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文档简介

IT行业软件采购制度及流程一、制定目的及范围为提升IT行业软件采购的规范性与效率，确保采购过程的透明与公正，特制定本制度。该制度适用于公司所有软件采购活动，包括但不限于系统软件、应用软件及相关服务的采购。二、采购原则1.采购活动应遵循“公正、公平、公开”的原则，综合考虑软件的功能、性能、价格及服务质量。2.所有软件采购必须通过正规渠道进行，确保软件的合法性与合规性。3.各部门需指定专人负责软件采购，申购人与采购人不得为同一人，以避免利益冲突。三、采购流程1.需求确认需求部门需对所需软件进行详细分析，明确软件的功能需求、预算范围及使用目的。需求确认后，填写《软件采购需求申请表》，并附上相关需求说明文档。2.申请审批需求部门将《软件采购需求申请表》提交至部门负责人审核，部门负责人需对需求的合理性及预算进行评估。审核通过后，申请表需转交至IT部门进行技术评估。3.技术评估IT部门对申请的软件进行技术可行性评估，确认软件是否符合公司技术架构及安全标准。评估结果需在申请表上注明，并返回至需求部门。4.询价与比价需求部门根据技术评估结果，进行市场调研，至少联系三家供应商获取报价。报价需包含软件的功能介绍、价格、售后服务及其他相关条款。所有报价需记录在《软件采购比价表》中。5.核价与审批需求部门对比报价，参考历史采购价格及市场行情，填写《软件采购比价表》的核价结果。核价完成后，提交至部门负责人进行最终审批。6.合同签署审批通过后，需求部门需与中标供应商进行合同谈判，明确软件的交付时间、付款方式、售后服务等条款。合同需经法务部门审核后，由公司授权代表签署。7.软件交付与验收供应商按照合同约定交付软件后，需求部门需组织相关人员进行验收。验收内容包括软件的功能测试、性能测试及文档审核。验收合格后，填写《软件验收报告》。8.付款与备案验收合格后，需求部门需向财务部门提交付款申请，附上《软件验收报告》及相关合同文件。所有采购文件需归档保存，以备后续审计。四、特殊采购流程1.紧急采购在特殊情况下，如系统故障或突发需求，需求部门可申请紧急采购。需填写《紧急软件采购申请表》，并说明紧急原因。经部门负责人审批后，可直接联系供应商进行采购。2.集中采购对于公司内部多个部门共同需求的软件，需由IT部门统一进行集中采购。各部门需在每季度初提交需求，IT部门负责汇总并进行市场调研。五、采购纪律1.采购人员职责采购人员需建立供应商档案，定期进行市场调研，确保采购软件的质量与服务。2.行为规范采购人员不得接受供应商的任何形式的贿赂或回扣，违者将受到公司纪律处分。六、反馈与改进机制为确保软件采购流程的有效性，需定期收集各部门对采购流程的反馈意见。每年进行一次流程评估，根据实际情况进行优化调整，确保流程的适应性与高效性。通

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