技术资料管理规范

技术资料管理规范

1、目的：

为加强和规范公司的技术资料管理工作，保护公司的知识产权，保证

各种技术资料的有效性和完整性，防止技术资料丢失或外流，做好技术保

密工作，结合公司实际，特制定本规定。

2、范围：

凡本公司质量管理体系所涉及到的有关产品和原/辅材料的采购、制造

（包括设计/开发、样件生产、试生产、批量生产等）、检验和试验及校准、

仓储、包装到交付各阶段作业的所有文件、图面与技术资料和顾客、供应

商提供的相关文件、图面与技术资料及与国际/国家政府、安全和环保法规

有关的相关外部文件与资料之管制均适用之。本程序符合公司TS09001质

量管理体系文件控制程序的有关规定。

3、权责：

文控档案室负贲公司各类技术资料的归档和管理，并对各单位技术资

料的使用管理进行监督检查。各部门分别负责各自管辖范围内技术资料的

管理。

3.1公司产品图面与技术资料之绘制/编制、修订/更改、补发、废止等作业：

研发部。

3.2文件和图面与技术资料之审查和批准：

3.2.1图面与技术资料之审查（审计评审）：研发部，制造工程部，质量部,

物料部主管。

3.2.2图面与技术资料之批准：总工程师/技术总监。

3.3文件和图面与技术资料之发行、回收、销毁、列管：文控档案室。

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4、定义:

4.1文件：作业指导书（包括：操作说明书、检验标准/检验规程、噪作标

准/操作规程、在过程中所需使用的工艺文件、工序卡片、图面与技术资料

等）；

4.2图面与技术资料：指本公司内部编制的工程规范、_L程标准、工作规范、

作业标准、检查基准、图纸/图样、包装标准、工艺技术文件等和/或顾客

提供的图纸/图样、工程规范、工程标准/技术标准、技术条件/协议、质量

规范、检验规范、检验标准、电脑数据软盘/软件、样品等和/或本公司与

供应商签定的协议、限度样本等。

4.3经设计评审及核准的文件。

4.4未经设计评审的文件（如：修改草图）。

5、程序:

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5.1技术资料控制管理流程图:

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5.2所有文件、图面与技术资料的流水号由研发部资料管理员依阿拉伯数字

和字母编号应用。

图纸和技术资料编码规则：

HKJXXXXXXXXVX.X

——版本号

----图纸序号

-----------------＞图纸类别

-----------------------＞产品型号

------------------------------公司名称缩写

图纸类别：01：方框图02：线路图03：装配图

04：PCB文档05：B0M06：3D结构图

07：2D结构图08：其他

例：HKJ888例线路图,版本1.0

HKJ88802001VI,0

5.3文件和图面与技术资料之制订作业：

5.3.1图面与技术资料制订：当公司有产品/工模治具之图面绘制和/或相关

技术资料编制要求时，由研发部门负责其图面的绘制和相关技术资料的编

制工作，并将需绘制的产品/模具图面绘入“图面与技术资料之图面格式”

中，经3.2之权责主管审查和批准后交文控档案室，由文控档案室管理员

将其列入“文件管理汇总单”中进行管制/列管，并将其原件保存于文控档

案室。

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5.3.2研发部负责产品在生产过程中所需的工程规范、工程标准、检验标准、

检验规范、操作标准、操作规范、包装标准等技术资料的文件编制工作。

5.3.3公司内部绘制产品/工模治具图面的格式：研发部门在绘制产品/工模

治具图面时，其图面的幅面尺寸应优先按“图面与技术资料之图面格式”

之规定进行，包含二维和二维图纸。

文件和图面与技术资料之制订作业流程图:

研发部，制造工程部,

质量部，物料部主管

总经理/管理者代表

研发部资料管理员

1.移交制造工程部存档发行

2.移交文控档案室存档备份

需求部门统一向制造工程部借阅

5.4文件和图面与技术资料之修订/更改作业:

5.4.1文件和图面与技术资料修订/更改：文件和图面与技术资料（包括顾

客通知修订/更改的图面与技术资料）若有不符合现状，不能涵盖需要，需

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进行修订、更改、增补、删除等，由文件和图面与技术资料之原拟定部门

填写“文件制修订申请单”，由相关部门会签意见于建议栏内，经3.2之权

责主管审查核准后执行文件和图面与技术资料之修订/更改作业。

5.4.2图面与技术资料的评审、审查、核准：

公司所需的图面与技术资料经各部门绘制/编制、修订/更改后，必须

至少在6个工作日内会同与此图面与技术资料有关的部门对其进行评审,

评审通过后将其呈报部门主管审查、总经理/管理者代表核准，核准通过后

将其转交文控档案室。

文件和图面与技术资料之修改作业流程图:

申请单应包含：1.更改内容

2.更改原因3.相关指标测试数据

4.全面指标测试数据

5.小批量试验数据

研发部，制造工程部,

质量部，物料部主管

总经理/管理者代表

研发部资料管理员

1.移交制造工程部存档发行

2.移交文控档案室存档备份

需求部门统一向制造工程部借阅

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5.5文件和图面与技术资料之废止作业：

5.5.1文件和图面与技术资料废止：当文件和图面与技术资料不适用现状时,

可根据实际的生产作业状况废止该文件和图面与技术资料，废止前必须由

原文件拟定部门以“文件销毁申请单”的形式提出申请，经权责主管审查

核准后，由文控档案室对废止的文件和图面与技术资料进行废止作业。

5.5.2文件和图面与技术资料废止后，文控档案室和各部门应从所有发放或

作业生产场所及时撤出失效和/或作废的文件和图面与技术资料，以防止失

效和/或作废的文件和图面与技术资料被误用；原文件和图面与技术资料之

编号不可以再使用，并由文控档案室管理人员在废止文件和图面与技术资

料上加盖文件和图面与技术资料“作废章”进行明确标识。

文件和图面与技术资料之废止作业流程图：

研发部主管

研发部资料管理员

总经理/管理者代表

文控管理员将其废止并及时

通知制造工程部将文件废止

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5.6文件和图面与技术资料之发行、回收、销毁作业：

5.6.1经核准通过之文件和图面与技术资料，由文控档案室在“文件管理汇

总单”上记录存档，原稿保存于文控档案室。发行文件和发行的图面与技

术资料应加盖“受控章”，以示区别，文件和图面与技术资料自发行之日起

生效执行。研发部每3个月更新一次文控室技术资料。

5.6.2修订/更改的文件和图面与技术资料发行时，文控档案室管理人员依

“文件签发记录单”作好分发签收记录并回收旧版文件和图面与技术资料,

废止的文件和图面与技术资料也须按分发记录回收，并进行销毁作业。

5.6.3发行给供应商的文件和图面与技术资料，公司不予回收，供应商取得

新版之文件和图面与技术资料时，其旧版自行作废。

5.6.4外部文件和图面与技术资料由相关部门接收，其原稿由文控档案室存

档列管，并将其列入“外来文件汇总单”中进行管制。

文件和图面与技术资料之发行范围及格式:

技术资料发放范围及格式

申请部门发放部门发放文件范围文件类型/格式

1.B0M表：电子档

2.报价期间：二维PDF格式

物料部制造工程部BOM表，结构图，线路图的电子档图纸

3.施工期间：三维电子档图

纸,如PROE,GeberFile等

质量部制造工程部结构图，作业指导书，BOM表纸质档

线路图，装配图，作业指导书，

制造部制造工程部纸质档

烧录程序（机器代码）

结构图，线路图，作业指导书，

工程部制造工程部电子档

BOM表，烧录程序

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5.7文件和图面与技术资料之列管作业：

5.7.1凡经核准，需发行之质量体系文件和图面与技术资料由文控档案室管

理人员将其列入“文件管理汇总单”中进行管制/列管，原稿均由文控档案

室进行管制并永久保存。

5.7.2内部/外部文件的旧版文件和图面与技术资料、废止文件和图面与技

术资料回收时，文控档案室应在“文件签发记录单”上作好记录，且各部

门不得使用或保存旧版文件和图面与技术资料和废止文件和图面与技术资

料。

5.7.3各使用部门不得影印盖有“受控章”的正式文件和图面与技术资料,

若文件和图面与技术资料破损、缺页、遗失或不清晰时，由相关部门以“文

件遗失补领单”的形式申请补发，经部门主管审查核准后由文控档案室按

补发数量进行补发作业，同时回收破损、缺页或不清晰之文件和图面与技

术资料，任何人不得在正式文件和图面与技术资料上任意进行涂改、添加、

乱写乱画或作任何记号。

5.7.4文件和图面与技术资料借、调阅由需求部门向相关部门以“文件借阅

申请单”的形式提出申请，经双方部门主管批准通过后方可执行。

5.7.4.1.未经设计审评的草图如因工作需要（如成本评估、报价、预订材

料等）必须借阅时由需求部门向研发部门以“文件借阅申请单”的形式提

出申请，经双方主管批准后由研发部资料管理员发放。

5.7.4.2.经过设计评审的正式图纸，由制造工程部统一向研发部借阅，填

写“文件借阅申请单”，经双方主管批准后由研发部资料管理员发放。

5.7.4.3.其他部门需借阅图纸时如（物料部、质量部），向制造工程部申请

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借阅，填写“文件借阅申请单”，经双方主管批准后方可借阅。

5.7.4.4.外发给供应商的图纸资料仅限于：①结构件图纸，对于报价期间

只能发二维PDF格式图档，只有与供应商确定合作关系并签订保密协议后

方可提供三维图档②元器件技术要求，③PCB文档，④其他图纸资料如需外

发，需经总经埋批准后方可执行。

5.7.5为防止作废/旧版文件和图面与技术资料的非预期使用，若因法律和/

或知识累积的目的或工作需要或其它任何原因而保留下来的已作废/旧版

文件和图面与技术资料，文控档案室管理人员应对这些文件和图面与技术

资料再加盖文件“作废章”以作明确的标识进行区分，避免与有效文件和

图面与技术资料混淆而造成误用。

5.7.6电子媒体