文件、函件、会议纪要等，由专人负责收集后交资料员。项目各类照片、影像资料等，由项目指定人员定期收集整理后交资料员保管。

资料整理1.分类编号资料员按照资料的类别和性质进行分类，如分为工程前期文件、施工技术资料、工程质量资料、工程安全资料、工程进度资料、竣工验收资料等大类。每大类再细分若干小类，并按照顺序进行编号，确保资料编号的唯一性和系统性。2.资料装订对纸张规格统一的资料，采用A4纸规格进行折叠或裁剪，使其大小一致。资料装订应牢固、整齐，采用左侧装订方式，装订厚度一般不超过20mm。对于较厚的资料，可分册装订，并在封面上注明册数和总册数。资料装订时应去除金属物，如订书钉、回形针等，防止生锈损坏资料。3.目录编制根据分类编号后的资料内容，编制详细的资料目录。目录应包含资料名称、编号、日期、页码等信息，便于查找和查阅。

资料编制1.表格填写资料中的各类表格应按照规范要求填写，内容完整、准确、清晰。表格中的签字、盖章应齐全，签字应使用黑色中性笔，字迹工整，盖章应清晰可辨。2.资料内容审核资料员在编制资料过程中，应对资料内容进行审核，确保资料的真实性和准确性。对于重要资料或存在疑问的资料，应及时与相关责任人沟通核实，必要时组织相关人员进行会审。

资料归档1.归档时间工程前期资料在项目取得相关批复文件后及时归档。施工过程资料应随工程进度同步归档，每月末对当月形成的资料进行整理归档。工程竣工验收资料在工程竣工验收合格后一个月内归档完毕。2.归档要求归档资料应齐全、完整、真实、有效，符合档案管理的有关规定。归档资料应按照分类编号顺序进行排列，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、项目名称、归档日期等信息。建立档案目录清单，一式两份，一份随档案盒存放，一份单独保存，便于查找和核对。

资料保管1.保管场所设立专门的资料室，配备必要的档案柜、办公桌、电脑、打印机等办公设备，确保资料有安全、适宜的保管环境。2.保管措施资料室内应保持整洁、干燥、通风良好，防止资料受潮、发霉、虫蛀等。对重要资料和电子资料应进行备份，备份资料应存放在不同的介质和地点，防止数据丢失。加强资料室的安全管理，配备必要的消防器材，防止火灾发生。资料室钥匙应由专人保管，非资料员未经允许不得进入资料室。3.资料借阅因工作需要借阅资料的，应填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料名称、借阅时间、借阅用途等信息，经项目经理批准后，方可借阅。借阅人员应在规定时间内归还资料，如遇特殊情况需要延期归还的，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的资料，不得转借、涂改、损坏资料，如有丢失或损坏，应照价赔偿。

资料移交1.内部移交项目竣工后，资料员应将整理好的项目资料向公司档案室进行移交。移交时应填写《资料移交清单》，双方签字确认。2.外部移交按照合同要求或相关规定，将项目资料向建设单位、城建档案管理部门等进行移交。移交时应办理正式的移交手续，确保资料移交的准确性和完整性。在资料移交过程中，如发现资料存在问题或不符合要求的，应及时进行整改补充，直至满足移交要求。

三、资料管理工作标准

资料真实性1.所有资料应如实反映工程实际情况，不得伪造、篡改资料内容。2.资料中的数据、签字、盖章等应真实有效，严禁代签、代盖章行为。

资料完整性1.涵盖项目建设全过程的各类资料，包括前期文件、施工过程资料、竣工验收资料等，均应齐全完整。2.每种资料的各个环节和组成部分应不缺不漏，如施工图纸会审记录应包括会审时间、地点、参加人员、会审内容及结论等。

资料准确性1.资料中的文字表述应准确清晰，数据计算应准确无误。2.资料的编号、日期、名称等信息应准确对应，避免出现混淆和错误。

资料及时性1.按照资料管理流程的要求，及时收集、整理、编制、归档各类资料，不得拖延积压。2.工程关键节点和重要事件的资料应在规定时间内形成并归档，确保资料与工程进度同步。

四、资料管理考核与奖惩

考核内容1.资料收集的及时性和完整性。2.资料整理的规范性和准确性。3.资料编制的质量和符合要求情况。4.资料归档的及时性和归档资料的完整性。5.资料保管的安全性和资料借阅管理情况。6.资料移交的及时性和移交资料的质量。

考核方式1.定期检查：每月由项目经理组织对资料管理工作进行检查，对资料的收集、整理、归档等情况进行全面检查。2.不定期抽查：公司相关部门不定期对项目资料管理工作进行抽查，重点检查资料的真实性、准确性和规范性。3.专项检查：针对资料管理中的重点问题或薄弱环节，适时组织专项检查，深入分析问题原因，提出改进措施。

奖惩措施1.奖励在资料管理工作中表现突出，资料收集及时、整理规范、编制准确、归档完整，为项目管理提供有力支持的资料员，给予一定的物质奖励和精神表彰。对积极配合资料员工作，提供高质量资料的部门和个人，给予适当的表扬和奖励。2.惩罚对资料管理工作不力，存在资料收集不及时、整理混乱、编制错误、归档不完整等问题的资料员，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚。因资料管理不善，导致资料丢失、损坏或影响项目验收、交付等严重后果的，追究相关责任人