名企办公室主任项目实操手册

一、适用范围及术语定 .-1三、主要工作内容及要点3施工实施阶段3文秘业务3公文管理3收文管理3保密管理4督查督办管理9后勤服务9会议管理9接待管理20办公环境管理27车辆管理32资产管理36值班管理42信访工作管理43突发事件应急管理44食堂管理45竣工收尾和维保阶段50文秘业务51保密管理51后勤服务51系统操作52公司OA平台操作52OA54合同专用章使用申请55合同专用章的使用56个人注册并实名认证56管理员邀请新成员加入企业57申请使用电子印章58财务一体化报账操作流程61差旅申请单62差旅费报销63通用报销单64对外成本费用付款申请64--PAGE12312932.0-1表2.0- 施工实施阶段办公室主任主要工12依据公司《办公管理手册》（13）45671依据公司《办公管理手册》（13）34🕔②涉密人员因公（私）出国（境）执行局出国（境）（职⑧参加会议人员不得将会议涉密事项以任何形式向无关人员泄露或擅自扩大知悉范围，不得擅自向宣传机构提供资料，公开报道会议内容；1序序号限123456612345678912依据公司《办公管理手册》（13）456712依据公司《办公管理手册》（23）--PAGE34上级每月一每周一生产周例🕔OA-B20202 PPTLED44通过公司OA平、微信公众平和各类社会媒体宣传报道；会人员应主动将会议椅回归原位及所在区域的垃圾主动清走。投影仪、LED200300（30视为缺席。）；200三折页手册模版（适用于短期工作交流翻页手册模版（适用于一天以上检查工作、调研指导、项目观摩、对标学习等视情况安排对接表（一般适用于检查工作、对标学习等会场布置（会场旗子摆放要求：左国旗、右司旗主席应排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上之后互相谦让。主席号领导左手位置，31主席人数为奇数 主席人数为偶会谈座次排序原则上与主席座次排列相主方一般安排在主席的左边（面向下），客方安排在主方的右边。双方鉴签人数5612345677123费用核销、总结；接待账建立4一级接待主要为业主、监理方领导及以上、政府各职能部门领导来访、检查、视作以及项目经理安排的其他重要接待活动，一级接待需分公司领导参加，由项目经理、项目副经理、项目总工陪同；二级接待主要为业主、监理方部门经理来访、检查、指导；政府部门主管公司来访、检查、洽谈等；分公司部门经理检查、指导等，由项目经理、项目副经理、项目总工和各对口部门陪同；三级接待主要为项目建设单位、监理单位一般人员、政府部门一般工作人员、公司及分公司部门经理以下人员检查、指导，由项目对口部门主管进行对接陪同；行人员分工，接待方案包括人员分工、接待流程、住宿安排、车辆安排、就餐安排、人员对接等方面，同时在接待方案完成后应报项目经理审批，一级接待需报分公司，由分公司办公室主任审批；、行程信息、是否需要住宿、接送等，汇总在接待方案各板块内；资料准备：接待手册、会议资料（按各板块🕔提出2-3确定来宾入住酒店；②根据来宾级别行程、人数及行程信息安排房，人员较多时应预留机动房间，需①根据来宾人员，准备好备用车辆，观摩车辆，以及过程备用车辆，安排专人指做好接待礼仪；（XXXXXXXX，很荣幸本次由驶一般为陪同人员座位。由主人或熟识的朋友亲自驾驶汽车时,副驾驶位置为上座； 🕔商务人员陪同客人行进时，位次顺序是:前者尊于后者内侧尊于外侧,中央尊于两🕔提前落实就餐人员，确定来宾人数、职务和就餐陪同人员及用餐地点；按要求布置就餐地点，酒水、饮料、香烟提前放置，红酒需要醒的提前准备，茶水在领导到达时冲泡，提前与厨师沟通菜品准备情况；②根据主宾或主要领导口味提前配菜，配菜要求：菜单包括凉菜、热菜汤、甜点、主食、水果；了解来宾口味合理搭配，体现当地特色和时令菜式；控制好用餐标准及菜量，不铺张浪费。重大宴请时，根据出席人员名单制作排位表并摆放席位卡；③如在外部接待，应提前预订2-3家餐厅，领导确认后提前点好菜单，提前到达做好餐前准备和餐中服务；④布置好来宾休息区、安排茶水等，确认来宾到达时间，告知相关陪同人员提前15分钟到达餐厅等候；⑤用餐结束前15分钟，通知相关接待人员、驾驶员做好车辆准备，并协助领导将来宾送至门口或上车地点道别，同时在来宾离开时及时关注是否有遗留物品；⑥宴请座次安排：若为中餐宴请时，主人位一般为面对房门的位置，1人的右手位，2号客人在主人的左手位，其他主客方嘉宾依次排列；设主陪、副陪 只设主陪会议安排（参考会议管理接待总结：根据接待情况，总结接待过程中存在的问题及不足，提出改进接待费用核销：建立接待账并汇总接待费用，进行合规报销导站位同主席位置。两排合影主要领导可站或坐在第一排；多排合影主要领导可站在第6712依据公司《办公管理手册》（23）347S做法说明做法说明7S做法说明做法说明487S做法说明圾，无多余物品，将常用东西摆放归位。控制表面、座垫、车门槛踏板、门缝处、后备做法说明前、保安、保洁等，办公室应完善对上述人员及单位的考核机制，对不能完成或50%，不收561234712依据公司《办公管理手册》（23）3ETC车辆账整理4采取“一事一议”方式可申请配备（租赁）1123456789123456789于每月20日前将申请及下月车辆油卡充值账上报分公司，分公司汇总将账及转账凭3字〔2017〕118）；50%比例承担责任，从薪酬中扣除；车辆维修需记录账，车辆管理员每次登记，于每月3日车辆清洗：项目车辆清洗主要在项目进行，有重要会议、接待等需要用车是时，可以在洗车店洗车，并开好发票明细至项目办公室处进行核销；（注：每辆车每月洗车不得超过6次，下雨、长途等不可抗力因素除外）路桥费、停车费：过路费、停车费由驾驶员代为支付并索要发票每月1日前交办公室主任进行审核。停车票包含停车地点、开票日期及相应物业公章内容，所有车辆产生票据必须为因公产生票据，严禁无票、私票报销，一经证实取消考评资格留用察账管理：办公室主任每月根据实际发生费用整理《单车月度账》，需详细记录固定驾驶员车型、车牌、排量、每月里程、维修保养费用、油费、过路费、洗车费、停车费、保险费及合计金额，每月3日前报分公司审批；7s签字笔、雨伞、口罩、打火机等。办公室主任每周不定时不通知对每辆车进行抽查，按照《车辆7S管理考核表》如实进行打分，并由驾驶员、车辆管理员签字确认；严格把控公车私用，驾驶员个人未经批准因私用车的，一经证实，所产生费用从当月薪酬中扣除，违反本条规定超过三次的，或因擅自出车行驶中出现任何意外的，对驾驶员作解聘处理；驾驶员培训：每年6月收集相关交通安全学习资料组织会议进行驾驶员培训，日常根据实际情况对驾驶员进行教育，礼仪纠正；通过培训学习与日常监督整体提高驾驶员交通安全意识，提升服务品质；6126123456789712依据公司《办公管理手册》（23）34OA或分公司集采，无集采单位的，办公室须与物资部共同询价（不少于三家单位）；低值资产管理员应根据《资产验收单》及时登记资产管理帐并于10日内录入资产可以按照长*宽*xxCM*xxCM*xxCM），并在隐蔽处粘贴资产标签；单位或项目部撤销时，能够正常使用的办公资产，由分公司实施内部调拨或（财务资金管理手册或者《低值易耗（办公管理手册。调拨费用冲销原使用单位成本，调拨价格参考资产管理系统或财务系统折旧比例执行，双方因市场价格波动、新旧程度等原因对价格协商不一致的，由分公司办公室最终裁定；情况频繁的进行不定期盘点，与财务资产账核实资产类别、总量、原值、净值等信息，资产已达到使用年限经专业人员鉴定确认无法维修或维修费用超过资产原值时低值易耗品及其他办公耗材实行电商采购，办公室负责本项目办公用品订单提交、确认收货、确认结算、提交付款申请；每月3日（节假日顺延），办公室将核对完成的结算单汇总形成《办公用品电商采购账》，并上报至分公司办公室；确认收货、确认结算、付款申请须及时办理，自收到发票起超过一个月未付款的将关闭采1020保及时付款，避免关闭采购权限；新开项目须向中建电商申请为优选项目后方可执行固定资产采购流程网上审批（不含车辆购置）单品采购额≥5000元）登录办公OA→流程中心→西南公司-办公室(15)→填写西南公司固定（无形）资产购置（处置）申请表；根据流程图逐步完成网上审批（≤30）低值易耗品采购流程（200元≥单品采购额＜5000元）在OA平填写低值易耗品配APP154公室将核对完成的结算单汇总形成《办公用品电商采购账》，并上报至分公司办公6123456712依据公司《办公管理手册》（23）34周末休息日（周六、周日）612依据公司《办公管理手册》（23）34对不属于本单位职权范围的信访事项，应当告知信访人向有权作出处理的机关提出；属于恶意上访、缠访、闹访的，报请分公司有关领导决定；2）15日内进行初步受理，对一般情况的，直接转相关部门、相关单位处理；对重大、紧急情况的，应当及时提出建议，报请分公司有关领导决定,重要信访事项需要反馈结果的，要求其在指定的办理期限内提交办结报告;（3）信访处理需60日内办结，情况复杂的可延长305CSCEC8XN-OA-M2030412依据公司《办公管理手册》（23）3制定相应的项目部总体、重大自然灾害突发、生产安全事故突发、环境突发、重大公共卫生突发、群体性突发、网络与信息安全突发、公共文化场所和文化活动、新闻危机公关、涉外突发事件专项应急预案；4根据政府有关部门发布的的信息，做好影响性评估和预测工作，根据突发事件的特点、发生范围、紧急程度和发展势态及可能造成的人员伤亡、财产损失和生态环境破坏等不同程度，确定预警等级，采取预警措施；当突发事件发生，应第一时间向公司相关部门报告，并按照规定向所在地政府有关部门和行业主管部门报告，启动本单位应急预案，重大事件分公司主要领导要在第一时间到现场处理；应急结束两周内积极稳妥、深入细致地做好善后处置工作，应急结束一月内应将整个事件过程中所有材料及时整理归档，并总结事件处理过程中的经验和教训，修改、完善事件应急预案并对在突发事件应急工作中做出突出贡献的单位和个人要给项目突发事件总体应急预案及专项应急预案如下1234567895项目部-综合办公室、安监部、工程部-项目经理、项目副经理、项目总工、安全总监、办公室主任123、依据公司《办公管理手册》（23）47S食堂账报表47S7S7s🕔⑥负责食堂接待餐菜品创新，确定创新菜品数量，监督创新菜品完成质量，提高项🕔④每月初进行上月采购清单对账，登记采购账，提交项目经理审核，报分公司统🕔②负责检查食堂菜品质量，各类货物有无质量问题，肉类有无检验检疫证明，蔬菜③采购原材料新鲜并按标签分区分类摆放，生熟食分开放置，食品及时留样，留样48”（防鼠、防尘、防蝇）🕔🕔卫生区域根据食堂工作人员岗位平均分配，设立卫生责任人，由食堂管理员进行②每周一次大扫除，应对食堂后厨、灶具、厨具、冰柜、下水道、大厅进行彻底清⑤建立卫生管理制度并严格执行，有防治三害相应设备，每周进行卫生检查，保持61280食堂账报表报送，每月3日前将食堂账上报分公司。账包括：《餐厅用餐账一览表》《食堂采购分析表》《食堂费用收支表》《食堂采购分摊表》《就餐人数登记表》，送货单（送货清单、检疫检验票、农残检测证明40④接待过程中服务人员在不打扰用餐人员的前提下积极做好服务，及时更换碗碟、⑥及时登记、更新接待帐，做到规范化管理①560%，651234712122.0-1表2.0- 竣工收尾和维保阶段项目办公室主任主要工分公司实施内部调拨或跨分公司调拨，调拨时填写《固