2025合同管理录入规范草稿：合同签订前的准备工作

2025合同管理-录入规范-草稿：合同签订前的准备工作合同签订前的准备工作一、合同签订前的项目背景与目标合同项目背景在签订合同之前，需明确合同涉及的项目背景，包括但不限于项目的来源、目的、预期成果及时间节点。项目来源：明确合同项目是由公司自主发起，还是基于客户需求或其他外部因素触发。项目目的：阐述合同签订的目的，例如为了完成某项工作任务、采购货物、提供服务或建立合作关系。预期成果：明确合同履行后预期达到的具体成果或目标。时间节点：确定合同项目的起止时间，以及各阶段的时间节点。合同目标的明确性合同目标是合同签订的核心依据，需确保目标清晰、具体且可衡量。目标描述：用简洁明了的语言描述合同目标。可衡量性：确保合同目标能够通过具体指标或标准进行评估。二、合同相对方的审查与资质审核合同相对方的资格条件在签订合同前，必须对合同相对方的主体资格进行审查。主体资格审查：确认合同相对方是否具备合法的民事主体资格，包括但不限于企业营业执照、法人身份证明、税务登记证等。经营范围审查：核实合同相对方的经营范围是否涵盖合同约定的内容。资信状况审查：通过国家企业信用信息公示系统或其他权威渠道，查询合同相对方的信用状况，排除被列入失信被执行人名单或存在严重违法行为的可能性。合同相对方的信用状况为降低合同履行风险，需对合同相对方的信用状况进行调查。信用报告：获取合同相对方的信用报告，了解其是否有不良信用记录。履约能力评估：通过财务报表、recentcontracts等资料，评估合同相对方的履约能力。合同相对方资质文件的收集与留存资质文件清单：明确需要收集的资质文件种类，如营业执照、法定代表人身份证明、授权委托书等。文件有效性：确保所有资质文件在有效期内，并加盖合同相对方的公章。文件归档：将收集到的资质文件进行编号、分类，并留存电子版和纸质版副本。三、合同需求的分析与确认合同需求的范围与内容在签订合同前，需对合同涉及的需求进行全面分析和确认。需求范围：明确合同涉及的具体内容、范围及边界条件。需求变更管理：建立需求变更管理制度，确保需求变更经过审批程序。合同标的物的明确性合同标的物需描述清晰，避免歧义。标的物描述：对合同标的物的名称、规格、型号、数量等进行详细描述。样品确认：若涉及定制化产品或服务，应提供样品，并由双方确认无误后签字。质量与技术标准质量标准：明确合同标的物的质量标准，若无明确标准，可约定双方认可的检测机构进行验收。技术要求：对于技术性合同，需明确技术参数、技术方案及相关知识产权归属。合同履行的时间与地点履行时间：明确合同履行的起止时间及各阶段的时间节点。履行地点：明确合同履行的具体地点，若涉及多个地点，需逐一列明。合同价款与支付方式价款总额：明确合同总价款或暂估价款，并约定结算方式。付款节点：划分付款时间节点，并与合同履行进度相匹配。四、合同签订前的风险评估与防范措施法律风险的评估与防范合法性审查：确保合同内容符合相关法律法规的要求，避免因违法条款引发法律纠纷。权利义务平衡：在合同条款中明确双方的权利与义务，避免条款过于偏向一方。违约责任：设定合理的违约责任条款，确保违约方承担相应的责任。财务风险的评估与防范资金预算：对合同涉及的财务支出进行预算管理，避免超出预算范围。支付风险：评估合同相对方的履约能力，避免因对方财务状况恶化导致合同无法履行。市场风险的评估与防范市场波动：对合同涉及的市场环境进行分析，评估价格波动、原材料供应等潜在风险。合同条款的灵活性：在合同中加入应对市场风险的条款，例如价格调整机制、不可抗力条款等。五、合同条款的初步拟定与修改建议合同必备条款的拟定合同主体：明确合同双方的名称、地址、法定代表人等信息。合同标的：详细描述合同标的物或服务内容。数量与质量：明确标的物的数量、规格、质量要求及验收标准。价款与支付方式：约定合同总价款、支付方式及时间节点。履行期限：明确合同履行的起止时间及各阶段时间点。违约责任：设定违约金、赔偿金等违约责任条款。争议解决：约定合同争议的解决方式，包括协商、调解、仲裁或诉讼。合同个性化条款的拟定保密条款：约定双方对商业秘密和技术秘密的保密义务。知识产权条款：明确合同履行过程中产生的知识产权归属。变更与解除条款：约定合同变更与解除的具体条件和程序。六、合同审批流程的设计与执行合同审批权限的明确审批层级：根据合同金额、重要性等因素，明确合同的审批层级及审批权限。审批流程：设计合同审批流程图，确保审批程序清晰、可操作。合同审批内容的完整性审批内容：包括合同编号、合同名称、合同相对方、合同金额、履行期限等核心信息。审批意见：要求审批人在审批单上签署明确意见，并注明审批时间。合同审批效率的优化电子化审批：通过合同管理系统实现合同审批的电子化，提高审批效率。审批时限：设定合同审批的时限要求，避免因审批拖延影响合同签订进度。七、合同签订前的授权委托与代理人管理授权委托书的制作与签署授权范围：明确代理人的授权范围，包括合同签署、变更、解除等事项。授权期限：设定代理人的授权期限，避免出现授权超期的情况。代理人资质的审核代理人身份证明：要求代理人提供身份证件复印件，并加盖公章。签字权限：明确代理人在合同上的签字权限，避免出现越权签字的情形。八、合同签订前的三方沟通与协调与合同相对方的深入沟通合同条款协商：就合同条款中的争议点与合同相对方进行充分协商，确保双方达成一致。答疑与解释：对合同相对方提出的问题进行答疑，确保其充分理解合同内容。内部相关部门的协作跨部门沟通：组织合同相关方召开预备会议，确保各部门对合同内容达成一致。意见收集与反馈：汇总各部门的意见，并将修改建议反馈给合同相对方。与第三方咨询机构的合作专业意见获取：对于复杂合同，可聘请律师事务所或专业咨询机构提供法律或技术意见。意见整合：将第三方意见融入合同条款，确保合同内容的科学性和合理性。九、合同签订前的资料归档与台账管理合同资料的完整归档归档内容：包括合同文本、附件、资质文件、审批单、授权委托书等。归档方式：采用电子化和纸质化并行的方式进行归档，确保资料的完整性和安全性。合同台账的