2025年度人事档案管理与保密协议

2025年度人事档案管理与保密协议一、前言为了加强我国人事档案管理，确保档案的真实性、完整性、安全性和保密性，规范员工人事档案的收集、整理、保管、查阅和使用，同时保障公司商业秘密的安全，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》等相关法律法规，特制定本《____年度人事档案管理与保密协议》（以下简称“本协议”）。二、人事档案管理1.档案收集（1）公司应建立健全人事档案收集制度，确保员工人事档案的完整性。（2）员工入职时，应将个人人事档案材料提交至公司人事部门，并确保材料真实、完整、有效。（3）公司应定期对员工人事档案进行审查，发现缺失、破损的档案材料，应及时通知员工补交或补办。2.档案整理（1）公司应按照人事档案管理规范，对员工人事档案进行分类、编号、整理。（2）人事档案整理应遵循真实性、完整性、连续性的原则，确保档案材料的有序排列。（3）公司应定期对人事档案进行清理，消除无关材料，确保档案的整洁、规范。3.档案保管（1）公司应设立专门的档案保管场所，配备必要的保管设施，确保档案的安全。（2）公司应建立健全档案保管制度，明确档案保管责任，定期进行档案安全检查。（3）员工人事档案的保管期限应按照国家相关规定执行。4.档案查阅（1）公司应建立健全档案查阅制度，明确查阅范围、程序和责任。（2）员工查阅本人档案时，应提前向公司人事部门申请，经批准后方可查阅。（3）非人事部门工作人员不得查阅他人档案，特殊情况需经公司领导批准。5.档案使用（1）公司应建立健全档案使用制度，明确档案使用范围、程序和责任。（2）员工档案用于公司内部管理、职称评定、工资晋级、劳动争议处理等事项。（3）公司对外提供员工档案材料，应经员工本人同意，并签订保密协议。三、保密协议1.保密内容（1）本协议所称保密内容，包括但不限于以下信息：a.公司商业秘密；b.员工个人信息；c.公司内部管理制度；d.公司发展战略、经营计划、财务状况等。2.保密义务（1）员工应对本协议所述保密内容承担保密义务，未经公司同意，不得向任何第三方泄露。（2）员工应妥善保管含有保密内容的文件、资料、电子设备等，防止信息泄露。（3）员工离职后，仍需继续承担保密义务，直至保密内容公开或失去保密性。3.保密期限本协议所约定的保密义务期限为员工在职期间及离职后三年内。4.保密措施（1）公司应采取以下保密措施：a.对涉密人员签订保密协议；b.建立保密制度，明确保密责任；c.对涉密信息进行加密处理；d.定期对保密工作进行检查、评估。（2）员工应采取以下保密措施：a.遵守公司保密制度，履行保密义务；b.对涉密信息进行保密处理；c.防止涉密信息泄露、窃取、篡改、丢失；d.及时报告保密事件，配合公司进行调查处理。四、违约责任1.员工违反本协议，泄露保密内容，应承担以下违约责任：（1）向公司支付违约金，违约金金额为员工在职期间工资总额的____%；（2）赔偿公司因泄露保密内容所造成的经济损失；（3）承担相应的法律责任。2.公司违反本协议，泄露员工个人信息，应承担以下违约责任：（1）向员工支付违约金，违约金金额为员工在职期间工资总额的____%；（2）赔偿员工因泄露个人信息所造成的经济损失；（3）承担相应的法律责任。五、其他约定1.本协议一式两份，公司和员工各执一份。2.本协议自双方签字（或盖章）之日起生效。3.本协议的修改、补充，经双方