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文档简介

医疗行业邮箱信息管理流程一、制定目的及范围为提升医疗行业内邮箱信息的管理效率，确保信息的安全性与合规性，特制定本流程。该流程适用于医院、诊所及其他医疗机构的邮箱信息管理，涵盖邮箱的创建、使用、维护及安全管理等环节。二、邮箱信息管理原则1.邮箱信息管理应遵循“安全、合规、高效”的原则，确保信息的保密性与完整性。2.所有邮箱的使用必须遵循相关法律法规，确保不泄露患者隐私及敏感信息。3.各部门需指定专人负责邮箱信息的管理，确保责任明确。三、邮箱信息管理流程1.邮箱创建流程1.1需求申请：各部门根据工作需要，填写“邮箱创建申请表”，说明邮箱用途及所需权限。1.2审批流程：部门负责人审核申请，确认需求后签字。1.3信息技术部创建邮箱：信息技术部根据审批结果，创建相应的邮箱，并设置初始密码。1.4通知使用者：信息技术部将邮箱信息及初始密码通过安全渠道通知使用者。2.邮箱使用管理2.1使用规范：使用者需遵循邮箱使用规范，不得用于个人事务或非工作相关的交流。2.2信息分类：使用者应对收到的信息进行分类，重要信息需标记并及时处理。2.3定期清理：使用者需定期清理邮箱，删除不必要的信息，确保邮箱容量充足。3.邮箱安全管理3.1密码管理：使用者需定期更换密码，确保密码复杂度符合安全要求。3.2安全培训：定期对使用者进行邮箱安全使用培训，提高安全意识。3.3异常监测：信息技术部需定期监测邮箱使用情况，发现异常及时处理。4.邮箱维护与支持4.1技术支持：信息技术部提供邮箱使用的技术支持，解答使用者的疑问。4.2故障处理：如出现邮箱故障，使用者需及时向信息技术部报告，信息技术部应在规定时间内处理。4.3数据备份：定期对邮箱数据进行备份，确保信息不丢失。5.邮箱注销流程5.1注销申请：使用者如需注销邮箱，需填写“邮箱注销申请表”，说明注销原因。5.2审批流程：部门负责人审核申请，确认后签字。5.3信息技术部处理：信息技术部在收到注销申请后，进行邮箱数据备份，并注销邮箱。5.4通知使用者：信息技术部将注销结果通知使用者，并告知相关数据处理情况。四、备案与记录所有邮箱的创建、使用、维护及注销过程需进行详细记录，相关文档应存档备查。信息技术部需定期对邮箱管理情况进行汇总分析，提出改进建议。五、邮箱管理纪律1.使用者职责：使用者需对所使用的邮箱信息负责，确保信息安全，不得随意分享邮箱密码。2.违规处理：如发现使用者违反邮箱管理规定，信息技术部有权对其进行警告、暂停使用或注销邮箱等处理。六、反馈与改进机制建立邮箱信息管理的反馈机制，使用者可通过定期会议或匿名反馈的方式提出意见与建议。信息技术部应根据反馈情况，定期对管理流程进行评估与优化，确保流程的有效性与适

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