实物资产的内部控制

实物资产的内部控制张鹏会计系zphust@163.com华中科技大学管理学院主要内容第一，存货的内部控制第二，存货管理失败案例分析第一，存货的内部控制了解企业的存货存货包括库存的、加工中的、在途的各类材料、商品、在产品、半成品、产成品、包装物、低值易耗品等。业务流程历经取得存货、验收入库、仓储保管、领用发出、盘点清查、销售处置等主要环节。生产与存货业务循环生产部门生产通知单仓储部门领料单生产部门生产、入库财务部门文件资料的检查核对、核算和控制仓储部门入库清点、签收、记录发运部门发运通知单存货的内部控制的概述重要性：作为企业重要的经济资源，存货是企业从事生产经营活动并实现发展战略的物质基础，影响财务状况与经营成果。资产管理贯穿于企业生产经营全过程，涉及多个交易循环，也就是通常所说的“实物流”管控。关注的重点：存货库存数量科学合理存货储存过程中的存在性、完整性、所有权归属问题存货核算的准确和列报主要风险：A.存货项目的数量与种类多

B.制造、交易数量一般都很大

C.存货项目成本计算的难度大

D.易移动、运输或很值钱存货的安全

E.容易遭窃

F、商品存货价值波动

G.固定价格合同

H.易过时(服装、高科技产品)、变质(鲜活、易腐商品)的储存

I.特殊存货(化学、自然资源、农产品。生物制品等)的储存主要控制点存货的收入、存储、发出、盘点都是重要的控制关键点，运用合理的控制方法把握住这些环节就可以实现对整个业务循环的监控，达到事半功倍的效果。权责划分授权和审批资产的验收和保管存货业务的单证监督稽核财务系统存货盘点第一，组织、人员控制——存货管理的业务岗位总经理岗位责任1．审批存货管理的采购、保管、处置等政策和制度。2．审查、审阅存货管理重要财务报表。3．审批存货管理账目科目的增减和调整。4．审批盘盈盘亏的应对策略和方法。5．权限范围内审批存货保险购买申请和存货补仓申请。采购部相关人员岗位责任1．审核存货使用部门提交的采购申请。2．组织实施存货采购的市场调研、询价、比价、合同谈判、合同签署等工作。仓储部经理岗位责任1．复核仓库存货管理的台账。2．复核月收货、出货报告。3．审核并确认盘点报告。4．权限范围内审核、审批存货保险购买申请和存货补仓申请。仓库管理员岗位责任1．进行存货的验收和出入库手续办理。2．建立、更新仓库存货台账、卡片。3．进行在库存货的日常盘点，编制在库存货日常盘点表，并参与存货月度、年度盘点。4．负责提出仓储补仓申请及存货保险申请，并负责办理各项申请手续。5．负责制作月收货报告和年收货报告。6．负责在库存货的日常管理，并提出库存呆废品处理意见。质检部经理岗位责任1．组织人员抽查存货的常规性入库检验工作。2．组织开展专业性要求较高的存货出入库验收。生产部经理岗位责任1．定期检查成品仓库状况。2．审核生产车间原材料申请单和采购申请单。生产车间主任岗位责任1．负责将成品存入指定的仓库。2．负责向仓库领用生产原材料和其他半成品。3．负责提出生产所需原材料的采购申请。4．管理生产过程中的半成品、在产品和周转材料。财务部经理岗位责任1．审核存货采购、保管、使用、处置过程中形成的账务和会计报表。2．负责提出存货账目调整的政策；根据管理层的意见调整存货账目。3．组织开展年度存货盘点和月度盘点。4．参与决策存货保险财务部相关人员岗位责任1．编制存货采购、保管、使用、处置过程中形成的账务和会计报表。2．审核存货采购费用和金额，支付存货采购的货款。3．复核仓库台账和上报仓库出入库单、盘点表以及汇总表等。存货使用部门相关人员岗位责任1．填写本部门所用存货申请单。2．领用本部门所需存货，并办理相关存货领用申请手续。第二，授权审批控制点企业存货业务经常发生而且内容复杂，所以为了发挥各部门的比较优势，往往实行分权管理，重要的存货业务活动都要得到批准后才能执行。

（一）存货收入的控制点购买存货申请的审批，要通过生产、财务等部门共同审批完成，其他方式收入的固定资产也要进行审批；收入存货过程中发生的资金收益和费用支出的办理需要经过财务部门的批准；存货在企业内部的转移需要得到主管部门的批准，要以相关的审批文件为依据。

（二）存货储存的控制点仓库管理部门进行存货保管人员配备时要得到高层管理部门的审批；存货储存地点的确定要经过生产技术部门的批准，存货储存成本的支出要得到财务部门的审核；存货离开储存仓库时，使用存货的部门或人员要出示授权审批材料，并应该取得仓库管理部门的批准；仓库管理部门在销毁有关存货簿记、备查登记等文件资料时，需要经过高层管理部门的批准，同时还要获得财务部门的同意。（三）存货清点的控制点稽核小组制定清点或盘点计划、确定清点时间、频率时要向有关主管部门报告，得到批准后才能实施；清点过程中确定存货盘盈、盘亏的处理方法需要得到主管部门的审批；主管会计人员对存货清点结果采取的会计核算方法要经过财务部门主管的批准。（四）存货发出的控制点使用存货前，生产、销售等部门要向主管机关提出申请；各部门在使用存货时，要向仓库管理部门出具生产计划或者存货使用预算审批材料，核对审批单上的内容后仓库管理部门才能发出存货；日常零星使用存货时要获得本部门主管的批准；仓库管理部门对存货保管的调整方案要经过主管机关的批准，并确定在此过程中出现问题的责任；主管会计初步拟订了存货发出的核算方法后，要向财务部门主管报告，以便综合考虑存货发出成本计算对企业总体经营活动的影响。第三，存货验收、保管控制点(一)存货入库环节的内部控制该环节的主要风险是：验收程序不规范、标准不明确，可能导致数量克扣、以次充好、账实不符。主要措施：实物验收和财务验收1.存货实物验收外购存货的验收应当重点关注合同、发票等原始单据与存货的数量、质量、规格等核对一致。涉及技术含量较高的货物，可委托具有检验资质的机构或聘请外部专家协助验收。自制存货的验收，应当重点关注产品质量，通过检验合格的半成品、产成品才能办理入库手续，不合格品应及时查明原因、落实责任、报告处理。其他方式取得存货的验收，应当重点关注存货来源、质量状况、实际价值是否符合有关合同或协议的约定。入库记录要真实、完整，定期与财会等相关部门核对，不得擅自修改。2.存货的财务验收控制。财务验收是指按照会计制度、准则的规定，对进入企业的存货的有关财务管理信息、成本资料进行确认、记录、计量和报告，使右关的资料都集中在企业的财务信息系统中，这是存货内部会计控制的核心组成部分。取得存货的主要财务凭证，据此编制记账凭证并登记账簿，成本核算主管会计编制成本核算凭证、账簿；不相容职务分离控制：主要有存货业务记录与审核职务分离、存货总账记录和明细账记录项分离。取得各批入库存货的数量、时间等信息，为存货发出和存货成本分摊的核算顺利进行做好基础工作。（二）存货保管的关键控制点存货保管是保护企业存货安全的重要控制措施，从存货业务活动的流程来看，存货保管的关键控制点有三个：存货出入关存货保管人员管理存货资料记录

1.存货入库、出库关存货入库的控制点有：仓库管理人员合理确定存货的存放地点，存放的顺序；企业的监督部门要对存货入库的整个过程进行监控，及时处理发现的问题，同时防止舞弊行为的发生；仓库管理人员要和验收人员进行工作交接，在交接期间内双方应该约定各自的权利、责任，交接工作完成后，仓库管理人员和验收人员要在有关的文件资料上签章以示负责。存货出库的主要风险来自两个方面，一是存货发生丢失和损坏，另外还有存货出库后的不当使用或非计划性使用造成的经济效益损失。为了降低上述两种风险，存货内部控制的关键点有：授权与审批仓库管理人员要定期检查在库存货的质量状况，并尽可能改善仓库的存放条件，防止存货变质导致的损失；仓库的记录人员要按照内部控制制度的规定编制有关的表格和凭证，同时还要定期统计存货使用情况，要对存货入库成本和出库成本进行核算，为财务部门的成本分析保留必要的数据。

2.存货保管人员管理控制存货保管人员管理的主要控制点有：存货仓库应该设立多重防盗门，任何人不能独自打开仓库，只有多个人在场的情况下才能进入仓库和接触存货；设立仓库主管职务，同时要建立存货保管的监督制度；岗位分工：存货的分类整理岗位、存货出入库管理岗位、存货资料的记录岗位、存货业务的稽核岗位，同时还要建立仓库环境维护责任制；加快存货管理信息系统的建立，通过计算机和网络等现代技术逐步提高存货保管的效率和效益。

3.存货资料记录控制存货资料记录控制的关键点主要有：仓库保管存货的记录人员，定期将记录的有关某种存货的数量、规格、入库时间、使用情况和成本等信息进行汇总，编制《存货资料汇总报告》，然后上交给仓库主管人员；仓库主管将复核后的《存货资料汇总报告》交给财务会计部门，由专门的财务人员进行分析；财务人员主要分析各种存货保管成本的变动状况和出库成本计算方法的合理性；建立存货保管资料记录系统的稽核机制，例如设置汇总记录和明细记录资料，通过定期核对预防记录错误的发生。第四，存货业务的单证控制点存货单证控制由企业的生产、财务、采购、销售和仓库等部门共同完成。

1．生产部门控制的关键单据和资料主要的单据有：存货生产领料单、存货生产费用计算表、存货自产资金支付单据等。生产部门使用存货时，也要保留存货出库成本分摊表、存货出库单等。2．采购部门控制的关键单据和资料主要的控制单据有：存货采购预算单、存货购买结算凭证、存货采购计划表、有关采购过程中发生的其他采购税金和费用、存货采购实际成本和预算成本的差异分析资料3．仓库部门控制的关键单据和资料

主要的控制单据有：存货的出库单和入库单、进出仓库人员情况的记录和签章表、存货分类表、存货存放情况登记表、存货保管成本的记录单、仓库管理人员的责任制度资料、各部门存货使用情况统计表、存货保管对企业经营活动影响的分析材料等。4．财务部门控制的关键单据和资料

财务部门首先应该控制的单据和材料就是从生产、销售、采购、仓库等业务部门按照作业流程传递过来的单据，然后还要经过自身的专业分析。

材料发料程序设计432领料单1材料吊卡1、2、3审核材料明细账材料库存月报①②费用账大类账材料汇总表431、221322、3①②领用部门仓库供应部门会计部门负责保管负责记账填表负责记账编表

委托加工材料发料程序设计②54生产计划部门运输部门仓库供应部门会计部门负责制单负责领料保管负责记帐编表负责记帐编表32委托加工1领料单①审核月末材料吊卡材料明细帐外加工单位45通知领料1月末送交12库存月报①232材料发出汇总表明细帐明细帐14②委托加工材料完工验收、付款程序设计②供应部门仓库会计部门

负责记帐编表保管负责出纳记帐加工单位加工发票委托加工发料单432委托加工1收料单

材料库存①月报表材料明细帐材料卡收料汇总表①②32232341明细帐4审核交出纳员付款3①①第五，存货监督稽核关键控制点存货监督稽核主要是指，对存货业务活动的作业流程和业务人员的行为进行监控，同时还要对存货实物资产与有关的文件记录相核对，通过上述两类控制措施实现存货资产的安全和防止存货业务活动申的舞弊、错误出现。

存货业务活动的监控可以分为两种类型，一是存货业务活动的监督，另外还有存货业务活动的稽核。第六，财务会计信息系统关键控制点1．授权审批环节2．审核或复核控制环节3．账簿记录控制环节

4．账簿核对控制环节第七，存货日常工作盘点盘点清查：一方面要核对实物的数量，看其是否与相关记录相符、是否账实相符；另一方面也要关注实物的质量，看其是否有明显的损坏。该环节的主要风险是：存货盘点清查制度不完善、计划不可行，可能导致工作流于形式、无法查清存货真实状况。主要管控措施：企业应当建立存货盘点清查工作规程，结合本企业实际情况确定盘点周期、盘点流程、盘点方法等相关内容，定期盘点和不定期抽查相结合。发现的问题，应及时查明原因，落实责任，按照规定权限报经批准后处理。多部门人员共同盘点，应当充分体现相互制衡。企业至少应当于每年年度终了开展全面的存货盘点清查。存货盘点职责划分表总盘人：由总经理或仓储部经理担任，负责盘点工作的统一领导和督查盘点工作的有效进行以及盘点异常事项的处理；主盘人：由仓储部经理或主管担任，负责盘点工作的推动及实施；盘点人：由仓储部门人员担任，负责盘点工作；会点人：由财务部门指派专人担任，负责盘点记录工作；协点人：由经营部门担任，负责盘点材料物品的搬运及整理工作；监点人：由总经理室派人担任，亦可根据实际情况由总盘人授权专人担任，监督盘点工作；协调人：为配合盘点工作的有效进行，各有关部门应指派专人负责盘点工作，盘点工作结束后，其职责自然消失。盘点类型年终/年中全面盘点月末日常盘点临时盘点定期盘点第一，年中/年终盘点1．年终、年中盘点原则上应采取全面盘点方式；2．盘点期间原则上暂停收发物料，对于各生产单位在盘点期间所需用料的领取，经相关领导批准后，可以做特殊处理；3．盘点应按顺序进行，采取科学的计量方法，每项财物的数量应于确认后，再进行下一项盘点，盘点后不得更改；4．盘点物品时，会点人应依据盘点实际数量作详实记录；盘点人应按事先确定的方法进行盘点；协点人应大力配合盘点工作；监点人要做好监察工作；5．盘点结果必须经有关人员签名确认，一经确认不得更改；6．盘点完毕，盘点人应将“盘点统计表”汇总编制“盘存表”一式两联，第一联由经管部门自存，第二联送财务部，供核算盘点盈亏金额；第二，月末盘点：对月末的存货，由经管部门及财务部门实施盘点；第三，临时盘点1．临时盘点由总经理视实际需要，随时指派人员抽点；2．临时盘点原则上不应事先通知经营部门，组织工作可适当简化；3．盘点的技术要求同年终、年中盘点；4．抽查盘点工作结束后，盘点小组应出具抽查盘点报告，同时对盘点中的注意事项和库存管理中存在的其他问题及隐患进行文字阐述；5．盘点小组的报告经财务部审阅后，由财务部根据盘点报告反映问题的重要程度分别采取上报总经理审批、自行组织调整或账务处理等措施；盘点中可能存在的问题1.遗漏项目

2.盘点不正确3.不正确重量与计量4.换算错误5.撤换盘点表6.截止错误7.代销或者己售商品错报8.在途或者分支机构存货的错报9.盘点结果记录不正确通常造成存货和毛利等额错报10.未记录期内发生的存货收、出及生产业务.11.存货入库的截止期错误.12.存货装运的截止期错误.13.未记录的浪费与失窃.14.虚构销售收入与成本分录第二，存货管理不当的案例分析大学生小杨的工作大学毕业生小杨终于也落实工作了，是到某地一家著名的饲料生产的G企业做管理培训生。该企业规模也不算少，总资产6000万元，旗下有三家专业的生产厂。小杨先被派到其中最大的一家饲料厂学习仓库管理。盘点出现了问题6月30日这天，财务部的张姐到厂区盘点库存，发现原料与账面数又存在较大的出入了，张姐叹了一口气，频频摇头。小杨看了一下，累计盘亏接近450吨，这可不是一个小数目。盘点物质分类单位账面数盘点数盈亏原料吨4174.22983725.77729盘亏448.45成品吨795.32795.56盘盈0.24配件件23282328包装材料条239788200291盘盈197预混料吨184.602186.49644盘盈1.89预混料包装袋条239788200291盘盈197原料品种单位账面数盘点数盈亏玉米吨2800.412433.44366.96小麦吨－67.530－67.52豆粕吨604.52516.2588.2754糖蜜吨178.65150.8727.784其他吨632.30625.217.09合计吨4148.363725.77422.58小杨通过实地取证，访谈仓管人员，统计员，保卫员等，查阅了相关的库管管理的书籍，最终形成了一份调查报告。案例分析1.原料在运输过程中破袋严重，但原料采购合同关键条款缺失；2.原料入库控制部分执行缺失：1）原料入库缺乏仓管员的现场监督。豆粕卸货时由劳务外包的搬运工自行卸载，库管员在快卸完时出现；2）对于破袋豆粕未根据要求进行归集装袋，而是直接也码放入堆；3）对于破袋豆粕未及时归集处理，浪费严重。3.损耗计算方法不科学；4.计量不准确；5.缺乏原料领用出库控制：1、投料工及原料库管员每日领用投料量可多可少，随意性较大；2.大宗包装原料领用过程中原料保管难以全程跟踪，出库数据为生产过程中配料秤记录的原料使用量，原料账面出库数与实际出库数存在一定差距。6.盘点工作控制需加强：公司管理层和相关责任人对仓库盘点工作重要性认识不足，在2012年5月之前基本都未真正开展过盘点工作，盘点不停产且两个小时完成所有的盘点工作，很多数据都是估算数据甚至账面数据。7.仓库管理规范性低1）包装原料码放不齐；2）因破袋造成原料散落在地面上的，收集清理不及时，可能导致损耗增大；3）椰油油桶卫生情况较差，尘垢堆积，且空桶与原料桶混合摆放，未进行区域划分，亦无设置标识说明；4）包装物编织袋遭鼠咬、叉车叉破等情况导致不能使用的。8.保卫工作需加强：1）运送原料、成品、废料的车出厂时保安只是接收相关单据，让司机在出入厂台账上签名，但并未对车辆进行实际检查，无法保证车上货物与单据相符。2）厂内安装了监控设备，但目前仅有厂门口的监控器能正常运行，其它的监控器皆已损坏，也未进行及时维修，厂内监控都为盲区。改进建议1.修订原料采购合同模板，添加原料运输过程中破袋处理的相关条款，明确原料破袋处理原则、责任等相关内容。2.加强原料入库相关控制，仓管员、品控员明确各自责任：1）仓管员在卸货过程中全程监督，实际清点包数，以明确实际入库原料数量；2）仓管员监督搬运工按照相关制度规定对原料进行码放，以确保原料码放合规、整齐；3）仓管员及时组织搬运工对破袋的原料进行归集装包处理，以减少损耗；4）品管员对仓管员工作进行抽查，加强相关制度、操作手册的执行力度。3.加强损耗控制，提高损耗数据准确性1）在执行原料领用控制、原料保管记录实际出库数量的前提下，以原料实际出库量与当批原料入库量做对比;2）饲料产量与原料出库量对比得出生产过程中的总损耗量;3）每月财务核算时将各种原料的损耗计入生产成本;4.提高计量准确性，增强原料安全保障5.加强原料领用出库环节控制：1）完善原料领用管理机制，建立领用出库制度，明确原料领用的程序；2）进销存报表中由库管员实际出库原料数据作为原料出库数，而不是用生产数据；4）在有条件的情况下，公司可考虑安装小型地磅，进行原料出库称量。6.公司将盘点工作纳入本年度重点工作中，持续按照相关制度进行实盘;7.进一步规范、加强仓库管理8.