档案管理及数字化服务投标方案（技术方案）

档案整理及数字化服务方案投标文件（技术方案）投标方案投标人名称：****有限责任公司地址：****号二楼联系人：****投标日期：****报告说明声明：本文内容信息来源于公开渠道，对文中内容的准确性、完整性、及时性或可靠性不作任何保证。本文内容仅供参考与学习交流使用，不构成相关领域的建议和依据.《一份好的投标文件，至少让你成功了一半。》第一章项目整体服务设想及策划 第一节档案整理行业概况 二、档案数字化 三、档案整理行业现状 第二节项目需求分析 一、项目概述分析 二、技术要求分析 三、管理要求分析 五、注意事项分析 第三节项目重难点及解决方案 一、人员流动风险及解决方案 二、设备风险及解决方案 三、项目工期风险及解决方案 四、项目管理风险及解决方案 五、泄密风险及解决方案 第四节项目整体服务方案设想 一、项目实施工作计划 二、归档、整理、扫描实施方案 第一节总体实施原则与流程 一、实施原则 第二节数字化加工技术方案 一、入库提卷、拆卷 二、标引著录 三、档案扫描 五、全文识别及格式转换 六、总质检 第三节历史档案扫描工作方案 一、分组实施方案 二、总体流程 三、实施流程 四、主要环节实施标准 第四节图像处理方案 一、图像标准化处理 二、特殊图像的处理 三、特殊纸张处理方案 四、图像数据挂接方案 五、档案编码方案 六、文件存储方案 七、数据备份方案 第三章质量控制方案 第一节服务质量控制技术方案 一、质量控制标准 二、质量控制目标 三、质量控制体系 四、质量控制措施 五、质量管理体系 六、质量管理制度 七、全程质量控制方法 八、质量控制管理登记表格 第二节过程与成果质量控制方案 一、扫描质量控制 二、著录质量控制 三、数据挂接质量控制 四、对质量实行全流程监控 第三节质量控制流程及保障措施 一、质量控制流程 二、保障措施 第四节质量标准 一、档案整理质量标准 二、档案管理系统应用质量标准 三、档案整理还原质量标准 四、工作人员及时间质量标准 五、档案实体管理 六、档案信息化建设 第五节质量保证措施 一、质量管理体系 二、服务质量控制技术方案 200三、质量管理制度 四、全程质量控制通过客观软件系统实现 第四章项目安全保密方案 第一节项目安全保密性管理措施 一、档案整理安全保密要求 235二、安全保密承诺函 三、项目安全保密方案综述 236第二节项目安全相关制度 一、项目安全保密制度 二、项目工作人员职责 三、项目设备管理制度 四、档案实物管理制度 第三节现场安全管理制度 一、员工纪律准则 二、考勤管理制度 三、物品管理制度 四、卫生管理制度 五、休息管理制度 六、操作管理制度 七、档案保护制度 八、档案保密制度 九、岗位考核制度 第四节保密管理方案 一、保密管理原则 二、组织机构与工作职责 三、人员管理 四、保密载体管理 五、保密场所与设备管理 六、保密项目管理 七、泄密事件处理 八、泄密管理机制 九、保密纪律 第五节安全保障措施 265一、培训保障措施 二、人员保障措施 三、产量保障措施 四、质量保障措施 五、设备保障措施 第六节安全管理方案 一、安全管理原则 二、现场安全管理 三、人员安全管理 四、设备安全管理 五、档案安全管理 六、信息安全措施 七、项目应急方案 八、设备及数据安全管理 第五章项目验收方案 第一节验收概述 274第二节档案数字化处理标准 一、纸质档案数字化处理标准 二、照片档案数字化标准 278三、声音档案数字化标准 四、影像档案数字化标准 五、实物档案数字化标准 六、电子数据质量标准 第三节数据检验、验收和备份 一、数据检验 二、验收审核 三、验收登记 四、数据备份 第四节服务规范要求 一、档案整理 二、档案扫描 三、图像修正 四、文档命名 五、数据对接 七、光盘刻录 第五节项目验收规范 一、验收方式 二、验收内容 三、验收质量标准 一、可行性原则 二、重在措施的可靠性原则 三、安全性及保密性原则 四、适应性原则 二、投诉流程 第三节售后服务整体内容 301一、免费售后服务项目 二、专门的售后服务团队 三、售后服务方式 四、质保期及响应时间安排 五、培训服务 第四节售后服务体系 307一、售后服务的内容 二、服务体系 三、售后服务人员配备 四、服务及质量保证措施 五、巡检维护 六、故障响应时间 七、今后的技术支持 八、本地化技术支持及售后 第七章项目服务承诺 第一节服务创新承诺 313第二节质量保障承诺 316第三节服务时效承诺 317第四节保密承诺 318第五节违约承诺 第八章项目应急预案 第一节应急总预案 321一、应急预案编制 二、应急人员安排 三、救援流程 四、应急指挥安排 五、常用急救常识培训 六、消防培训演练 七、其他事故应急培训演练 340第二节档案安全管理应急预案 一、工作原则 二、适用范围 三、组织领导 四、工作目标 五、工作重点 六、应急保障措施 七、应急预案 第三节火警处理应急预案 一、制定火警处理应急预案的目的 二、应急预案管理主体及职责 351三、内部火警分级 四、消防应急小组及职责 五、火情报警 六、火警处理程序 七、火灾善后处理工作 第四节运输过程突发事件预案 一、货物运输安全处理措施 358二、运输中车辆处理预案 三、交通事故应急预案 四、自然灾害应急预案 五、其他应急事件处理方案 第九章项目管理规章制度 第一节项目组织实施管理制度 一、工作区域管理 二、实际操作管理 三、通讯及存储设备管理 四、工作日志管理 五、出入证使用管理 六、请销假制度管理 372七、安全保密管理制度 十、质量管理机制 十六、原档案保护措施 十九、档案安全管理制度 第二节项目人员管理规章制度 一、日常行政管理制度 二、岗位责任制 三、巡回检查制度 第三节项目验收管理规章制度 一、验收标准制度 二、验收实施步骤制度 第十章售后服务方案及便利性 第一节售后服务方案 第二节产品质量及售后服务承诺等技术指标 一、产品质量承诺 二、质量管理措施 第三节售后服务承诺书 第四节质量保障措施 第五节应急情况处理方案 二、组织管理 三、分级响应 五、处置措施 六、情况报告 七、善后处理 第十一章项目管理组织机构 第一节项目服务组织及服务团队 一、项目管理结构 二、项目人员情况 三、人员配置原则 四、服务团队的组织及管理 五、信息反馈系统 六、激励系统 第二节项目管理模式 一、有效的管理原则 二、五项管理步骤 三、实施完善的管理服务体系 448四、培育高素质的员工队伍 五、加强项目设备的管理 六、实行时效工作制 七、全天候服务 八、人性化的服务标识系统 449九、加强员工培训 第三节管理机构职能与人员职责 一、管理机构职责 二、人员岗位职责 第四节人员管理及员工培训 一、项目管理人员设置原则 470二、人性化的人员管理方案 471三、人员服务质量的监控考核 471 五、人员配置原则 六、员工培训计划 七、员工的奖惩条例 第十二章项目拟投入的设施、设备 第一节设施设备配套情况 一、数字化设施、设备汇总表 503二、后勤设施设备一览表 504第二节设施、设备管理及维护 第三节设备维护制度 第四节设备设施例行保养制度 第五节设备一、二级保养制度 第六节设备设施报修、急修制度 第十三章信息及资料管理与移交 第一节过程资料管理制度 二、管理流程 三、资料分类和内容 四、资料存档和保管 五、资料查阅和使用 第二节资料移交前内审机制 第一章项目整体服务设想及策划第一节档案整理行业概况随着现代科学技术的不断发展和进步，档案工作的改革也日益加深。面对各种信息量越来越复杂庞大的今天，档案管理工作的改革显档案整理是档案馆(室)对收集来的档案分门别类组成有序体系的一项业务，是档案管理中的一项基础工作。1.主要内容档案整理包括：区分全宗、全宗内档案分类、案卷封面编目、案在档案馆内的档案整理、按其工作内容的范围大致可以分为三种(1)系统排列和编目在正规的工作条件下，档案室主要接受文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆只要接受机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。这样，档案室和档案馆的档案整理工作，主要是对所接受的档案以及文件，在更大的范围之内进一步系统地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目录的加工等等。(2)局部调整对于已经整理进入档案馆、档案室的档案，经过(3)全过程的整理档案馆、档案室也有接受和征集一些零散的档案整理主要有3种类型：(1)系统排列和编目和档案室的整理任务，主要是检查案卷质量，制订馆(室)内分类排(2)局部调整(3)全过程整理(5)全宗对必须接收和征集的零散档案，进行包括整理工作全部内容的系统化和编目。档案整理要求保持文件之间的历史联系，便于保管利用。文件之间的历史联系是指文件在产生和处理过程中形成的内部相互关系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等方面的联系。维护文件之间的历史联系有时可采用不同的方法，在优选时应以便于档案保管和利用为其最高要求，并使二者统一起来。3.整理过程(1)整理按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。(2)来源原则把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原(3)档案实体分类根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。(4)立档单位构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。(6)联合全宗由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体。(7)汇集全宗由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体。由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。(10)立卷将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。(11)卷内备考表卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。二、档案数字化档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。对于集团企业，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数字档案馆，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。档案信息一般用纸质文档存储在档案室里面，查找检索起来非常费时和繁琐，存储档案空间又大，维护起来也不方便。备份档案需要大量的人力物力，人工处理更不可靠。因此，传统档案管理转型数字化管理是一种趋势，顺应互联网潮流和时代发展的要求。1.定义档案数字化是一种新型的档案信息管理模式，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用机算计系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描线性CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。2.优势档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性：过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”,档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。(3)增强档案原件保护将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。(1)档案数字化管理数字化档案管理系统是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览单位内部领导和有关科室可以在各自办公室查阅档案，外来查档单位可以在阅档室通过电脑查阅电子档案，也可以通过网络实现远程阅档。系统全面运行后，可以大大提高工作效率，提升工作服务的水平和质量，实现档案由管理向信息研究与利用的质的转变。(2)档案数字化采集从档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料，然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程中，各环节相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的采集、审核工作。(3)档案数字化查阅以组织系统专用资源网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。系统在安全方面进行了方考虑：可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权；阅档过程进行详细的日志记录；信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。4.作用(1)代替原件使用，有效延长原件的保存时间。(2)数字化副本分地保存。要长期或永久保存的重要档案，用数据备份的方法制成多份数字化副本的备份分地保存。(3)恢复档案材料模糊褪变的字迹。对字迹出现模糊扩散或褪变的档案，可经过计算机扫描等处理技术恢复模糊褪变字迹。(4)提高办公效率，数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用，从而提高办公效率。(5)提高经济效益，数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅方便迅速，避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。实现档案数字化提高档案部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效的全面服务。6.主要法规和政策序号文件名文号颁布单位颁布时间主要涉及内容1国家档案局令第13号国家档案局年10月11日为了加强各级党和国家机关、人民团体档案工作，推进机关档案科学、规范管理，为各项工作提供有效2于印发扩大和升级信息消费三年行动计划工信部联信软号工业和信息化国家年8月10日信息技术服务能力提升行动：组织开展“企业上云”行动、提升信息技术服务研发应用水平、培育行0年)的通知》发展改革委业信息消费支撑服务、推动信息消费领域“双创”发展；信息消费环境优化行动：加强和改进行业监管、维护市场竞争秩序、加强个人信息保护、构建安全可靠的信息消费环境。3息化部关于印发工业互联网APP培育工程实施方案0年)的通工信部信软号工业和信息化部年5月11日夯实工业技术软件化基础，推动工业APP向平台汇聚，加快工业APP应用创新，提升工业APP发展质量。4息技术服务工信部规工业和信年1面向重点行业领域应用需求，进一步增强业发展规划号息化部月17日力，提升“互联网+”5工信部联规号工业和信息化国家发展改革委年1月16日到2020年，具有国际竞争力、安全可控的信息产业生态体系基本建立，在全球价值链中的地位进一步提6国发号国务院月29日大力发展基础软件和面向重点行业需求建立安全可靠的基础软件产品体系，支持开源社区发展，加强云计算、物联网、工业互联网、智能硬件等领域操作系统研发和应用，加快发展面向大数据应用的数据库系统和面向行业应用需求的中间件，支持发展面向网络协同优化的办公软件等通用7《国家信息化发展战略中办发号中共中央办公国务院办公厅年7月27日到本世纪中叶，信息化全面支撑富强民主文明和谐的社会主义现代化国家建设，网络强国地位日益巩固，在引领全球信息化发展方面有更大作8《关于印发国家规划布局内重点软件和集成电路设计领域发改高技财政国家税务总年5日明确重点软件领域有基础软件：操作系统、数据库、中间件；工业控制系统咨询设计、集成实施和国家发展改革工业和信息化部运行维护等服务；云计算：大型公司有云IAAS、PAAS服务等。9《中华人民共和国国民经济和社会发展第十三个五年规划全国人民代表大会年3月17日加快构建高速、移动、安全、泛在的新推进信息网络技术广泛运用，形成万物互联、人机交互、天地一体的网络空间。10《促进大数据发展行动国发号国务院年8月31号打造精准治理、多方协作的社会治理新模式；建立运行平稳、安全高效的经济运行新机制；构建以人为本、惠及全民的民生11息化部关于做好计算机信息系统集成和信息系统工程监理市场监管工作的通知》工信部软函号工业和信息化部年4月21日贯彻落实国务院深化行政体制改革、转变政府职能、减少行政审批项目的精神，做好计算机信息系统集成和信息系统工程监12件保护条中华人民共和国国务院令第632号国务院年1月30日为了保护计算机软件著作权人的权益，调整计算机软件在开发、传播和使用中发生的利益关系，鼓励计算机软件的开发与应用，促进软件产业和国民经济信息化的13《关于进一步鼓励软件产业和集成电路产业发展企业所得税政策的通财税号财政国家税务总局年4月20日对于符合条件的软件企业给与所得税减免14《国务院关于印发进一步鼓励软件产业和集成电路产业发展若干政策国发[2011]4号国务院年1月28日继续完善激励措施，明确政策导向，优化产业发展环境，增强科技创新能力，提高产业发展质量和水15《国务院关于加快培育和发展战略性新兴产业国发号国务院年10月10日明确培育和发展战略性新兴产业方向，突三、档案整理行业现状随着我国经济建设的高速发展，目前我国的档案管理情况也得到了较好的发展，档案管理现代化的普及情况较为乐观，目前已经具备了一定的水平。虽然我国的档案管理现代化得到了较好较快的发展，但是由于我国经济建设以及社会的发展速度较快，仍然有很多方面在进行档案管理现代化的过程中因为经验不足等问题出现一系列的问题，造成较大的隐患。1.档案管理的重要性(1)促进企业科研技术发展企业的发展离不开先进科技的支撑，这就要求广大的企业职工在工作实践中要不断地进行先进技术的探索，利用现代化的科学技术为企业的发展服务。科技信息的收集管理，开发利用科技档案资源，将科研计划管理与档案管理相结合，挖掘科技档案中实用的科技信息，使之成为科研立项、实施以及科研成果投入生产的重要依据。充分利用科技档案，开发、推广和应用科研成果，加快新产品研究的进度，通过对企业新产品研究成果的学术交流，逐步推进企业的科研技术水(2)促进企业生产效率提高人事档案是企业档案管理的组成部分，专业性很强，也是评价和衡量企业员工工作效率的重要依据。作为人才信息缩影的人事档案，绩等方面的综合反映。人事档案资料信息的利用率高、时间性、实用率强，必须在短时间内做好收集、整理、登记、分类、贮存和档案的利用等工作，利用好人事档案，有助于企业根据人才的不同特点，合理的使用人才，把员工在工作中形成的信息资料进行全面系统的收集和分析，及时准确的向企业决策者提供有价值的人事信息。为企业领导加强企业管理，进一步总结提高企业管理水平提供可靠依据，在提高企业生产效率方面起到至关重要的作用。(3)促进企业生产设备管理生产设备管理直接关系到企业效益，完善的企业生产设备档案为企业全面、准确地了解设备购置使用情况提供了可靠的技术凭证，也为设备的正常运转提供了保障。设备档案在大型仪器的引进和维护中能起到不可低估的作用。充分利用设备档案考查，了解设备使用频率及使用寿命，为购置新的生产设备提供及时、准确的信息，避免生产资源浪费，是提高企业生产效益的重要途径。2.档案管理现状及存在的问题(1)对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”,不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。(2)各类别档案交接手续不严密，重视不够。档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得各类档案交接工作前后脱节，出现档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。(3)管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致档案的不完整。(4)档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。一是档案管理人员对各类别档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；二是档案管理人员基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。(5)档案管理人员对各类档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚，甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致档案材料不全或缺失。(6)档案管理手段落后。在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅各类别档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能完全合理应用。3.档案管理工作思考及对策(1)观念创新，使档案在服务中发挥经济效益.要管好档案、用好档案，首先要熟悉档案。随着星星的产业结构逐步调整、优化，整体的技术含量也在不断提高，生产品种也从原来单一的冷柜到冰箱、空调、便洁宝、电脑、数码、光电等高端科技产品，为接收和管理好这一类科技档案，档案人员应转变观念，不要在办公室坐等，要主动请教有关技术人员，深入生产车间，熟悉了解生产经营工艺流程，弄懂技术档案的内涵关系和保存意义，使档案人员对各种科技档案、资料做到“胸中有数”。会计档案，都是全体员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累，是企业发展历程的真实记录和客观评价。以产品为例，从设计试制到品牌的创立，无不包含着一代甚至几代领导者和员工的聪明才智和辛劳汗水，无不凝聚在以文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案载体上，比如，星星从十八年前只有几十人的手工作坊式小厂，发展到现在年产值几十亿元的规模，其创业的经验、历程，是难以用金钱买得到的无价之宝。档案财富是一种非常重要的资产，它除了具有企业无形资产的属性外，还具有专有性、地域性等公共属性。认识到档案是资产以后，就会千方百计去管理、保护、利用好这些资产，就会下决心做好档案工作。(2).要讲究档案利用服务工作的艺术性。利用者在利用档案的过程中所产生的一系列心理活动，有积极的一面，也有消极的一面，档案服务工作者在适应利用者的积极心理和引导利用者的消极心理转化的过程中，有一个服务的技巧问题，也就是说，要针对利用者的心理活动，注意服务工作的艺术性。应讲究档案利用服务场所布置的艺术性。档案利用服务场所是档案馆为利用者提供的工作环境，环境氛围的好坏直接关系到利用者的心理情绪。所以服务场所布置的整齐、美观、庄重大方；阅览桌椅的安排应整齐、宽敞、高度适宜；检索工具与参考资料柜等设备放置的合理、有序，便于查找室内要经常保持清洁、充足的光照和良好的通风条件必要的制度等在写法和张贴上应给利用者以亲切感，如“吸烟请到休息室”等。总之，要调动一切手段，为利用者创造一个和谐、优美、安静和适宜调卷、专心查阅和研究的宽松环境，使利用者得到一种整洁、明朗，仿佛置身于文化殿堂的感觉。(3).建章立制，有章可循，规范操作。积极主动做好档案收集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿，职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。对由于历史原因，确实收集不到的档案材料，要查明原因，登记说明，为以后的查找工作提供方便。因此，我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和补充新的资料，真正起到人事档案的依据作用。(4).积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作，对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入人事档案，把好质量关。在档案鉴别过程中，档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整，充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把提高对人事档案重要性的认识，做好咨询服务工作，利用多种渠道向群众宣传有关人事档案的管理知识，使其认识到，人事档案并不是可有可无的，它对本人今后工作有着重要的影响。二是加强对人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作，完善档案内容，及时补充档案缺失材料，提高档案的利用价值。(6).加快档案信息化进程，提高工作效率。如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，已经成为人事档案管理工作的重要课题。这就要求尽快建立人事档案数据库，使人事档案的管理实现信息化、网络化。同时，在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放，建立公开、透明的人事档案管理机制。如此一来，不仅能使大家增强档案意识，增加人事档案管理工作的透明度，还为单位发现人才、培养人才和使用人才奠定了信息(7).要确立档案是企业独有的信息和知识观念。在当今瞬息万变的知识经济大潮中，企业各自的档案是独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的知识和技术，如各种设计资料、图纸数据等。占有这方面的档案就是占有企业的技术秘密和独有知识。如果企业的档案材料不收集、整理、保管好，在市场竞争和信息流通的今天，很可能给企业造成无法挽回的损失。第二节项目需求分析(根据项目实际情况修改)(一)项目预算理解本项目财政预算金额为XX元(人民币)。(二)项目概况理解均已由单位工作人员打上页号。已打印文件材料清单(相当于卷内目录)。该单位工作人员在日常工作中时，已将该纸质档案高清拍照并序号档案类别预计数量(卷/份)预计每卷档案页数1业务档案2文书档案3会计档案4干部档案5其他档案整理、扫描场地由招标方提供，且场地的相关安保设施等需符合档案局的检查要求。档案整理工作中的所有设备、工具、维修与耗材费用(包括卷皮、档案盒、不锈钢装订夹、复印件等)等均由中标方(三)项目目的及目标理解完成存量的业务档案、文书档案、会计档案、人事档案和其他档案约XX万卷(份)的整理、补录、补扫描及电子影像的图像处理与复核工作。(四)项目采购范围理解中标方通过人员、设备、技术、管理等，对接收的实体档案进行专业化的归档、整理、著录、扫描等加工，形成规范的入库档案和规范的档案电子数据库。(五)项目完成期限理解项目完成期限为自合同签订之日起XX个月。(六)付款方式理解按招标文件相关规定进行。二、技术要求分析(一)归档、整理、扫描工作流程和服务内容理解。1.档案接收：要对档案资料的完整性进行检查。登记移交清单：对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记份数与页数。2.编档号：对每份业务档案按档案整理要求分类编号，以方便档案的查询利用。3.组卷整理：包括拆钉、粘贴、盖章、填写封皮等环节。中标方应严格按照相关要求进行整理。4.部分著录：在核对纸质档案的基础上，对系统内不全的档案信息进行补录。中标方应严格按照相关要求进行著录。5.扫描：包括部分档案的扫描处理、图像处理、二校处理、批量上载、合卷处理等环节。6.总体检查：检查档案实体与电子档案管理系统内容是否一致。检查接收记录与入库记录是否一致。检查档案整理、著录、扫描等各工序是否符合档案整理、著录、扫描要求，是否符合XX市档案馆进7.入库上架：办理档案移交手续，点数核实后入库，按照档案类别的档案顺序摆放在档案柜相应的位置，并做箱柜指引，以方便查询的其它工作。(二)扫描图像质量要求理解。根据档案扫描后的具体情况，要进行如下图像处理：斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。档案原貌的原则。(三)档案装订要求理解。如下：的位置。折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。(四)档案装具、卷盒要求理解。档案卷皮、卷盒的制作，参照国家档案局“DA/T24-2000无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板”标准制作，其它装具必须符合国家关于档案整理装具的要求。招标方将中标方提供的每一批次进货中抽检档案卷皮、卷盒、装订的装具送往相关质检部门质检，如发现不合要求的，责令中标方更换，直到符合要求为止。(五)主要设备及工具耗材要求理解。1.台式电脑、高速扫描仪、复印机、打印机(A3幅面)等，具体数量由中标方根据工作量自行考虑，前述设备由中标方提供2.设备所需工具耗材由中标方提供，符合国家关于档案扫描工具耗材的要求。设备维修费用由中标方承担。3.按招标方的保密、安全要求进行设备处理及网络布线，以及数字化加工中的软硬件及网络的维护工作。(六)数字化上传要求理解。档案完成数字化扫描后，条目数据和原文数据都应在规定时限内由本地上传到中心服务器。档案数字化加工应用管理软件是由招标方(七)档案整理安全保密、规范性要求理解。中标方需提供保证档案实体和档案信息安全的具体措施和承诺，并与招标方签订保密承诺书。1.安全保密性：保持资料的完整，出库入库保持一致，档案内容不得外泄。2.规范性：在招标方提供整理、扫描的软件环境中，中标方必须有严格的操作规范流程。在档案的清理、整理、扫描、加工过程中，必须严格遵守招标方的相关档案管理制度，在档案的清理、扫描、加工的各个环节均应进行详细的登记，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。经过整理、扫描的档案，保证分类清晰，条目准确，满足档案查阅的规范要求。3.中标方由于管理不善造成档案的损坏、遗失或内容外泄，除赔偿一定的经济损失外，情节严重的送往相关部门追究其刑事责任。具一次承担违约金XX千元。丢失档案一卷承担违约金XX万元。(2)以上情况出现，招标方有权解除合同。(3)中标方因档案的损坏、遗失或内容外泄等对招标方造成重大损失的，按档案相关法律，追究中标方相应法律责任。三、管理要求分析(一)组织实施要求理解中标方应结合采购方的档案管理制度制定一套符合完成本项目工作实际的档案整理管理规定及操作流程，以确保档案整理规范、符合进馆质量要求。并要求项目负责人和核心技术人员常驻招标方现场。(二)项目人员安排要求理解投标人在投标书中所写项目组成员一定是参与本项目服务的管理或者工作人员，不得随意更改，否则视同违约。本项目要求安排项目负责人1人，主要技术人员不少于10人，中标方需按要求确保岗位人员的稳定性。项目负责人及主要技术人员情况将作为评分考察的(三)项目验收要求理解招标方指定质检员对档案文本实体、电子数据抽样甚至逐件检查，保证质量。掌握整理、扫描的进度和数量统计。对符合入库要求的档案由双方在入库单上签字确认，作为当批量档案整理、扫描完成的验收凭证。项目具体验收要求如下：1.按照XX市档案质量标准及XX市XX单位对专业档案的规范化整理、扫描要求进行整理、扫描处理，保证原档案的完整性。2.确保在整理、扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。3.符合国家相关标准。4.保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。5.生成的档案扫描分辨率不低于200dpi,彩色。6.档案扫描图像去黑边、图纸扫描图像去蓝底。7.生成的数字化档案，分辨清晰、图像清楚、密级设置无误，满足档案数字化的规范要求。8.档案文本实体与档案扫描影像数据一一对应。9.招标方按批次提供案卷给中标方。招标方对中标方质检后的扫描图像进行抽检，抽检率为10%。当抽检图像合格率达到98%、招标方可提供下一批次案卷，但中标方需对错误数据重新检查修改，直到合格率达100%。如抽检合格率低于98%,招标方有权不予提供错误数据并且不再提供下一批案卷，招标方将该批案卷全部退回给中标方重新检查修改，直到质检合格，由此造成的后果由中标方负责。(四)项目结算和违约责任理解1.结算：项目结算时，各类档案的中标综合单价不变，实际完成的数量发生变化时，按市政府采购相关管理规定执行。2.违约责任：对中标方达不到合同时限要求的，中标方承担以下(1)未按时限要求完成的量在100卷内(含100卷)的，违约(2)未按时限要求完成的量在100卷以上，1000卷以下(含1000卷)的，违约金人民币XX万元。(3)未按时限要求完成的量在1000卷以上的，违约金XX万元(一)投标单价：本项目投标单价为各类档案采购数量的整理、扫描综合单价，以实体档案卷(份)数为准。(二)投标方所提交的《报价详细构成》必须满足以下要求：序号档案类别预计数量(卷)综合单价(元/卷)1业务档案2文书档案3会计档案4干部档案5其他档案3.投标方所报的各类档案整理/扫描的综合单价应包括(且不限于)直接费、间接费、设备费、设备维修费、材料费、耗材、各种管4.档案单位(卷)定义：原则上一次业务办理过程形成的文件组2.投标人若认为招标文件的技术要求或其他要求有倾向性或不3.投标人使用的标准必须是国际公认或国家或地方政府颁布的4.投标人所提交的投标文件对技术参数和各项要求的响应性应符合”,并可能严重影响评标结果。第三节项目重难点及解决方案一、人员流动风险及解决方案档案服务外包工作既是知识密集型也是劳动密集型产业，项目组工作人员的稳定性成为制约项目实施成败的关键因素。人员业务水平不高、责任心不强及人员流动性过大等因素都有可能会导致项目失败的风险。我公司将会从公司现有员工中，挑选最熟练、最精干的项目挑选对计算机软硬件精通的技术人员，保证加工环境的正常运作。做好和用户的沟通工作，保证本项目的顺利开展。根据我方人力资源政策与项目管理相关规定，项目组的任何员工辞职必须至少提前1个月向项目经理及部门负责人提出书面辞职申请。公司在接到员工辞职申请后，要在第一时间由项目经理与辞职员员工提出辞职获批准，部门将保证至少提前一周通知客户员工离职事宜，员工应按规定办理相应的离职审批手续，首先应办理项目的工作移交手续，项目经理应安排项目组其他人员接替其工作和职责，并经客户方签字认可，为保证工作的连续性。项目经理重点负责审查辞职员工以下方面情况：项目文档、资料、源程序、电脑、办公用品及其他公物的完全移交。审查其了解项目机密的程度。审查其负责工作、进度、成果物移交的完整性和有效性。部分项目组成员采用以下策略保证项目组的核心成员的连续性和稳定性，从而降低人员流动对项目带来的风险，保障项目顺利成功实施。项目经理AB角制度：项目经理是项目管理中最重要的角色，其能力与稳定性都直接决定项目的成败。我们除采用公司内部选拔的方式选用最优秀的人员担当该项目的项目经理一职外，将同时选拔一名项目副经理(项目主管)协助项目经理承担部分的工作。一旦人员有变动可能性，及时调整和进行人员的补充工作，全面确保不对项目的进程和项目质量产生不良影响。核心岗位双兼制度：除项目经理外，项目的关键成功因素就是项目组内的核心岗位和成员。这些岗位人员的稳定与否也严重影响项目的工期与成败!因此，我们在项目角色明确分工的基础上，采用相邻岗位双兼替补制。当某个岗位有员工流动，将从其他小组中选拔补充。项目组成员充足略剩原则：由于项目工期和工作量是一定的，未来如何很好地保证和提升项目实施水平，提前完成项目，所以我司在人员构成、岗位设定上采取充足略剩原则。即使人员流动将造成项目组成员部分岗位的临时空缺，但是不影响项目的正常运营。而且，项目部门采用项目组成员随时流动，随时增补机制。其选拔机制与前期项目组成员选拔方式相同。并且，为保证新增人员迅速展开工作，在项目进行过程中，部门将同步组织项目内容学习与培训。当项目组有员工离职时，及时寻找合适的替补人员进行工作交接。我公司采取“定人定岗”的配置原则，绝不任意调拨已确定好或者正在实施的工作人员，最大限度确保所实施项目人员的稳定性。如出现员工个人主动离职的情况，我方将及时进行人员补充及培训，保证项目组的人员稳定并向采购方如实汇报情况。二、设备风险及解决方案我公司专业从事档案整理、数字化扫描加工业务多年，对于项目不管是购置全新的硬件设备还是使用已有的设备，项目组配备有专门的硬件工程师对项目所使用的电脑、打印机及扫描仪等硬件设备定期进行维护和检修，发现问题及时维护和修理，确保所有的硬件设备性能处于最佳状态。对项目临时出现的设备使用问题，情况紧急的可以从就近的项目实现紧急调配，其他情况可以实现12小时内派设备维护工程师进行上门维修。项目上正在使用的硬件设备需要较长时间维修的，可先用备机顶替，避免因硬件检修、更换配件等问题带来的阻工误工，将由于硬件问题而造成不必要的时间浪费风险降到最低。三、项目工期风险及解决方案关于项目的工期采购方都有着严格的时间要求，没有制定好可行的工作计划和进度安排，加上其他各种可能出现的风险因素，就很有可能会导致项目不能在采购方要求的时间内实施完成。我公司在项目组正式进驻前将会先派出项目经理和采购方的相关负责人就项目的详细情况、具体需求等事项进行详细沟通，并向采购方提交详细的切实可行的工作计划和工期进度安排。在项目正式开始实施后，在工作过程中根据实际情况对原先制定好的工作计划和进度安排不断进行调整和改进，对各项工作进行统筹安排，最大限度地提高工作效率。确保项目在采购方要求的时间内甚至提前完成实施。如果项目确有工期问题，我司亦可通过从其他项目抽调增加项目人手和设备来保障本项目的工期。四、项目管理风险及解决方案我公司专业从事档案整理、数字化扫描加工业务多年，对项目管理有培养大量的有着实际项目管理经验的基层管理人员，同时也积累了大量的项目管理工作经验。首先，我司对每个项目都有着岗位责任清晰明确的组织管理架构，从项目经理到项目组所有成员都有着明确的职责划分，从组织管理、过程管理到绩效管理都有着成熟完善的管理机制，避免因管理不到位而带来的项目风险。其次，我司对项目的日常管理也避免了部分的项目管理风险，除加强对项目组工作人员技能培训，项目成员每周需对工作进行总结，发现错误，及时进行纠正改进。再次，有项目经理统筹安排好各个环节的人员并掌控工作进度，保证工作环节的顺利交接，提高工作效率。最后，公司高层着手加强对项目的组织管理，及时掌握项目进度动态和人员动态。加强对项目人员的绩效管理，引入合理的奖惩激励措施，提高员工的工作积极性。加强对项目组的过程管理，及时发现问题及时更正，避免因管理松懈和不到位而造成的效率低下，将项目管理方面可能出现的风险降到最低。五、泄密风险及解决方案档案涉及采购方的重要信息，一旦泄密后果将不堪设想。因此，所有的档案工作者都有责任对档案及其信息安全保持高度的警惕性。在项目正式开始实施前我公司将组织项目组所有成员进行安全和保密意识培训，在项目正式运行后也要不定期开展安全保密培训，通过反复培训强化项目组所有工作人员的安全保密意识，杜绝意外和泄密事件的发生。在项目实施过程中严格遵守档案加工的各项规章制度，对加工流程的各个环节进行监控，不留死角。同时邀请采购方派出专人进行安全监督，定期展开安全检查。多管齐下确保档案信息的安全，杜绝泄密风险的发生。第四节项目整体服务方案设想一、项目实施工作计划为保障XX单位档案整理扫描服务项目能够如期按照XX个月的要求完成(稍提前完成),我司计划将本项目的实施分为五个阶段：第一阶段为项目准备阶段、第二阶段为项目试运行阶段、第三阶段为正常运行阶段、第四阶段为项目收尾阶段、第五阶段为项目验收阶段。详细的工期进度见工期计划安排表：(一)项目总体工期计划安排表项目总体周期按XX个月，每个月按XX个工作日计算，完成本项目所有工作日为XX天。本项目时间工作时间按XX天核算，详细工期项目阶段工作描述时间天数时间跨度计划完成数量备注项目准备阶段实施标准、流程、实施计划确定等不计工作产出项目试运行阶段档案整理、扫描每日完成XX万卷项目正式档案整理、扫描每日完运行阶段成XX万卷项目收尾阶段档案补充整理、补充扫描主要内部质检项目验收阶段扫描验收验收总结(二)项目各个阶段工作安排项目阶段工作安排时限责任人工作描述项目准备阶段项目组组建项目经理合理调配人员项目成员分工项目经理人员的分工协作初安排工作场地软、硬项目经理项目人员专业知识培训项目经理知识培训保密培训及保密协议签订项目专家签订保密协议项目技术人员调研项目专家确定工作范围项目人员食宿安项目经理做好食宿准备排项目需求再沟通项目专家确定工作计划项目人员及设备项目经理10人项目试运行阶段项目试运行(流程优化)项目经理包括档案整理、录项目正式运行阶段项目正式运行(优化人员配项目经理主要优化项目的人员配置及分工协作项目收尾阶段项目收尾(质量核查)项目经理主要进行项目内部相关专家协助内部检查并完善。项目验收阶段项目验收(交接)项目经理双方共同对项目扫描成果进行总体验收及总结(三)详细项目工作计划及部署了详细的部署和计划，主要由以下9点构成：1.人员设备准备：严格执行投标文件中承诺设备和人员数量，同时参考确认项目实施计划书进行相应的调整。2.项目实施场地准备：包括场地水电、空调、录像监控设备和防盗门锁的专修工作，还包括场地布置、桌椅板凳和工作岗位卡片制作等工作。3.需求详细调研：我司有着丰富的项目实施经验，但是对于每个客户项目现场情况、档案类型、档案现状、档案具体数量、档案实际工作、档案实施目的、档案工作进度要求、档案利用等都有所不同，所以我司在项目正式开始前，会安排我司有多年项目运作和管理经验的项目经理对项目需求进行详细调研，及时与客户进行需求沟通，保障项目正式执行的成果符合甚至超出客户的预期和期望。4.实施标准确立：项目实施标准的确立，关系到项目整个运行的状况和质量，所以，我司非常重视项目实施标准，在项目正式实施初期，我司会及时与客户方就项目实施标准进行沟通交流，并最终优化完善项目的实施标准，保障项目实施的标准的准确性，最终确保项目的进程和质量。如有必要，档案整理及数字化标准确立可以邀请相关行业专家参与工作标准细化工作，标准由三方共同确认，我方将参照确认标准做好项目实施工作。提高工作效率，提升管理质量，减轻员工工作强度的作业。我司安排专门的档案专家(从事档案工作30年以上)对项目的流程进行设定和最终优化，有利于提高工作质量和效率。我方参考已确认标准进行项目试运行工作，在此过程中进一步确立和优化流程及操作规范。6.项目计划制定：根据项目试运行情况，确立各岗位日工作量，核实总体工作进度并最终做出详尽的可考量的项目计划。7.项目正式运行工作：包括档案整理、录入、扫描、图像处理、质检、挂接和刻盘各环节顺利运转。8.项目收尾工作：主要进行项目内部检查工作，包括邀请相关专家协助内部检查并完善。9.项目验收工作：双方共同对项目进行总体验收及总结。(四)项目启动实施流程设定实施流程设定制定实施计划项目需求调研签订保密协议实施标准确立(1)签订保密协议档案是客户的核心资产，保障档案的安全是我司首要考虑的工作，我司严格要求档案管理人员和利用者树立保密观念，贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》,共同保守档案机密。在项目正式进场前，我司会安排专门的档案保密培训，同时与每个员工就本项目签订项目保密协议。全面对客户的档案保密进行负责。另外，我司也会与贵方签订正式的项目保密协议，包括但不限于项目实施过程中、实施后期项目所有商业秘密。(2)项目需求调研我司有着丰富的项目实施经验，但是对于每个客户项目现场情况、档案工作进度要求、档案利用等都有所不同，所以我司在项目正式开始前，会安排我司有多年项目运作和管理经验的项目经理对项目需求进行详细调研，及时与客户进行需求沟通，保障项目正式执行的成果符合甚至超出客户的预期和期望。(3)实施标准确立项目实施标准的确立，关系到项目整个运行的状况和质量，所以，我司非常重视项目实施标准，在项目正式实施初期，我司会及时与客户方就项目实施标准进行沟通交流，并最终优化完善项目的实施标准，保障项目实施的标准的准确性，最终确保项目的进程和质量。(4)实施流程设定项目实施流程的设定，能够起到优化工作环节，提高工作效率，提升管理质量，减轻员工工作强度的作业。我司安排专门的档案专家 (从事档案工作10年以上)对项目的流程进行设定和最终优化，有利于提高工作质量和效率。(5)制定实施计划实施标准和实施流程设定好后，我司项目经理会根据项目的实际情况制定具体的项目实施计划，项目实施计划需与客户方进行详细比对并确定。项目实施计划一旦双方签字确定，我司会严格按制定好的项目实施计划进行项目的实施工作，推进项目的具体远程工作。2.项目启动工作安排工作安排时限责任人配合人项目组成立项目经理项目成员分工项目经理工作场地软、硬件布置项目经理项目人员专业知识培训项目经理保密培训及保密协议签订项目经理项目技术人员调研项目经理项目人员食宿安排项目经理项目需求再沟通项目经理项目人员及设备进驻项目经理注：为保障本项目按照招标人的时效要求快速进入正常运转状态，以上事项可能多个事项同时推进进行。确保项目组能够在5个工作日内完成各项项目进场准备工作。3.项目启动会议项目启动会议的内容：(1)召集项目有关人员开会正式宣布项目正式开始。(2)介绍项目的背景，目标，组织结构。(3)确定项目参与各方的职责和工作范围。(4)规定项目的沟通模式(通常情况/重大事件)。(5)协商项目各方的相关联系方式。(五)项目实施进度计划根据招标文件的要求，本项目的服务协议期限为自合同签订之日起XX个月。本项目实施进度表中所列时间从项目阶段工作安排详细说明期项目准备 (合同签订后5天内完成人正式进场工作)人员设备准备：严格执行投标文件中承诺的时间和人员数量，同时参考确认项目实施计划书进行相应的调整。准备工作包括人员备工作及人员基础性培训工作。项目实施场地准备：包括场地水电、空调、录像监控设备和防盗门锁的专修工作，还包括场地布置、桌椅板凳和工作岗位卡片制作等工作。本项工作需要客户相关负责人给予支持和项目试运行需求详细调研：详细调研客户方对于项目的期望和目标，工作的内容及数量等安排档案专家1名详细与客户方负责人进实施标准确立：档案整理及数字化标准确立邀请相关行业专家参与工作标准细化工作，标准必须由三方共同确认，我方将参我方负责所邀请专案顺利移交。实施流程设立：我方参考已在此过程中进一步确立和优化流程及操作规范。我方将及时处理工工作量将处于逐步提升核实总体工作进度并最终做出详尽的可考量的项目计划。方审核通过后正式按照项目计划进行项目运行和管理工作项目正式运行项目正式运行工作：包括档案整理、录入、质检各环节顺利运转。项目正式运行期间须保证每日完成计划的项目收尾项目收尾工作：主要进行项目内检工作，包括邀请相关专家项目验收项目验收工作：双方共同对项目进行月度验收、总体验收及总结。按照项目整理验收标准进行项目验收。项目管理项目管理工作：包括项目各和绩效考核管理。项目管理过程中须及时做好设备维护和人员储备更换工作。项期目实施全周项期(六)其他保障工期的相关配套措施任何项目的实施均存在一定的风险，为保证本项目的按照工期进度顺利完成实施，我司将从以下五个方面限制风险的发生。1.我公司将从公司现有工人中，挑选最熟练、最精干的扫描加工人员，组成一支强劲的档案整理、扫描加工队伍，挑选对计算机软硬件精通的技术人员，保证加工环境的正常运作。做好和用户的沟通工作，保证工作协调，利于业务的开展。2.我公司配置性能稳定的扫描仪及电脑等硬件，减少由于硬件问题而造成不必要的时间浪费。3.我公司在合同签订后提交详细的工作计划，并在工作过程中不断进行改进，对各项工作进行统筹安排，最大限度提高工作效率。4.双方加强对工作人员技能培训，每周对工作进行总结，发现错误，及时进行纠正改进。协调好各个环节的工作进度，保证工作环节的顺利交接，提高工作效率。5.双方加强对工作人员进行安全和保密意识培训，杜绝意外和泄密事件的发生。严格按照数字化加工的各项规章制度，对工作人员进二、归档、整理、扫描实施方案(一)项目实施总体思路实现XX单位档案整理扫描服务项目档案资料的规范化整理和扫描，既是一项劳动密集型的巨大工程，也是一项涉及方方面面、各个环节的系统工程。XX单位档案整理扫描服务项目数量大，工期长，在本项目实施过程中，首先我司将派驻一名有XX年档案工作经验以上的档案专家进一步调研情况，与客户方沟通项目的实际情况，优化项目的实施方案并提供给客户我司最终优化的项目实施方案，避免标准不同导致的重复工作，充分体现高效工作，实现保护好纸质档案原件。其次，我司会制定出适合项目实际情况的严格的出入库制度和保密方案，做好档案电子化流程控制，做好实物档案保管和电子化信息备份工作，保证电子化数据及原始档案资料的安全。再次，我司严格控制档案整理、扫描质量，做到加工准确率为100%。(二)项目实施服务原则按照建立和谐社会的要求，XX单位档案整理扫描服务项目工作1.在充分利用原有基础，尊重和维护档案的本质属性，保持档案文件之间的历史联系。2.依照XX单位档案的业务程序、遵循文件材料的形成规律、保持案卷内文件材料的系统联系。3.结合保管期限划分，以便于档案安全保管和提供利用。4.充分尊重和利用原有的整理、录入和扫描结果。(三)项目依据及参考标准1.档案管理主要法规(1)《中华人民共和国档案法》。(2)《中华人民共和国档案法实施办法》。2.业务标准与技术规范(1)《归档文件整理规则》。(2)《档案著录规则》。按以上规范进行整理、著录、扫描后的档案要达到XX市档案馆(四)归档、整理、扫描操作流程 XX单位理扫描档案接收分类编号全组世整理填写时皮信息若录质档案扫描欺搭经绥质虽检查装订装盒总体检查归档入车最绕验收第卷他思图像处二校处理程协助H作日录僧思古动处粘贴客广纳性独妆统他阶殿验收程(五)档案接收项目招标文件要求：要对档案资料的完整性进行检查。登记移交我司将严格按照XX市档案局的相关归档要求接收案卷。1.对档案资料的完整性进行检查，将档案从客户方的档案库房的排、架上，按档案分类顺序填单、下架、清点、排列装入有编号的档案箱内，形成档案下架清单，清楚记录档案号和箱号。保证加工过程2.对接收的档案登记移交清单，按分类其电子/纸质目录，根据需要清点到盒(卷),不出现漏登记或重复登记。由用户单位和加工方专人在出库移交清单上签字确认。3.对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记份数与页数，对下架接收的档案资料进行两人以上交叉核对、检查，与用户提供的电子/纸质的接收清单在加工方的生产加工管理软件档案接收模块中进行比对，如有错误之处立即核查更正，并打印出勘误表请用户方确认后再进行档案整理等工作。我司考虑到客户方提供的加工场地空间有限，采用定期分批接收，以便节省空间并可以保证加工现场加工工作的有序进行。(六)分类编号项目招标文件要求：对每份业务档案按档案整理要求分类编号，以方便档案的查询利用。我司依据《归档文件整理规则》对每份业务档案按档案整理要求分类编号，以方便档案的查询利用，设定的大类和子属类，并根据本项目的实际情况设置，未合内容另增设新类。大类用英文字母表示，属类、小类、案卷号用阿拉伯数字表示。并依据招标人的具体相关要求和法律法规作出实际的调整。(七)组卷整理项目招标文件要求组卷整理包括拆钉、粘贴、盖章、填写封皮等环节。中标方应严格按照《档案整理规则》进行整理。我司详细工作如下：1.原件拆卷自备拆装工具，严格遵守相关业务规范，注意保护原件，不能损坏。将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不得出现任何漏缺页及顺序差错。根据需要，进行文件的整理。多页粘贴在一起，要分开单独处理，注意浆糊黏附的位置，小心处理，严禁破坏档案原件的行为。工作统计登记，责任到人。2.案卷分类依据《归档文件整理规则》设定的大类和子属类，并根据本项目小类、案卷号用阿拉伯数字表示。并依据招标人的具体相关要求和法律法规作出实际的调整。3.组卷在分类的基础上，将各类(属类)范围内的文件材料组成案卷(由互有联系的若干个文件组成的档案保管单位),案卷的基本要求是：卷内文件材料齐全完整。保持卷内文件材料之间的有机联系。卷内文件材料页数适中，案卷便于保管和利用。(1)卷内文件材料齐全完整指每篇文件材料的定稿和印件、多种文字稿本，每份文件材料的证件和附件及其页数都应齐全完整。(2)保持卷内文件材料之间的有机联系将具有共同特征的若干份文件材料组合成一个案卷。文件材料之间的联系主要有以下几种：1)文件材料在内容特征方面的联系。2)文件材料在责任者特征方面的联系文件材料在时间特征方面3)文件材料在文种特征方面的联系。(3)卷内文件材料页数适中，案卷便于保管和利用若案卷太厚，不便于装订、查阅、复印、保密。若案卷太薄，文件比较零散、同一问题的文件不太集中不便于利用，又浪费卷皮，增加装订工作量。所以，案卷厚薄要适中，一般在20至150页之间为4.修裱粘贴为保证XX单位档案整理扫描项目的顺利进行，必须对部分已破损的档案进行修裱粘贴。档案修裱的基本流程主要包括修裱前整理、修裱、修裱后复原装订。(1)修裱前整理档案修裱前，首先是对案卷拆开、去钉、除霉、理顺页码，对仅是补洞或需要整张托裱的纸张进行分类。(2)修裱对破损较少的档案进行手工补洞。对破损严重或脆裂的档案进行(3)修裱后复原把修裱后的档案，经过整理加工处理后，按档案原样进行装订。5.重复页的抽离及废纸处理档案整理处理过程中对于有重复页的情况，按照实际情况取其中较为完整的予以保留，对于抽离的重复纸张统一集中保存，交由招标人处理。档案整理处理过程中产生的废纸必须存放在指定的纸箱内，每星期集中清理一次。清理时要安排专责人员对纸张进行仔细检查，确保其中没有夹带任何档案文件后才清出工作场地。6.盖章按要求加盖档号章并在合适的地方填写内容。7.填写封皮按要求填写封皮。8.填写盒脊按要求填写盒脊。9.打印依据各类业务项目专业分类表中规定的单位代字、科研代字、项目代号、专业代字、顺序号、支号等。文字材料档案编号结构形式与页面需整洁，附卷内目录打印模板。确定案卷目录和案卷封面所有项目是否正确，档案封面的纸张和字迹要求符合规范。安排专人打印卷内目录、案卷目录、封面、卷内备考表、封面标签及脊背标签等。(八)信息著录项目要求：在核对纸质档案的基础上，对系统内不全的档案信息进行补录。中标方应严格按照《档案著录规则》(DA/T18-1999)进对数据与实物进行对比检查，发现目录信息不全，进行补录入，系统提供了常用项便捷录入，可直接在常用项上双击就可完成录入。若常用项里没有也可手动在目录名中进行输入，然后点击增加按钮直接添加。我司信息著录方式方法如下：1.按原目录编目、系统录入按照国家档案局《档案著录规则》和XX市档案局的要求(即上述案卷目录和文件级目录要求)进行著录，建立档案目录数据库。并将档案条目信息、档案物理位置一一对应，形成方便管理查询的完整2.自拟目录编目、系统录入按照国家档案局《档案著录规则》和XX市档案局的要求对无目录的档案进行分类、组件、组卷和拟定目录后再进行著录。3.目录数据质量检查采用人工校对或软件自动校对(一稿双录，人机校验)的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。4.一稿双录、人机校验同一份档案的目录数据由两名不同的录入员分别录入，软件自动对两名不同的录入员的数据进行机器校验，当两者一致时跳过，若二者不一致时软件报警，并将这些项目标识出来(显红),且不让通过。软件提示：“数据不一致请确认”。随后进行人工校验，由校验员将软件标识出的不一致数据项目与档案原稿进行比对，将数据修改正确。目录数据编目、系统录入人员，认真地逐条核对，在采购单位管理人员的指导、监督下，进行更正，差错率不得超过1%。根据整理核对人员的差错报告，若是目录室的目录错误，则在采购单位目录管理人员指导下，进行更正，确保目录室目录准确无误。(九)档案扫描(1)采用专业文件扫描仪和采用A3幅面以内的高速、平板扫描仪，如尺寸超过A3的，可选用大幅面图像扫描仪(AO)。确保在扫(2)严格遵守并达到国家标准。(3)文件的存储格式为TIFF多页文档或者PDF多页文档格式。(4)黑白页面扫描为黑白模式，彩色页面扫描为彩色模式，根为300dpi,对文字偏小、密集、清晰度较差等情况，分辨率为300dpi单张扫描。差错率不得超过1%。(5)扫描质量要求以视觉清晰为准，页面完整，不得漏页，每页图片命名及组成符合相关规定及采购人的要求，差错率不得超过根据档案扫描后的具体情况，要进行如下图像处理：(1)图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。(2)图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。(3)字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。(4)图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。(5)对扫描的图片进行加工裁剪、去边、去污等技术处理，不留文字版面外的暗影、无干扰信息。保证图像端正、清晰、无黑边，图像倾斜度不大于2度、对图像中的污点进行清除(不对图像内容进行修改),图像在50%的比例下浏览看不到电子档案污点。对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。当发现图像折叠、变形、不清晰时必须对图像重新扫描。发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。对通过扫描取得的档案图像要进行必要的处理，如：旋转、去噪、去边、去污、调整亮度和对比度等，确保数字化图像资料不重复、不遗漏、清晰无边、不倾斜、无污点、与实物档案保持实质性一致，适合屏幕显示和原样打印的清晰识读。3.二校处理(1)图像校对图像校对主要是和原件进行比较，若发现扫错、多扫等现象，及时进行补扫。(2)污渍、黑边、偏斜、纠偏处理数字化加工系统会根据原件质量的好坏对污渍的情况进行自动轻度、中度、高度去污，对纸质变质或扫描时的黑边完全自动清除、自动进行偏斜校正处理。系统支持局部去污、并能对不能够自动处理的页面进行单页多次修正。对图像进行纠偏，图像偏度不得大于1度，图像处理人员在发现扫描不合格的文件，进行登记后交扫描人员处理，双方签字确认后的表单留存备查。使因扫描造成的不合格图像及时返回上一生产流程。(3)全文页面及局部文字的加深和变浅图像处理人员在进行图像处理时，遇到扫描获取的图像数据因原件存在清晰度欠佳的情况，可提高图像的清晰度。如遇到原资料的字间距和行间距过密的页，或文字较深或较浅的复印件、传真件、手写稿等字迹不清楚的资料，所获取的扫描图像都可进行修正处理，确保文字及图像信息清晰可辨。(4)批量上载电子档案数据一一对应，对应率达到100%正确。(5)合卷处理(十)质量检查(1)按整理单上的记录，检查每册档案是否符合整理规范。(2)每册工程、案卷及卷内目录信息是否正确。(3)每册内容是否齐全，排序、页码是否正确。(4)档案原件装订还原质量。(5)扫描图像质量。(6)图像挂接质量。(7)对于工程图纸折叠是否规范，是否符合国家和采购人相关如质检结果有一项与标准不符，抽检结果标记为“不合格”,打回去给扫描组重新对档案进行整理或数字化扫描。工作分类质检项目整理、装订1.档案实体资料完整。2.案号。3.整理