某分公司办公用品管理制度

某分公司办公用品管理制度一、总则1.目的为加强分公司办公用品管理，规范办公用品的采购、使用、保管等行为，合理控制办公用品费用，提高办公用品使用效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于分公司各部门及全体员工。3.基本原则按需配置原则：根据工作实际需要，合理配置办公用品，避免浪费。成本控制原则：在满足工作需求的前提下，降低办公用品采购和使用成本。归口管理原则：办公用品由行政部门统一归口管理。

二、职责分工1.行政部门负责制定办公用品管理制度并组织实施。负责办公用品的预算编制、采购、库存管理、发放及回收等工作。定期对办公用品使用情况进行统计分析，提出改进建议。2.各部门负责本部门办公用品需求的申报，并配合行政部门做好相关管理工作。合理使用办公用品，教育和督促本部门员工爱护办公用品，杜绝浪费现象。3.员工个人严格按照规定领取和使用办公用品，妥善保管，节约使用，不得随意丢弃或转借他人。

三、办公用品分类及标准1.办公文具类书写工具：如中性笔、圆珠笔、钢笔、铅笔等。纸张类：如打印纸、复印纸、便签纸、笔记本等。文件夹类：如文件袋、档案盒、资料册等。装订用品：如订书机、订书钉、回形针、胶水、胶棒等。桌面用品：如计算器、电话机、台历、笔筒等。2.办公设备类电脑及周边设备：如台式电脑、笔记本电脑、打印机、复印机、扫描仪、传真机等。办公家具：如办公桌、办公椅、文件柜、沙发、茶几等。3.消耗用品类清洁用品：如拖把、扫帚、抹布、清洁剂、垃圾袋等。耗材类：如硒鼓、墨盒、色带、打印纸、复印纸等。4.其他类因工作需要临时购置的特殊办公用品。5.办公用品标准办公文具类：根据员工岗位和工作需求，合理确定每人每月的领用标准，如中性笔[X]支、打印纸[X]包等。办公设备类：按照部门实际工作需要进行配置，由行政部门统一审核后报公司领导审批。消耗用品类：根据使用频率和用量，制定合理的库存定额，定期进行补充。

四、办公用品预算管理1.预算编制行政部门每年年底根据分公司下一年度工作计划和各部门人员变动情况，结合办公用品历史使用数据，编制下一年度办公用品预算草案。预算草案应包括办公用品的采购费用、维修费用、库存管理费用等各项支出，并按不同类别和项目进行详细列示。2.预算审批办公用品预算草案经行政部门负责人审核后，报分公司财务部门审核。财务部门审核通过后，提交分公司领导审批。经批准后的预算作为本年度办公用品管理的依据。3.预算执行与控制行政部门应严格按照批准的预算执行办公用品采购、使用和管理工作，不得超预算支出。每月末，行政部门应将办公用品实际支出情况与预算进行对比分析，找出差异原因，提出改进措施，确保预算的严格执行。

五、办公用品采购管理1.采购计划各部门应根据本部门工作需要和办公用品库存情况，每月[具体日期]前向行政部门提交下月办公用品需求计划。行政部门汇总各部门需求计划后，结合办公用品库存状况，编制月度办公用品采购计划。采购计划应明确采购物品的名称、规格、数量、预计采购时间等信息。2.供应商选择行政部门负责建立办公用品供应商名录，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等进行评估和筛选。优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商作为合作伙伴。3.采购实施行政部门根据月度采购计划，按照公司采购管理相关规定，通过招标、询价、议价等方式确定供应商并签订采购合同。采购人员应严格按照采购合同要求，及时跟进采购进度，确保办公用品按时、按质、按量供应。4.采购验收办公用品到货后，行政部门采购人员应及时通知仓库管理人员进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准，对办公用品的数量、规格、质量等进行逐一核对，确保验收合格。对验收不合格的办公用品，采购人员应及时与供应商联系，要求其更换或退货。

六、办公用品库存管理1.仓库设置与管理行政部门应设立专门的办公用品仓库，用于存放办公用品。仓库应保持整洁、通风良好，确保办公用品的安全存储。仓库管理人员应建立办公用品库存台账，详细记录办公用品的入库、出库、库存数量等信息，并定期进行盘点。2.入库管理办公用品到货后，仓库管理人员应根据验收结果，及时办理入库手续。入库时应核对物品的名称、规格、数量、供应商等信息，并在库存台账上进行详细记录。对于贵重或易损的办公用品，应单独存放，并建立相应的保管措施。3.出库管理各部门员工领用办公用品时，应填写办公用品领用申请表，经部门负责人签字批准后，到仓库办理领用手续。仓库管理人员应根据领用申请表，按照办公用品发放标准，准确发放办公用品，并在库存台账上记录领用日期、领用人、领用物品名称及数量等信息。对于限量发放的办公用品，仓库管理人员应严格控制发放数量，确保符合规定标准。4.库存盘点仓库管理人员应定期对办公用品库存进行盘点，每月末进行一次小盘点，每季度末进行一次大盘点。盘点结束后，应编制库存盘点报告，详细记录盘点结果，包括账实相符情况、盘盈盘亏原因及处理建议等。如发现账实不符，应及时查明原因，并按照规定进行调整，确保库存账实一致。

七、办公用品发放管理1.发放原则按需发放原则：根据员工实际工作需要，按照办公用品发放标准进行发放。定期发放原则：办公用品原则上每月定期发放一次，特殊情况除外。2.发放流程员工填写办公用品领用申请表，注明领用物品名称、规格、数量及领用原因等信息。部门负责人对申请表进行审核签字，确认领用的必要性和合理性。员工持经部门负责人批准的领用申请表到仓库领取办公用品。仓库管理人员根据申请表发放办公用品，并在库存台账上登记。3.特殊情况处理因工作需要临时增加办公用品领用的，员工应填写临时办公用品领用申请表，经部门负责人签字后，报行政部门负责人批准，方可到仓库领取。对于贵重或限量发放的办公用品，如电脑、打印机等，员工领用后应妥善保管，如有遗失或损坏，应照价赔偿。

八、办公用品使用与节约管理1.使用规范员工应按照办公用品的使用说明正确使用办公用品，避免因使用不当造成损坏或浪费。严禁将办公用品用于私人事务，如用办公纸张打印私人文件、用办公电话拨打私人电话等。对于共享的办公用品，如复印机、打印机等，使用后应及时清理，保持设备整洁，以便他人使用。2.节约措施推行无纸化办公，尽量减少纸张的使用。如文件传递、信息沟通等优先采用电子文档形式，非必要情况不打印纸质文件。双面使用打印纸、复印纸，降低纸张消耗。合理设置电脑、打印机等办公设备的节能模式，减少能源浪费。加强对办公设备的日常维护和保养，延长设备使用寿命，降低维修成本。3.监督检查行政部门应定期对各部门办公用品使用情况进行检查，重点检查是否存在浪费现象、是否按规定使用办公用品等。对于发现的问题，行政部门应及时向相关部门或个人提出整改意见，并跟踪整改情况。将办公用品节约使用情况纳入部门绩效考核内容，对节约使用办公用品表现突出的部门和个人给予表彰和奖励。

九、办公用品维修与报废管理1.维修管理办公设备出现故障时，使用部门应及时填写办公设备维修申请表，报行政部门。行政部门根据设备故障情况，联系专业维修人员进行维修。维修人员应及时维修设备，并填写维修记录，详细记录维修时间、故障原因、维修方法及更换的零部件等信息。对于维修费用较高的设备，行政部门应会同财务部门进行评估，确定是否有维修价值。如维修成本过高，可考虑报废或更新设备。2.报废管理办公用品因损坏、老化等原因无法继续使用时，使用部门应填写办公用品报废申请表，注明报废物品名称、规格、数量、购置时间及报废原因等信息。行政部门对报废申请表进行审核，并组织相关人员进行现场鉴定，确认符合